jednou z klíčových dovedností, o kterých slyšíme v projektovém řízení, je získání rukojeti na více projektech a prohlížení integrace mezi nimi. To může být bod bolesti pro projektové manažery, kteří nemají přístup k podnikovému systému, jako je Microsoft Project Server nebo Microsoft Project Online, ale kteří stále chtějí vytvářet pohledy, zprávy a snímky nebo propojovat soubory projektu dohromady (v podstatě vázání úkolů z jednoho projektu do jiného souboru).
zjistil jsem, že nejlepší způsob, jak vytvořit integrované aktivity, stejně jako přehledovou zprávu o práci v průběhu času, je využít „hlavní projekt“ v projektu Microsoft.
v tomto článku vám dám několik osvědčených postupů při vytváření hlavního projektu. A v případě, že vás zajímá, Ano, Tyto techniky budou určitě škálovat, pokud je potřebujete; moje společnost spravovala programy a portfolia $ 500,000,000 a více pomocí mistrovských projektů.
výhody hlavního projektu
Proč používat hlavní projekt?
- hlavní projekty vám dávají možnost vytvořit stálou sbírku projektů, které lze kdykoli zobrazit;
- při prohlížení seznamu projektů vám hlavní projekt umožňuje zobrazit hlavní projekt a podprojekty najednou v seznamu;
- hlavní projekt umožňuje vytvářet konsolidované zprávy o projektu;
- hlavní projekty poskytují způsob propojení různých souborů projektu dohromady, což znamená, že můžete také propojit různé úkoly mezi projektem prostřednictvím hlavního projektu; a
- můžete vytvořit snímky (nesouvisející plány), takže můžete historicky zkontrolovat pokrok v průběhu času vs. snažit se mít více sloupců dat a časů v rámci jednoho souboru.
Začínáme s hlavními projekty
než začnete vytvářet svůj hlavní projekt, musíte určit, zda chcete, aby byl každý dílčí projekt SharePoint k dispozici na webu Master project SharePoint. Pokud ano, nezveřejňujte podprojekt, dokud nebude publikován hlavní projekt. Jakmile jsou podprojekty uloženy, zkontrolovány a uzavřeny – ale nebyly zveřejněny-jste připraveni vytvořit svůj hlavní projekt. Zde je návod:
1. Pomocí aplikace Microsoft Project Pro Vytvořte nový prázdný projekt a vyberte kartu podprojekt.
2. Přejděte na svůj první podprojekt a klikněte na něj pouze jednou. Poté klikněte na kruh vedle příslušného režimu a vyberte Vložit.
Chcete-li přidat další podprojekty, vyberte nový prázdný řádek v rámci hlavního projektu a opakujte kroky 1 a 2.
3. Jakmile vyberete všechny podprojekty, které chcete zahrnout do hlavního projektu, klikněte na kartu Soubor pro uložení hlavního projektu a případné změny podprojektů podle potřeby
4. Zobrazí se dialogové okno níže, kde můžete pojmenovat a uložit svůj hlavní projekt. Pokud jste vložili podprojekty pouze pro čtení, Vyberte „ne všem“.
Nyní jste připraveni publikovat nebo uložit svůj hlavní projekt a vytvořit web SharePoint.
5. Vyberte kartu Soubor z pásu projektů.
6. Pokud jste připojeni k projektu Online nebo projektovému serveru, klikněte na „Publikovat“. Pokud pracujete na lokálním souboru, vyberte Uložit jako a uložte soubor hlavního projektu do místního adresáře. Všimněte si, že vaše podprojektové soubory musí být také přístupné ze souboru, který používáte jako master, což znamená, že byste je měli uložit do adresáře, ke kterému máte přístup.
pokud jste připojeni k podnikové verzi projektu, změny zveřejníte. Všimněte si, že můžete zvolit neukládat žádné změny do místních souborů, které byly vloženy.
7. Zobrazí se dialogové okno níže; vyberte „ne všem“, pokud jste vložili podprojekty pouze pro čtení, nebo „ano všem“, pokud chcete aktualizovat místní soubory se změnami.
jednou z pěkných částí o ukládání a publikování souborů do podnikové verze projektu je to, že můžete mít Projektový Server nebo projekt Online automaticky vytvořit celý web SharePoint, který je připojen k vašemu projektu. Pak, pokud se rozhodnete propojit soubory, dokumenty, výstupy, problémy a rizika, můžete je připojit a k dispozici pro prohlížení nebo přiřadit je ke skutečným úkolům v projektu.
8. Zobrazí se následující dialogové okno. Pokud jste připojeni k podnikové verzi projektu, vyberte „publikovat“.
zobrazí se následující dialogové okno pro uložení všech místních souborů, které jste vložili.
po dokončení publikování můžete zavřít a zkontrolovat hlavní projekt. Nyní jste připraveni zveřejnit podprojekty. Chcete-li to provést, budete potřebovat informace o adrese URL z kroku 8.
9. Otevřete podprojekt a klepněte na tlačítko check out / File & publikovat. Nebo pokud ukládáte místní verzi projektu, zvolte Soubor Uložit jako.
10. Zobrazí se dialogové okno níže; vyberte publikovat. Zavřete a zkontrolujte projekt. Opakujte tyto kroky pro všechny podprojekty.
vytváření snímků projektů
jedním ze způsobů, jak můžete vytvářet historické snímky jednotlivých a více projektů, je použití hlavního projektu; ale místo toho, abyste propojili soubory, rozhodněte se, že je nebudete propojovat. To je vynikající způsob, jak pořizovat snímky a — v projektu 2007 nebo vyšší-získat schopnost porovnávat soubory projektu proti sobě identifikovat rozdíly.
podívejme se na příklad. Klikněte na kartu projekt a vyberte podprojekt.
jakmile toto vyberete, zobrazí se dialogové okno Vložit Projekt. Nezapomeňte vypnout zaškrtávací políčko “ odkaz na projekt.“
s vypnutým odkazem na projekt budou všechny projekty jednoduše vloženy jako běžné úkoly se souhrnným úkolem pro řádek nejvyšší úrovně projektu.
Všimněte si, že standardní ikona souboru projektu tam není.
každý z těchto souborů je vložen, jako byste je zkopírovali a vložili; nejsou propojeny s původním souborem.
pokud chcete někdy porovnat jednu verzi souboru projektu s jinou, jednoduše použijte tlačítko Porovnat projekty na pásu karet. Pokud jste v projektu 2010, najdete jej na kartě projekty. Pokud jste v projektu 2013 nebo projektu 2016, najdete jej na kartě Přehledy. Tento screenshot ukazuje Projekt 2013.
