jak mohou podniky sledovat platby

ať už jste živnostník nebo rostoucí prodejce elektronického obchodu, jedním z prvních objednávek podnikání by mělo být určení, jak sledovat faktury a platby. Zde je několik tipů, které vám pomohou zůstat organizované.

význam účetnictví

sledování plateb má přímý dopad na peněžní tok vašeho podnikání, proto je důležité tento proces zefektivnit organizovaným účetním systémem. Pokud neobdržíte platby zákazníků včas, nebudete mít prostředky potřebné k úhradě vlastních výdajů. Kromě toho může úvěr trpět v důsledku sníženého peněžního toku.

nejlepší účetní systém bude záviset na několika faktorech:

• druh podnikání

• obchodní model

• krátkodobé a dlouhodobé cíle

• daňová struktura

jak sledovat přijaté platby

zdá se to teoreticky jednoduché-odešlete fakturu klientovi a obdržíte platbu na oplátku.

proč je tedy někdy tak obtížné sledovat platby? Často se scvrkává na načasování. Používáte-li tradiční účetní metodu zasílání faktur a čekání na odpověď, ruční sledování všech plateb, může mezi jednotlivými fázemi dojít k dlouhým zpožděním. Musíte nejen čekat, až zákazník obdrží fakturu, ale pak musíte počkat na platbu. Trvá nějakou dobu, než se platba vymaže na váš bankovní účet, a do této doby, může to být zcela nové účetní období.

při určování, jak sledovat přijaté platby, musíte pracovat s tímto časovým zpožděním do rovnice. V ideálním případě, pokud máte online podnikání, můžete jednoduše přijímat platby elektronicky prostřednictvím svého webu. Pro ty podniky, které musí předložit fakturu, nicméně, zde je několik jednoduchých kroků ke zjednodušení procesu:

1. použijte jednotnou šablonu pro faktury a ověřte všechny platební informace, abyste se vyhnuli zpoždění zpracování.

2. zavést následný systém pro pozdní faktury. Nečekejte, až budou faktury 60 dní po splatnosti. Chcete-li se vyhnout dalšímu zpoždění, umístěte zdvořilostní telefonní hovor s klientem, jakmile je platba zpožděna.

3. Sledujte své finanční zprávy. Sledujte platby přijaté v tabulce a pravidelně aktualizujte výkaz zisku a ztráty, abyste zobrazili jakékoli změny.

4. k automatizaci procesu použijte účetní software. Dobrý softwarový program může automaticky vystavovat faktury, sledovat platby a upozornit vás na případné nesrovnalosti mezi nimi.

jak sledovat účty a platby dlužné

jakmile zjistíte pohledávky nebo jak sledovat platby zákazníků, budete muset přemýšlet o sledování vašich výdajů a výdajů. Zavedení silného systému zajišťuje, že vám neuniknou žádné účty, ale také pomáhá s rozpočtováním, protože můžete analyzovat a předvídat pravidelné náklady.

1. prvním krokem při určování, jak sledovat účty a platby dluží je umístit všechny své měsíční platby do kategorií. Ty by měly být rozděleny podle typu platby. Například, můžete platit některé účty s běžným účtem, a další s vaší obchodní kreditní kartou.

2. vytvořte tabulku s podrobnostmi o všech vašich odchozích platbách každý měsíc a zvýrazněte různé typy plateb podle barev, abyste je odlišili. Můžete je také uspořádat podle data splatnosti, factoring v době zpracování bank.

3. pomocí softwaru pro sledování plateb zajistěte, aby vaše platby byly odesílány automaticky. Nejlepší účetní programy vám poskytnou jasný přehled o všech kontrolních a úvěrových účtech z centrálního řídicího panelu.

4. Aktualizujte tabulku, protože platby opouštějí vaše účty a platí se účty.

zvažte digitální

stále používáte papírové faktury? Zvažte bezpapírové v kanceláři efektivněji sledovat platby. Digitalizujte všechny své faktury, účty, bankovní výpisy, zaměstnanecké soubory a další finanční výkazy.

digitalizací svých financí budete mít rychlý přístup ke všemu, co potřebujete na první pohled. Naskenované dokumenty lze snáze odeslat finančnímu úřadu nebo vašemu osobnímu účetnímu a můžete ověřit, zda byly zaplaceny faktury zákazníků.

co hledat v účetním softwaru

účetní softwarový systém je dnes pro podniky nutností. Ne všechny programy jsou však vytvořeny podobně. Podívejte se na následující funkce, abyste mohli efektivněji sledovat účty a platby:

• kompatibilní s více uživateli: v ideálním případě by každý zaměstnanec měl mít možnost zadávat své vlastní výdaje a zaznamenávat faktury.

• cloudový systém: Měli byste být schopni používat účetní program odkudkoli.

• nákladově efektivní cenová struktura: větší podniky budou potřebovat komplexnější plán, ale drobní obchodníci mohou mít minimální účetní potřeby pro hrstku klientů.

• zabezpečení: pokud ukládáte citlivá finanční data, ujistěte se, že jsou chráněna správnou úrovní šifrování.

můžeme vám pomoci

GoCardless vám pomůže automatizovat výběr plateb a snížit množství administrátora, se kterým se Váš tým musí vypořádat při pronásledování faktur. Zjistěte, jak vám GoCardless může pomoci s platbami ad hoc nebo opakovanými platbami.