Kompletní průvodce plánováním úspěšné konference nebo konvence

plánování konference může být vzrušujícím úsilím, protože se těšíte na vytvoření naplňující události pro každého, kdo se zúčastní. Obvykle existuje spousta úkolů, které je třeba žonglovat, s pečlivým plánováním, které pomáhá zajistit, aby byl celý proces plynulejší a, proto, příjemnější pro všechny zapojené do plánování.

Vyberte si nejlepší Konferenční centrum pro váš typ akce

existuje široká škála konferencí a konvencí, od konferencí zaměřených na konkrétní společnost nebo průmysl až po konference otevřené širšímu publiku. Existují konvence, které se konají soukromě i veřejně, ve spektru velikostí – i když tyto typy akcí, obecně, jsou větší než typické firemní setkání.

bez ohledu na specifika vaší konference nebo konvence je nejdůležitější vytvořit událost, která splňuje nebo překračuje vaše cíle pro firemní akci a uspokojí účastníky konference.

kontrolní seznam plánování konference

plánování pro tento typ události často začíná nejméně rok předem s následujícími položkami, které se obvykle nacházejí poblíž začátku procesu:

• celkový účel: je to například vzdělávací konvence pro lidi ve vašem oboru? Doufáte, že tuto událost využijete k vytvoření publicity pro vaši společnost? Je cílem generovat příjmy nebo se vyrovnat? Co jiného by mělo být objasněno o účelu konference od začátku? Během procesu plánování, jak se rozhodujete, mějte tento účel na paměti.
• rozpočet: kolik peněz musíte investovat do konference předem? Budete hledat sponzory? Jaké procento výdajů doufáte, že pokryjete poplatky placenými účastníky? Kolik budete muset upravit plány, pokud je prodej vstupenek nižší, než se očekávalo? Kolik kroutit prostor je tam ve vašem rozpočtu? Kolik můžete vyčlenit na neočekávané výdaje?
• celková struktura: budete mít například událost, která je plná reproduktorů specifických pro dané odvětví? Budou se v oddělených konferenčních zasedacích místnostech konat útěkové diskusní skupiny? Obdrží účastníci po účasti na vaší akci certifikáty nebo kredity dalšího vzdělávání?
• datum a časy události: bude to jednodenní konference? Ten, který trvá celý víkend, nebo možná i celý týden? Existují konkrétní data, kdy k tomu musí dojít? Pokud ne, jaké jsou několik preferovaných dat? Bude to 9-to-5 událost nebo jsou zapojeny večery? Potřebujete pomoci účastníkům rezervovat hotelové pokoje v této oblasti?
• Konferenční centrum: pro událost významné velikosti, jako je mnoho konferencí a konvencí, nemusí být snadné najít místo, které uspokojí všechny vaše potřeby. Kolik lidí se podle vás zúčastní? Máte již na mysli konkrétní místo? Kolik konferenčních místností je potřeba? Jsou data, která potřebujete k dispozici? Co musíte udělat, abyste to místo zajistili?

dalším klíčovým prvkem plánování konference je jídlo, které budou vaši účastníci jíst. Jaká jídla budete poskytovat, pokud existují? Snídaně, oběd a večeře? Budou podávána jídla nebo je styl bufetu vaše preference? Bufety mohou rychleji pohybovat jídlem a dát lidem šanci vstát a protáhnout se, zatímco sedací jídla dávají lidem příležitost relaxovat a chatovat se stolními kamarády.

možná, že během vaší konference nebo výstavy by bylo smysluplnější přivést dodavatele potravin pro vaše účastníky k jídlu podle jejich pohodlí kolem plánovaných akcí a aktivit po celý den.

další podrobnosti naleznete v našem kompletním kontrolním seznamu plánování konference.

jak konference plánovači zůstat organizovaný

nejlepší metoda bude záviset na struktuře vašeho plánovacího výboru, i když existují společné faktory mezi těmito výbory. Obecně, vypracujete plán, který obsahuje jasně definované úkoly, které jsou přiřazeny jednotlivcům nebo skupinám s konkrétními termíny, které jsou k nim připojeny. Každý úkol by musel přijít s rozpočtovým rozsahem, aby dosáhl toho, co je potřeba. Nástroje pro spolupráci mohou být stejně jednoduché jako Dokumenty Google a Tabulky Google nebo něco více high-tech, možná pomocí podnikového softwaru vaší společnosti.

nezapomeňte rozdělit velké úkoly na dílčí úkoly a přiřadit data splatnosti každé součásti. Cílem je udržet proces v pohybu stabilním způsobem, aby nedošlo k panice nebo spěchu na poslední chvíli, když se blíží datum konference, a zajistit, aby vám neuniklo nic důležitého.

kromě plánování samotné události může mít smysl také vytvořit marketingový plán, který se v průběhu celého procesu postupně rozvíjí. Budete například:

• zveřejňovat Tiskové zprávy nebo jiné informace na svých webových stránkách a dalších relevantních publikacích?
• použijte e-mailový marketing k poskytování zpráv pravděpodobnému publiku pro vaši konferenci?
• Využijte sílu sociálních médií k přilákání nových účastníků?

také určete časy v průběhu celého procesu, kdy provádíte rozpočtové kontroly. Jsou výdaje k dnešnímu dni v souladu s příjmy? Pokud ne, proč ne? Mohlo by se stát, že jeden tým je dále v procesu plánování, než se očekávalo, a použil prostředky v předstihu. Nebo by to mohlo znamenat, že marketingové náklady byly vyšší, než se očekávalo. V některých případech to mohou být poměrně malé nesrovnalosti v plánu. Jindy možná budete muset znovu podívat na rozpočet a učinit rozhodnutí, aby ji zpět do rovnováhy.

pokud se váš výbor skládá z lidí zaměstnaných ve stejné společnosti nebo patřících do stejné organizace, můžete mít osobní schůzky, abyste se navzájem zkontrolovali. Nebo, pokud je váš výbor geograficky rozložen, můžete použít cloudové systémy ke sdílení dokumentů a k volání používat technologie, jako je Zoom nebo Skype.

jak zvýšit účast na konferenci

není neobvyklé, že někteří účastníci čekají na poslední chvíli, než se zaregistrují na konferenci. To může pro plánovače vytvářet výzvy, ačkoli, včetně nejistoty ohledně dostupných příjmů a o tom, kolik potravin a dalších materiálů by bylo potřeba. A pokud máte v konferenčních zasedacích místnostech omezený prostor, vyvíjející se čísla návštěvnosti mohou znamenat, že budete muset buď odmítnout lidi (což nechcete dělat), nebo provést tahanici na poslední chvíli, abyste upravili uspořádání konference.

v ideálním případě by se účastníci samozřejmě zaregistrovali dříve—a otázkou může být, jak povzbudit registrace, aby vaše účast dosáhla optimální úrovně.

Za prvé, může pomoci zvážit výhody a nevýhody nabídky slevy pro lidi, kteří se zaregistrují a zaplatí brzy na konferenci. Výhody slev včasného placení zahrnují, jak to může:

• Poskytněte výboru včasnou infuzi hotovosti, která může pomoci financovat položky, za které musíte zaplatit před konferencí
• Vytvořte buzz s nárůstem návštěvnosti, což může pomoci zvýšit účast dále
• děkuji lidem, kteří se zaregistrují a zaplatí brzy

nevýhody zahrnují, jak to může snížit vaše celkové příjmy, což může mít negativní dopad na váš rozpočet a schopnost vytvořit prvotřídní zážitek. Plus, může vytvořit nežádoucí dojem,že vaše událost nemusí stát za plnou cenu—a někdy může vést k nepříjemné situaci, kdy účastníci, kteří se nezaregistrovali brzy, požádají o zaplacení nižší ceny.

kromě rozhodování o vašich cenových úrovních může být vaše schopnost zvýšit účast na konferencích do značné míry spojena s hloubkou a efektivitou vašich marketingových a public relations kampaní. Začněte brzy s marketingem, včetně obou širších strategií, jako jsou Tiskové zprávy, na specializované techniky, jako je kultivace konkrétních skupin a jednotlivců.

jak pracovat s plánovači událostí

plánování konference může vyžadovat značný čas a pozornost. Pokud tedy pracujete na plánování konferencí a zároveň řídíte své pravidelné pracovní zatížení, může to být docela náročné. To je často důvod, proč lidé, kteří se rozhodnou pracovat s plánovačem událostí, činí toto rozhodnutí—a často zažívají další výhody.

kromě uvolnění vašeho času mohou plánovači událostí pomoci vašemu výboru upřednostnit vaše výdaje a maximalizovat rozpočet konference. Zkušení plánovači navíc vědí, jakým úskalím se vyhnout, chrání vás před nechtěnými překvapeními a zároveň se starají o detaily plánování, které nejsou vždy zřejmé. Ty se mohou pohybovat od ověření specifik WiFi až po zpracování zvláštních dietních požadavků.

navíc váš plánovač událostí vám může pomoci získat dodavatele, kteří vyhovují vašim potřebám konference nebo konvence v rámci vašeho rozpočtu, a vyjednat lepší nabídky,které byste mohli sami. Všechny tyto problémy řeší plánovač, můžete se soustředit na radost z konference a těžit z vytváření sítí, sdílení znalostí, a více.

pokud se rozhodnete najmout plánovače událostí, zde je několik tipů, jak proces zefektivnit:

• jasně sdělte, co chcete a potřebujete, a pokud si nejste jisti možnostmi, zeptejte se. Váš plánovač může přijít s kreativními nápady, které jste předtím neuvažovali, ať už je to v souvislosti s nastavením místnosti, jak se podávají jídla, nebo něco úplně jiného.
• poslouchejte nápady předložené plánovačem a pečlivě je zvážte. Nakonec je to vaše konference, takže dostanete poslední slovo mezi dostupnými možnostmi—ale můžete také plně využít neocenitelné odborné rady dané osoby při analýze výhod a nevýhod možností.
• flexibilita je zásadní. Existují určité věci, které mohou být již opraveny. Například, možná jste si vybrali datum konference před rokem a toto datum jste široce propagovali. Ale, kdykoli existuje nějaký prostor pro zvážení možností, zůstat otevřený možnostem vám může pomoci mít konvenci, která bude zapamatována pro nadcházející roky.

Všimněte si, že když si vyberete Konferenční centrum Thrasher-Horne, náš koordinátor pronájmu vám bude po ruce, aby vám nabídl podporu, včetně práce s plánovačem událostí, pokud se rozhodnete najmout. Pokud se rozhodnete najmout profesionála, který by naplánoval vaši konferenci, rádi vám pomůžeme vytvořit jedinečný zážitek pro vaše řečníky a účastníky.

typy Expo & konferenční prostory

konferenční centra mohou zahrnovat například hotely, vysoké školy a obchodní centra. Často mají prostory určené pro schůzky, se stoly a židlemi, WiFi schopnosti, a více. Při výběru hotelu mohou hosté podle potřeby zůstat i přes noc. Výzvy mohou zahrnovat dostatek konferenčních zasedacích místností, pokud pořádáte více relací najednou nebo chcete mít únikové prostory. Možná budete muset použít jejich určeného kuchaře, také.

Chcete-li vytvořit událost, kterou si pamatujete, můžete také zvážit místo s jedinečnými atrakcemi. Thrasher-Horne Center, například, má galerijní prostor, který je k dispozici pro pronájem akcí—a umělecké výstavy v našich galeriích mohou vaši konferenci skutečně vyniknout.

výběr konferenčního centra Thrasher-Horne
v Thrasher-Horne obdržíte pětihvězdičkový servis na našem cenově dostupném moderním místě. Našich pět přizpůsobitelných místností pojme rozvržení, které potřebujete k oživení vaší vize konference. Přesněji řečeno, máme více než 6,135 čtverečních stop, což zahrnuje velkou místnost pro velké akce, spolu s víceúčelovými místnostmi s pohyblivými stěnovými přepážkami pro maximální flexibilitu.

Mezi další výhody výběru našeho konferenčního centra patří:

• flexibilita možností sezení s vlastními nastaveními a poruchami
• váš výběr velikostí a tvarů stolů a pohodlně polstrovaných židlí
• významné bezplatné parkování
• nezávisle ovládaná světla a teploty v každém pokoji
• dostupnost zabezpečení na místě

můžete si pronajmout širokou škálu vybavení, což eliminuje potřebu přepravy z půjčovny do konferenčních zasedacích místností. To zahrnuje bílé prádlo, mikrofony, A/V vozíky, pódia a mnoho dalšího. Můžeme poskytnout doporučení pro dodavatele, včetně poskytovatelů potravin a alkoholu, a naši zkušení koordinátoři akcí na pracovišti vám budou k dispozici.

více informací o našem krásném zařízení se nachází v malebném kampusu St. Johns River State College v Orange parku. Místo konání má výhodnou polohu v mnoha městech a komunitách na severovýchodě Floridy, včetně bytí:

• 35 minut od centra Jacksonville
• 48 minut od pláže Jacksonville
• 58 minut od St. Augustine
• méně než 90 minut od pláže Fernandina
• poblíž oblíbených restaurací a hotelů Fleming Island pro hosty, kteří potřebují Nocleh

zveme vás, abyste nás kontaktovali na čísle 904-276-6815, rozšíření 2, naplánovat prohlídku a diskutovat o tom, jak vám můžeme pomoci s vaší nadcházející konferencí nebo konvencí.