pravidla aplikace Outlook pomáhají uživatelům organizovat své poštovní schránky. Díky nim může být prosévání spamu z důležitých zpráv automatičtější a poštovní schránky uživatelů mohou vypadat méně chaoticky. To je světlá stránka pravidel aplikace Outlook. Méně světlou stránkou je, že uživatelé jsou na nich velmi závislí a pokaždé, když dojde k problému týkajícímu se pravidel, administrátoři se ocitnou v oku bouře. Můžete však zůstat klidní, protože vám ukážu, jak spravovat pravidla aplikace Outlook uživatelů pomocí PowerShell. Nejprve však musíte znát rozdíl mezi těmito dvěma typy těchto pravidel, abyste se dozvěděli, co můžete dělat s PowerShell a co vyžaduje přímý zásah do e-mailových klientů uživatelů.
- pravidla na straně serveru vs. pravidla na straně klienta
- Správa pravidel aplikace Outlook s PowerShell
- Get-InboxRule
- New-InboxRule
- Enable-InboxRule, Disable-InboxRule,
- Set-InboxRule
- Remove-InboxRule
- běžné problémy s pravidly aplikace Outlook
- pravidla konflikt
- pravidla předávání
- pravidla aplikace Outlook ve společnosti
pravidla na straně serveru vs. pravidla na straně klienta
pravidla aplikace Outlook mohou být na straně serveru nebo na straně klienta. Pochopení rozdílů mezi nimi je pro administrátora zásadní, protože typ určuje, kdy jsou prováděny a které rutiny lze použít k jejich správě.
- pravidla na straně serveru: jejich provádění provádí výhradně server Exchange. Jsou vynuceny, i když je klient aplikace Outlook uživatele offline. Můžete použít všechny rutiny uvedené v další části článku. Mějte na paměti, že pravidla vytvořená ve webové aplikaci Outlook jsou vždy na straně serveru. Možné použití těchto pravidel aplikace Outlook zahrnují:
- změňte prioritu e-mailu,
- přesuňte příchozí zprávu do jiné složky,
- odstraňte e-mail.
- pravidla na straně klienta: tato pravidla se provádějí pouze v případě, že je aplikace Outlook online A Uživatel je přihlášen. Nebude fungovat, pokud je k e-mailu přistupováno z jiného e-mailového klienta nebo mobilního zařízení. A co víc, není možné použít PowerShell k jejich vytvoření nebo úpravě pomocí New-InboxRule a Set-InboxRule pomocí pravidel na straně klienta, aplikace Outlook může např.:
- přesunout zprávy do souboru PST,
- přehrát konkrétní zvuk, když přijde pošta z určité adresy
- označte zprávu jako přečtenou
Chcete-li zkontrolovat, zda je pravidlo na straně serveru nebo na straně klienta, můžete použít okno Správa pravidel & upozornění v aplikaci Outlook. Pravidla na straně klienta mají (pouze pro klienta) text přidaný ke svému jménu, zatímco pravidla serveru Ne:
toto okno aplikace Outlook je jediné místo, kde můžete zkontrolovat typ pravidla aplikace Outlook pro jistotu. Neexistuje žádný určitý způsob, jak to určit v prostředí Exchange Management Shell. Je pravda, že pravidla na straně klienta mají obvykle kratší popis V EMS, jak je uvedeno v další části článku, ale je to stěží spolehlivý způsob, jak určit typ pravidla.
Správa pravidel aplikace Outlook s PowerShell
počínaje Exchange Server 2010, Microsoft dal možnost používat PowerShell pro vzdálenou správu pravidel aplikace Outlook. Cmdlety použité pro tento účel jsou následující:
- Get-InboxRule, který zobrazuje náhled sady pravidel pro zadanou poštovní schránku,
- New-InboxRule, který na dálku vytvoří nové pravidlo,
- Enable-InboxRule a Disable-InboxRule slouží k zapnutí a vypnutí pravidel,
- Set-InboxRule, který upravuje pravidla,
- Remove-InboxRule, který lze použít k odstranění pravidel
nezapomeňte, že úspěšné provedení libovolné rutiny ze seznamu výše (kromě get-inboxrule) odstraní všechna pravidla na straně klienta vytvořená v aplikaci Outlook pro uživatele (Další informace naleznete na tomto webu dokumentů).
Get-InboxRule
tato rutina se primárně používá k náhledu všech pravidel nastavených pro konkrétní poštovní schránku. Ve své základní podobě to vypadá takto:
Get-InboxRule -Mailbox <mailbox_name>
jak vidíte, každé pravidlo má svůj vlastní, odlišný parametr RuleIdentity. Tento parametr lze použít k zobrazení jeho nastavení a popisu:
Get-InboxRule –Mailbox <mailbox_name> -Identity <number> | FL
je však mnohem jednodušší a efektivnější vyhledávat a prohlížet pravidla aplikace Outlook podle jejich názvu a popisu:
Get-InboxRule –Mailbox <mailbox_user> | Select Name, Description | FL
zde můžete vidět rozdíl mezi pravidly na straně serveru a na straně klienta, které byly zmíněny výše: v PowerShell je popis prvního z nich úplný, zatímco jeho popis je mnohem kratší a zobrazuje pouze podmínky pravidla:
Outlook:
Shell pro správu Exchange:
New-InboxRule
tato rutina umožňuje správci serveru Exchange vzdáleně vytvořit pravidlo na straně serveru. Nelze jej použít k vytvoření pravidla na straně klienta. Jinými slovy, takové pravidlo můžete nastavit pouze pomocí klienta aplikace Outlook uživatele.
ukážu, jak vytvořit dvě různá pravidla pomocí této rutiny.
následující rutina vytvoří pravidlo, které přesune zprávy obsahující slovo „spam“ v předmětu do složky nevyžádané pošty:
New-InboxRule -Name "Move to Spam" -Mailbox j.doe -MoveToFolder '[email protected]:\Junk Email' -SubjectContainsWords "Spam" -StopProcessingRules $True
nezapomeňte, že jej můžete kombinovat s pravidlem toku pošty, které přidá slovo „spam“ k předmětu e-mailu při splnění určitých podmínek.
následující rutina vygeneruje pravidlo, které přesune e-maily přijaté před 15. dubnem 2017 ze složky Doručená pošta do podsložky archiv:
New-InboxRule -Name "To archive" -Mailbox [email protected] -MoveToFolder "[email protected]:\Inbox\Archive" -ReceivedBeforeDate "04.15.2017"
Enable-InboxRule, Disable-InboxRule,
můžete je použít k zapnutí a vypnutí pravidel aplikace Outlook
můžete zkontrolovat, která pravidla jsou povolena pomocí Get-InboxRule:
Get-InboxRule –Mailbox <mailbox_name>
zakázání a povolení pravidla funguje stejným způsobem:
Disable-InboxRule -Identity <rule_name> -Mailbox <mailbox_name>
Enable-InboxRule -Identity <rule_name> -Mailbox <mailbox_name>
Set-InboxRule
tato rutina umožňuje upravit libovolné pravidlo na straně serveru. Je dobré zkontrolovat podrobný popis pravidla, které chcete upravit. Můžete to udělat s dříve popsanou rutinou Get-InboxRule:
Get-InboxRule –Identity <rule_name> Mailbox <mailbox_user> | Select Name, Description | FL
změňme jeho podmínky tak, aby reagoval na slovo „spam“ obsažené v těle e-mailu místo jeho předmětu:
Set-InboxRule -Identity <rule_name> -Mailbox <mailbox_name> -BodyContainsWords "spam" -SubjectContainsWords $nule
Remove-InboxRule
Poslední rutina nevratně odstraní jakékoli pravidlo, které zadáte z poštovní schránky.
Remove-InboxRule -Identity <rule_name> -Mailbox <mailbox_name>
běžné problémy s pravidly aplikace Outlook
pravidla aplikace Outlook umožňují uživatelům ovládat a organizovat obsah svých poštovních schránek. Ve stejnou dobu, tato pravidla generují problémy se zprávami. Níže jsou nejčastější problémy Exchange Server Administrátoři narazit:
pravidla konflikt
konflikty se obvykle vyskytují, když více než jedno pravidlo platí pro příchozí e-mail. Například:
John obdrží zprávu od Tonyho s důležitým předmětem. John ‚ s Outlook má dvě pravidla, která se vztahují na tento e-mail. První by měl přesunout všechny zprávy od Tonyho do podsložky spolupracovníků. Druhé pravidlo má přesouvat e-maily s předmětem důležitým do podsložky důležité e-maily.
pokud jsou obě pravidla typu na straně klienta, budou provedena podle priority, kterou mají (prioritu pravidel můžete zkontrolovat pomocí Get-InboxRule-Mailbox <mailbox_name>). V této situaci, zpráva od Tonyho půjde do podsložky spolupracovníků a druhé pravidlo nebude kvůli konfliktu vynuceno.
ale skutečný problém začíná, když se pravidla na straně serveru a na straně klienta mísí. Když je klient aplikace Outlook offline, budou nejprve provedena pravidla na straně serveru, i když mají nižší prioritu. Vraťme se k výše uvedenému příkladu. Pokud je první pravidlo na straně klienta a druhé na straně serveru, zpráva bude přesunuta do různých složek v závislosti na tom, zda je klient spuštěn nebo ne.
pravidla předávání
schopnost vytvářet taková pravidla často vede k tomu, že e-maily jsou buď duplikovány, chybí nebo jdou k nesprávnému příjemci. Takový problém může nastat, pokud uživatel zapomene, že před odjezdem na dovolenou stanoví pravidlo, které předává svou korespondenci někomu jinému(a to se stává hodně).
tyto problémy můžete vyřešit pomocí protokolů z rutiny Get-MessageTracingLog. Tyto anomálie najdete hledáním položky MAILBOXRULE pod hlavičkou zdroje:
pak můžete filtrovat tuto událost MAILBOXRULE:
a nakonec použijte pravidlo Get-InboxRule, abyste zjistili, jehož pravidlo je zodpovědné za problém:
pravidla aplikace Outlook ve společnosti
kromě pomoci jednotlivým uživatelům mohou být pravidla aplikace Outlook také použita k organizaci pracovního postupu celé společnosti. Můžete například vzdáleně vytvářet podsložky ve složkách doručené pošty uživatelů a poté Vytvořit pravidlo, které přesune e-maily z interní firemní aplikace do nově vytvořených složek. Pomůže udržet korespondenci dobře organizovanou v celé společnosti.
nejprve můžete použít skript založený na EWS k vytvoření složek v poštovních schránkách uživatelů.
dále pomocí New-InboxRule můžete vytvořit pravidlo, které přesune vybrané zprávy do nově vytvořených podsložek.
Všimněte si, že toto je jediný příklad toho, jak lze pravidla aplikace Outlook použít ve společnosti.
není pochyb o tom, pravidla aplikace Outlook může přijít vhod v mnoha situacích. Ve stejnou dobu, jejich správa spolu s pravidly toku pošty může být z pohledu správce serveru Exchange docela ohromující. V některých případech může množství těchto pravidel způsobit zásadní narušení toku pošty společnosti. Chcete-li práci administrátora mnohem jednodušší, můžete použít Exchange Rules Pro. Jednou z mnoha funkcí je, že pomáhá s řízením dopravních pravidel a zajišťuje, že tok pošty není narušen.
