Comment demander une allocation de kilométrage si vous êtes travailleur indépendant

Que ce soit pour ramasser des fournitures, déposer des livraisons, voir des clients ou effectuer des visites de sites, chaque année, les travailleurs indépendants (AKA les commerçants indépendants) parcourent des milliers de kilomètres sur les routes du Royaume-Uni tout en gérant leur entreprise.

Vous pouvez utiliser votre propre véhicule uniquement pour parcourir quelques kilomètres pour des raisons professionnelles, mais malgré cela, vous devez toujours demander votre indemnité de kilométrage dans votre déclaration de revenus d’auto-évaluation. Après tout, en plus des coûts de carburant, les voyages d’affaires contribuent à provoquer une usure qui peut entraîner des factures d’entretien et de réparation coûteuses. Et, surtout, plus vous réclamez d’allocations et de dépenses, plus votre passif fiscal pour travailleur indépendant sera faible.

Qu’est-ce que l’indemnité kilométrique?

Si vous utilisez votre véhicule à des fins professionnelles, vous pourriez être en mesure de réclamer une proportion du coût total réel d’achat et de fonctionnement de votre véhicule. Cela peut inclure les coûts de choses comme l’assurance, les réparations, l’entretien, le carburant, etc. Cette option peut ou non vous permettre de réclamer plus. Cependant, suivre chaque coût et déterminer la proportion exacte de l’utilisation commerciale de votre véhicule prend du temps et des efforts.

Au lieu de cela, de nombreux travailleurs indépendants demandent une allocation kilométrique, un régime forfaitaire qui offre un moyen beaucoup plus simple de récupérer le coût d’utilisation de votre propre véhicule pour les affaires. L’allocation de kilométrage fait partie d’une gamme d’options de « dépenses simplifiées » que HMRC offre aux travailleurs indépendants. Ils sont conçus pour faciliter et accélérer l’administration fiscale.

Combien de kilométrage pouvez-vous réclamer?

Si vous êtes travailleur indépendant, vous pouvez demander une indemnité kilométrique de:

• 45p par mille professionnel parcouru en voiture ou en camionnette pour les 10 000 premiers milles
• 25p par mille professionnel pour chaque mille supérieur à 10 000 milles
• 24p par mille si vous utilisez votre moto pour des voyages d’affaires

Si vous utilisez plus d’un véhicule pour des affaires, vous n’avez pas à utiliser l’option d’allocation de kilométrage forfaitaire dans tous les cas. Vous pouvez demander le coût réel pour un véhicule et l’indemnité de kilométrage pour l’autre. Cependant, une fois que vous commencez à utiliser l’option d’allocation de kilométrage forfaitaire pour un véhicule que vous utilisez pour affaires, vous ne pouvez pas changer.

Si vous voyagez avec quelqu’un d’autre qui travaille également pour votre entreprise, en tant que conducteur, vous pouvez réclamer un supplément de 5p par mille pour chaque passager supplémentaire. Ainsi, si trois d’entre vous voyagent ensemble, vous pouvez réclamer 45p + 10p par mile (deux x 5p par mile pour les deux passagers supplémentaires) pour les 10 000 premiers miles, puis 25p + 10p par mile par la suite.

Besoin de savoir! Demander une indemnité kilométrique ne vous empêche pas de réclamer d’autres frais de voyage d’affaires, tels que des billets de train et des trajets en taxi. Les tickets de stationnement et les frais de péage pendant les voyages d’affaires peuvent également être réclamés comme une dépense commerciale légitime.

Quand l’allocation de kilométrage ne peut-elle pas être demandée?

Vous ne pouvez pas demander d’indemnité kilométrique pour les voyages personnels, ils doivent être effectués « entièrement et exclusivement à des fins professionnelles ». Et vous ne pouvez pas non plus demander une indemnité kilométrique pour les trajets vers et depuis votre lieu de travail habituel (c’est-à-dire vos locaux commerciaux). Vous pouvez demander un voyage vers un lieu de travail temporaire, par exemple, si vous êtes un plâtrier qui doit se rendre sur différents sites et emplois.

Les demandes de remboursement de frais simplifiées ne peuvent pas être utilisées pour les voitures conçues pour un usage commercial, comme les taxis noirs ou les voitures d’instructeurs de conduite à double contrôle. Les sociétés à responsabilité limitée ne peuvent pas non plus utiliser les dépenses simplifiées, car elles ne sont disponibles que pour les travailleurs indépendants.

Besoin de savoir! Vous ne pouvez pas demander de dépenses simplifiées si vous avez déjà demandé des déductions en capital pour ou une que vous avez incluse comme dépense lorsque vous avez calculé les bénéfices de votre entreprise. Si nécessaire, demandez conseil à un comptable.

Calculer votre kilométrage professionnel

Enregistrer votre kilométrage professionnel au fur et à mesure est une bonne idée, car il peut être beaucoup plus facile de s’entraîner et de réclamer votre indemnité de kilométrage. Et votre réclamation est plus susceptible d’être exacte et crédible si HMRC peut voir des détails précis sur les dates, les miles parcourus, les voyages et les raisons. HMRC peut demander une preuve lors d’une enquête.

Il peut être sage de prendre l’habitude d’enregistrer les détails après chaque voyage pour lequel vous prévoyez de demander une indemnité de kilométrage. L’enregistrement manuel du kilométrage de votre entreprise prend plus de temps et d’efforts, tandis que des bouts de papier et des cahiers peuvent disparaître. Il est plus sûr d’enregistrer et de stocker vos détails de kilométrage dans une feuille de calcul ou à l’aide d’une application où les données sont stockées en ligne en toute sécurité. De nombreuses applications ont été créées pour aider les propriétaires d’entreprise à suivre et à enregistrer le kilométrage de leurs voyages d’affaires (certains utilisent même le GPS pour mesurer automatiquement le kilométrage professionnel).

Certains propriétaires d’entreprise indépendants estiment simplement leur kilométrage professionnel en demandant un pourcentage du kilométrage annuel total de leur véhicule. Donc, si votre voiture fait 1 000 miles par mois et que vous pouvez montrer que la moitié de cela est destinée à un usage professionnel, vous pouvez demander une indemnité de kilométrage de 6 000 miles par an (soit 2 700 £).

Comment demander l’allocation de kilométrage

Un bon logiciel de comptabilité fera tout le travail pour vous, vous économisant beaucoup de temps et de tracas. Vous entrez votre kilométrage professionnel et il calcule votre indemnité de kilométrage, que vous entrez dans votre déclaration de revenus d’auto-évaluation. Le montant est pris en compte et votre obligation fiscale est réduite en conséquence.

Si vous utilisez des dépenses simplifiées pour demander une indemnité kilométrique, vous ne pouvez pas réclamer de frais automobiles tels que l’assurance, la taxe routière ou le carburant, car ceux-ci sont pris en compte dans l’indemnité kilométrique.

Besoin de savoir! Gonfler délibérément votre demande d’indemnité kilométrique peut entraîner des pénalités. HMRC a une vision très sombre de toute personne qui entre délibérément de fausses informations dans les déclarations de revenus.

Pour plus d’informations

• Visitez le site Web du gouvernement GOV.UK pour lire le kilométrage de voyage et les taux et indemnités de carburant. Il existe également un outil en ligne qui vous permet de vérifier si des dépenses simplifiées pourraient faire économiser de l’argent à votre entreprise.