poté, co byl projekt rozdělen na úkoly a zdroje přiřazené těmto úkolům, je čas určit dobu trvání úkolu. Tento význam tohoto kroku by neměl být brán na lehkou váhu, protože tyto doby trvání budou použity k vytvoření harmonogramu projektu.
stejně jako malé o-kroužky, které sestřelily raketoplán Challenger, jedno malé podcenění často vede k řetězové reakci, ze které se projekt nemůže zotavit.
PMBOK
PMBOK obsahuje proces nazvaný „odhad trvání aktivity“, který zahrnuje úkoly spojené s přípravou odhadů trvání úkolu.
PMBOK, 5. vydání, oddíl 6.5,“odhad trvání aktivity“
odhad trvání aktivity je proces odhadu počtu pracovních období potřebných k dokončení jednotlivých činností s odhadovanými zdroji. Klíčovou výhodou tohoto procesu je, že poskytuje čas, který bude každá aktivita trvat na dokončení,což je hlavní vstup do procesu vývoje plánu.
Chcete-li zjistit dostupnost zdrojů, projektový manažer konzultuje dokument nazvaný kalendář zdrojů. To uvádí dostupnost zdroje, například
značka je na jobsite X od Sep. Od 1. 30
je zřejmé, že plánovaný nový projekt nemůže tohoto pracovníka v té době použít (pokud se nedohodnou s jiným vedoucím projektu, předpokládám). Kalendář zdrojů se může pohybovat od jednoduchého seznamu dostupnosti pracovníků až po úplný kalendář v rámci softwaru pro správu projektů, který sleduje plány zaměstnanců.
na předchozí stránce jsme uvedli tři hlavní typy odhadů. Na této stránce je rozšíříme, propracujeme a přidáme ještě jednu. Čtyři typy odhadů jsou:
- analogický odhad
- parametrický odhad
- tříbodový odhad
- odborný úsudek
analogický odhad
jak název napovídá, je to, když provedete analogii se stejným nebo podobným úkolem, který byl proveden dříve. Toto je nejlepší zdroj informací, protože skutečná dokončená práce je velmi spolehlivá, i když vyžaduje úpravy. Pro náš příklad log home poskytují předchozí projekty vynikající srovnání k určení zdrojů, nákladů a trvání. Ve skutečnosti má mnoho společností řadu podobných projektů a to je přirozený výchozí bod. Pro každý úkol však často musíte provést nějaké úpravy. Zde je kontrolní seznam úprav:
- úkol je větší nebo menší než ten poslední.
zvětšete dobu trvání nahoru nebo dolů o příslušnou částku. Například srub má o něco více čtvercových záběrů, nebo je příjezdová cesta delší, nebo bylo přidáno několik dalších oken. Může to znít zjevně, ale nejsou to velké, zřejmé věci, které způsobují problémy projektovým manažerům, jsou to malé věci a musíte se ujistit, že pro ně zahrnete dostatek nepředvídaných událostí. - úkol potřebuje speciální produkty nebo služby, které ten poslední neudělal.
v tomto případě přidejte příslušné produkty a služby a postupujte jako obvykle. To také zní zjevně, ale má stejně vysoký potenciál pro překročení projektu. Například mírně větší krovy vyžadují další větší velikost jeřábu. Nebo nadace vyžaduje odstranění horniny místo hlíny. - úkolem je pro mírně odlišný konečný produkt.
Určete rozdíl v materiálech a/nebo zpracování a zjistěte rozdíl ve zdrojích, nákladech a čase. Z plánů můžete například spočítat, že dům s logem vyžaduje o 20% více dřeva než předchozí. Pak byste mohli odhadnout, že to bude trvat 20% více času v práci se dřevem.
jedním z nejproblematičtějších problémů s analogickým odhadem je to, že je to jen tak spolehlivé jako úkol, ze kterého je odhad převzat. Často musíte být projektovým manažerem srovnávacího projektu, nebo alespoň dostatečně blízko, abyste věděli, co se stalo a jak to šlo. Řekněme, že například jeřáb se porouchal a strávil čtyři dny na místě místo dvou, měli byste dvojnásobnou dobu trvání (a cenu), pokud jste o tomto detailu nevěděli, a proto to nezohledňovali.
důležitým hlediskem je také produktivita práce. Pro znalostní pracovníky, jako jsou inženýři, přidání více z nich někdy zpomaluje proces výroby a rozhodování, místo aby to urychlilo. Stejně tak má velmi zkušený dělník vyšší produktivitu než méně zkušený. Pokud tedy předchozí projekt použil nezkušeného dělníka k umístění střešních vazníků a tentokrát budete používat zkušenější, odhad může a měl by být jiný.
parametrický odhad
druhá běžná metoda pro odhad trvání úkolu vyžaduje, aby práce byla vyvrtána do jednotkových nákladů,jako je doba výstavby na čtvereční stopu logu. Zde je několik příkladů:
- celková doba výstavby na čtvereční stopu log domů.
- doba lití na kubický yard betonu.
- Doba instalace koberce na čtvereční stopu.
ve strojírenském průmyslu se téměř vše dělá tímto způsobem, od inženýrského času až po stavební materiály. Pokud by společnost log home sledovala dobu výstavby, zejména pro individuální úkol „práce se dřevem“, spolu s rozlohou domu, mohli by nakonec dospět k docela dobrému parametrickému odhadu trvání úkolu. Pokud má vaše společnost mnoho podobných projektů a nedělá to, měla by.
někdy parametrická hodnota zahrnuje pevné položky, jako jsou dveře a okna, které vyžadují pevný čas pro instalaci bez ohledu na to, kolik dřeva je třeba postavit. V tomto případě mohou být pevné položky odděleny a přidány k celkovému parametrickému odhadu.
tříbodový odhad
v této metodě odhad určuje tři čísla:
- optimistický
- s největší pravděpodobností
- pesimistický
druhý, „Nejpravděpodobnější“ je průměr toho, jaká by byla doba trvání úkolu, pokud by byla provedena mnohokrát. Je to“ normální “ odhad, který byste jinak mohli přijít s použitím jiných metod. Další dva představují horní a dolní hranice, které pravděpodobně nepřekročíte.
Chcete-li to provést numericky, přiřaďte sebevědomý interval pro horní a dolní mez (optimistické a pesimistické hodnoty), například 90%. Mnoho učebnic používá 99% nebo nějakou jinou hodnotu, metodika se liší. Pokud však konzultujete předchozí projekty a určíte 90% interval spolehlivosti (1 z 10 projektů přesahuje), můžete s tím běžet.
obecně se používá jedna ze dvou distribucí. Trojúhelníkové rozdělení je jednoduše průměr ze tří odhadů a beta distribuce je o něco těsnější.
| trojúhelníková (průměrná) distribuce | beta distribuce |
|---|---|
| te = (a + m + b) / 3 | te = (a + 4m + b) / 6 |
kde:
- te = očekávané trvání
- a = optimistický
- m = nejpravděpodobnější
- b = pesimistický
trojúhelníkové rozdělení zkreslí výsledky na hodnotu, která je daleko od nejpravděpodobnější hodnoty. Pokud chcete, aby byl odhad těsnější (blíže) k nejpravděpodobnější hodnotě, použijte distribuci beta. Nemyslím si, že by to mělo být složitější. Musíte se rozhodnout, jak pevně na nejpravděpodobnější hodnotu chcete být.
řekněme například, že očekávaná doba trvání úkolu je 18 dní (m = 18) a předpokládáte, že existuje značný potenciál zpoždění. Optimistický odhad je 15 dní (a = 15), ale pesimistický odhad je 33 dní (b = 33). Výtěžek distribuce beta:
te = (15 + 4 x 18 + 33) / 6 = 20 dní
původní odhad byl 18 dní, ale vzhledem k potenciálu dosáhnout až 33 dnů by měl být odhad zvýšen na 20 dní.
pokračujeme dále touto cestou, směrodatná odchylka úkolu je jednoduše:
σte = (b-a) / 6
pokud sečtete všechny doby trvání (∑m) a směrodatné odchylky (σ σ) pro každý úkol, budete mít celkovou dobu trvání projektu i směrodatnou odchylku. Z toho můžete vyvodit následující závěry:
- úroveň spolehlivosti v jedné směrodatné odchylce, tj. M ± σ je asi 68%.
- úroveň spolehlivosti ve dvou směrodatných odchylkách, tj. M ± σ je asi 95%.
- úroveň spolehlivosti ve dvou směrodatných odchylkách, tj. M ± σ je asi 99,7%.
ve výše uvedeném příkladu je pro práci se dřevem směrodatná odchylka (33 – 15) / 6 = 3.0. Doba trvání úkolu je proto:
- 20 dny jsou oficiální odhad.
- 23 dní s důvěrou 68%.
- 26 dní s 95% jistotou.
- 29 dní s 99,7% jistotou.
nechtěl by to váš šéf milovat?
nenechte se zmást fantastickými statistikami, pokud jsou vaše vstupní data nespolehlivá. Výsledek je jen tak dobrý jako vstupní data, jinými slovy, odpadky dovnitř, odpadky ven.
odborný úsudek
Profesionální odhady vám řeknou, že navzdory všem technikám v knize bude technický odborník nejlepším zdrojem, jaký kdy mohl mít. Mohou být jediným zdrojem, který potřebujete pro odhad. Techničtí odborníci jsou notoricky zaneprázdněni, protože jejich odborné znalosti se používají v mnoha projektech. Ale pokud máte přístup k jednomu, ať už uvnitř společnosti nebo venku, měli byste najít způsob, jak je použít.
ale co když technický odborník odporuje jiným metodám? Řekněme například, že instalujete koberec a váš instalátor koberců vám řekne, že určitý projekt bude trvat 4 dny, ale minulé zkušenosti (analagous) říkají, že to bude trvat 10 dní. Jak cenný je tedy znalecký posudek? Je obtížné poskytnout dobrou radu, která platí pro všechny situace. Musíte jednoduše zvážit dvě metody proti sobě, s ohledem na základní údaje každé metody. Například, možná tento instalátor koberců často podceňuje trvání, nebo odhady minulých zkušeností jsou zkresleny určitým údajem.
samotné řízení projektu neexistuje nezávisle na technické odbornosti spojené s projektem. To znamená, že projektový manažer nebo manažerský tým musí být alespoň dobře obeznámen s technickými aspekty práce nebo projekt má malou šanci na úspěch.
příklad projektu
Chcete-li vytvořit náš domov protokolu, zkontrolovali bychom každou tabulku zdrojů z předchozího kroku a určili požadované množství času. V tomto případě jsem zahrnul nepředvídané události mezi 50% a 100%, protože doba trvání musí zahrnovat prostoje. Například, může být 3 dny instalatérství, ale úkol musí zahrnovat čas, než dorazí, a nevěřím, že pravděpodobně dorazí včas.
| ID úlohy | Název | trvání | náklady |
|---|---|---|---|
| 110 | výkop | 6 dní | $5,850 |
| 120 | nalijte základ | 10 dní | $4,700 |
| 210 | práce se dřevem | 20 dní | $60,850 |
| 310 | elektrické & instalatérské | 10 dní | $20,260 |
| 320 | podlaha | 8 dní | $18,760 |
| 330 | dokončení | 12 dní | $16,760 |
| 410 | terénní úpravy | 14 dní | $7,620 |
| celkem | 80 dní | $134,800 | |
myslíte si, že byste mohli postavit malý dům za $ 134,800 ?
celková doba trvání 80 dnů v tomto bodě neznamená mnoho. Jednoduché přidání trvání úkolů nezohledňuje potenciální snížení v důsledku paralelního plnění úkolů ani potenciální zvýšení v důsledku dostupnosti zdrojů. V dalším kroku určíme „kritickou cestu“, abychom mohli plán potenciálně zkrátit.
