L’une des compétences clés dont nous entendons parler en gestion de projet consiste à maîtriser plusieurs projets et à visualiser l’intégration entre eux. Cela peut être un problème pour les chefs de projet qui n’ont pas accès à un système d’entreprise tel que Microsoft Project Server ou Microsoft Project Online, mais qui souhaitent tout de même créer des vues, des rapports et des instantanés ou lier des fichiers de projet ensemble (essentiellement, lier des tâches d’un projet à un autre fichier).
Je trouve que la meilleure façon de créer des activités intégrées ainsi qu’un rapport instantané du travail au fil du temps est de tirer parti du « projet maître » dans Microsoft Project.
Dans cet article, je vais vous donner quelques bonnes pratiques autour de la création d’un projet maître. Et au cas où vous vous poseriez la question, oui, ces techniques évolueront certainement si vous en avez besoin; mon entreprise a géré des programmes et des portefeuilles de 500 000 000 $ et plus à l’aide de projets maîtres.
Les avantages d’un projet maître
Pourquoi utiliser un projet maître?
- Les projets maîtres vous donnent la possibilité de créer une collection permanente de projets pouvant être consultés à tout moment;
- Lors de l’affichage de votre liste de projets, un projet maître vous permet de visualiser le projet maître et les sous-projets en même temps dans une liste;
- Un projet maître vous permet de créer des rapports de projet consolidés;
- Les projets maîtres permettent de lier différents fichiers de projet ensemble, ce qui signifie que vous pouvez également lier différentes tâches entre projet à travers le projet maître; et
- Vous pouvez établir des instantanés (plannings non liés) afin de pouvoir examiner historiquement la progression au fil du temps plutôt que d’essayer d’avoir plusieurs colonnes de dates et d’heures dans un seul fichier.
Mise en route des projets maîtres
Avant de commencer à créer votre projet maître, vous devez déterminer si vous souhaitez que le site SharePoint de chaque sous-projet soit disponible dans le site SharePoint du projet maître. Si oui, ne publiez pas le sous-projet tant que le projet maître n’est pas publié. Une fois les sous—projets enregistrés, enregistrés et fermés — mais non publiés -, vous êtes prêt à créer votre projet maître. Voici comment:
1. À l’aide de Microsoft Project Pro, créez un nouveau projet vierge et sélectionnez l’onglet sous-projet.
2. Accédez à votre premier sous-projet et cliquez dessus une seule fois. Cliquez ensuite sur le cercle à côté du mode approprié et sélectionnez insérer.
Pour ajouter des sous-projets supplémentaires, sélectionnez une nouvelle ligne vide dans le projet maître et répétez les étapes 1 et 2.
3. Une fois que vous avez sélectionné tous les sous-projets que vous souhaitez inclure dans le projet maître, cliquez sur l’onglet Fichier pour enregistrer votre projet maître et toutes les modifications apportées aux sous-projets au besoin
4. La boîte de dialogue ci-dessous apparaîtra, où vous pourrez nommer et enregistrer votre projet principal. Sélectionnez « Non à tous » si vous avez inséré vos sous-projets en lecture seule.
Vous êtes maintenant prêt à publier ou à enregistrer votre projet principal et à créer le site SharePoint.
5. Sélectionnez l’onglet Fichier dans le ruban Projets.
6. Cliquez sur « Publier » si vous êtes connecté à Project Online ou Project Server. Si vous travaillez sur un fichier local, sélectionnez Enregistrer sous et enregistrez le fichier de projet principal dans un répertoire local. Notez que vos fichiers de sous-projet doivent également être accessibles à partir du fichier que vous utilisez en tant que maître, ce qui signifie que vous devez les enregistrer dans un répertoire auquel vous avez accès.
Si vous êtes connecté à une version Entreprise de Project, vous publierez les modifications. Notez que vous pouvez choisir de ne pas enregistrer les modifications apportées aux fichiers locaux qui ont été insérés.
7. La boîte de dialogue ci-dessous apparaîtra; Sélectionnez « Non à tous » si vous avez inséré vos sous-projets en lecture seule ou « Oui à tous » si vous souhaitez mettre à jour vos fichiers locaux avec vos modifications.
L’une des parties intéressantes de l’enregistrement et de la publication de fichiers dans une version entreprise de Project est que vous pouvez demander à Project Server ou Project Online de créer automatiquement un site SharePoint entier connecté à votre projet. Ensuite, si vous décidez de lier des fichiers, des documents, des livrables, des problèmes et des risques, vous pouvez les connecter et les consulter ou les affecter aux tâches réelles du projet.
8. La boîte de dialogue suivante apparaîtra. Sélectionnez « Publier » si vous êtes connecté à la version Entreprise du projet.
Vous verrez la boîte de dialogue suivante pour enregistrer tous les fichiers locaux que vous avez insérés.
Une fois la publication terminée, vous pouvez fermer et vérifier le projet maître. Vous êtes maintenant prêt à publier les sous-projets. Pour ce faire, vous aurez besoin des informations d’URL de l’étape 8.
9. Ouvrez le sous-projet, puis cliquez sur Extraire /Fichier & Publier. Ou si vous enregistrez une version locale du projet, choisissez Enregistrer le fichier sous.
10. La boîte de dialogue ci-dessous apparaîtra; sélectionnez Publier. Fermez et vérifiez le projet. Répétez ces étapes pour tous les sous-projets.
Création d’instantanés de projets
Une façon de créer des instantanés historiques de projets uniques et multiples consiste à utiliser le projet maître; mais au lieu d’avoir des fichiers liés, choisissez de ne pas les lier. C’est un excellent moyen de prendre des instantanés et — dans le projet 2007 ou supérieur — de pouvoir comparer les fichiers de projet les uns aux autres pour identifier les différences.
Regardons un exemple. Cliquez sur l’onglet Projet et sélectionnez sous-projet.
Une fois que vous l’avez sélectionné, la boîte de dialogue Insérer un projet apparaîtra. Assurez-vous de désactiver la case à cocher « Lien vers le projet. »
Lorsque le lien vers le projet est désactivé, tous les projets seront simplement insérés en tant que tâches régulières avec une tâche récapitulative pour la ligne de niveau supérieur du projet.
Notez que l’icône de fichier de projet standard n’est pas là.
Chacun de ces fichiers est intégré comme si vous les aviez copiés et collés; ils ne sont pas liés au fichier d’origine.
Si vous souhaitez comparer une version d’un fichier de projet à une autre, utilisez simplement le bouton Comparer les projets situé sur le ruban. Si vous êtes dans le projet 2010, il se trouvera dans l’onglet Projets. Si vous êtes dans Projet 2013 ou Projet 2016, vous le trouverez dans l’onglet Rapports. Cette capture d’écran montre le projet 2013.
