Comment les entreprises peuvent suivre les paiements

Que vous soyez un commerçant unique ou un détaillant de commerce électronique en pleine croissance, l’un des premiers ordres de choses devrait être de déterminer comment suivre les factures et les paiements. Voici quelques conseils pour vous aider à rester organisé.

L’importance de la comptabilité

Le suivi des paiements a un impact direct sur les flux de trésorerie de votre entreprise, il est donc important de rationaliser ce processus avec un système de comptabilité organisé. Si vous ne recevez pas les paiements des clients en temps opportun, vous n’aurez pas les fonds nécessaires pour payer vos propres dépenses. En outre, le crédit peut souffrir d’une diminution des flux de trésorerie.

Le meilleur système de comptabilité dépendra de plusieurs facteurs:

• Type d’entreprise

• Modèle d’affaires

• Objectifs à court et à long terme

• Structure fiscale

Comment suivre les paiements reçus

Cela semble simple en théorie – vous envoyez une facture à un client et recevez un paiement en retour.

Alors, pourquoi est-il parfois si difficile de suivre les paiements? Cela se résume souvent au timing. Si vous utilisez la méthode comptable traditionnelle consistant à envoyer des factures et à attendre une réponse, en suivant tous les paiements manuellement, il peut y avoir de longs retards entre chaque étape. Vous devez non seulement attendre que le client reçoive la facture, mais vous devez ensuite attendre le paiement. Il faut du temps pour que le paiement soit versé sur votre compte bancaire, et à ce moment-là, il pourrait s’agir d’une période comptable entièrement nouvelle.

Lorsque vous déterminez comment suivre les paiements reçus, vous devez travailler ce décalage dans l’équation. Idéalement, si vous avez une entreprise en ligne, vous pouvez simplement recevoir des paiements par voie électronique via votre site Web. Pour les entreprises qui doivent soumettre une facture, cependant, voici quelques étapes faciles pour simplifier le processus:

1. Utilisez un modèle uniforme pour les factures et vérifiez toutes les informations de paiement pour éviter les retards de traitement.

2. Mettre en place un système de suivi pour les factures en retard. N’attendez pas que les factures soient en retard de 60 jours. Pour éviter tout retard supplémentaire, passez un appel téléphonique de courtoisie avec votre client dès que le paiement est retardé.

3. Gardez une trace de vos rapports financiers. Suivez les paiements reçus dans une feuille de calcul, en mettant à jour régulièrement votre compte de résultat pour afficher tout changement.

4. Utilisez un logiciel de comptabilité pour automatiser le processus. Un bon logiciel peut automatiquement émettre des factures, suivre les paiements et vous alerter de toute divergence entre les deux.

Comment suivre les factures et les paiements dus

Une fois que vous avez compris les comptes débiteurs ou comment suivre les paiements des clients, vous devrez alors penser à suivre vos dépenses et dépenses. La mise en place d’un système solide vous garantit de ne manquer aucune facture, mais elle aide également à la budgétisation car vous pouvez analyser et anticiper les coûts réguliers.

1. La première étape pour déterminer comment suivre les factures et les paiements dus consiste à placer tous vos paiements mensuels dans des catégories. Ceux-ci doivent être divisés par type de paiement. Par exemple, vous pouvez payer certaines factures avec votre compte courant et d’autres avec votre carte de crédit professionnelle.

2. Créez une feuille de calcul détaillant tous vos paiements sortants chaque mois, en mettant en évidence différents types de paiements par couleur pour les distinguer. Vous pouvez également les organiser par date d’échéance, en tenant compte des délais de traitement bancaire.

3. Utilisez un logiciel de suivi des paiements pour vous assurer que vos paiements sont envoyés automatiquement. Les meilleurs programmes de comptabilité vous donnent un aperçu clair de tous les comptes de vérification et de crédit à partir d’un tableau de bord central.

4. Mettez à jour votre feuille de calcul lorsque les paiements quittent vos comptes et que les factures sont payées.

Envisagez de passer au numérique

Utilisez-vous toujours des factures papier? Envisagez de passer sans papier au bureau pour suivre les paiements plus efficacement. Numérisez toutes vos factures, factures, relevés bancaires, dossiers des employés et tout autre état financier.

En numérisant vos données financières, vous aurez un accès rapide à tout ce dont vous avez besoin en un coup d’œil. Les documents numérisés sont plus faciles à envoyer à l’IRS ou à votre comptable personnel, et vous pouvez vérifier si les factures des clients ont été payées ou non.

Ce qu’il faut rechercher dans les logiciels de comptabilité

Un système de logiciel de comptabilité est un incontournable pour les entreprises d’aujourd’hui. Cependant, tous les logiciels ne sont pas créés de la même manière. Recherchez les fonctionnalités suivantes pour suivre plus efficacement les factures et les paiements:

• Compatible avec plusieurs utilisateurs: Idéalement, chaque employé devrait pouvoir entrer ses propres dépenses et enregistrer ses factures.

• Système basé sur le cloud: Vous devriez pouvoir utiliser le programme de comptabilité de n’importe où.

• Structure de tarification rentable: Les grandes entreprises auront besoin d’un plan plus complet, mais les petits commerçants pourraient avoir des besoins comptables minimes pour une poignée de clients.

• Sécurité : Si vous stockez des données financières sensibles, assurez-vous qu’elles sont protégées par des niveaux de cryptage appropriés.

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