Pensez à votre histoire d’aventure préférée. Qu’il s’agisse du Seigneur des anneaux ou de Spirited Away, ils partagent tous une chose en commun: une mission globale — avec des tâches en cours de route et (espérons-le) un plan pour guider le héros jusqu’à son objectif.
De même, lorsque vous vous lancez dans un nouveau projet — qu’il s’agisse de rénover une maison ou de concevoir une nouvelle application — ce même sens de la structure et de l’élan aidera à garder les choses sur la bonne voie. C’est là qu’un plan de travail est utile.
Un plan de travail est un document qui trace la route vers votre objectif. Il comprend des éléments tels que les budgets et les ressources, ainsi que les calendriers et les contraintes. C’est un effort partagé entre vous, souvent les membres de votre équipe, et presque toujours les parties prenantes — dont vous aurez besoin pour adhérer.
Voici tout ce que vous devez savoir sur la création de votre premier plan de travail, y compris comment le faire approuver et quoi faire une fois votre projet terminé. Plongeons dedans.
- Qu’est-ce qu’un plan de travail?
- Pourquoi utiliser un plan de travail?
- Comment créer un plan de travail
- Calculez le « pourquoi »
- Donnez le contexte de votre projet
- Établissez votre stratégie et vos objectifs
- Définissez et coordonnez vos ressources
- Définir les risques et créer un plan d’urgence
- Créez votre plan de travail
- Enregistrement et suivi
- Évaluez le projet
Qu’est-ce qu’un plan de travail?
Un plan de travail est un document formel qui contient les étapes clés qui vous permettent d’atteindre un objectif. Il comprend les budgets, les ressources, les échéances, les jalons et un calendrier. Il est généralement réservé aux projets plus importants, mais vous pouvez utiliser une version allégée pour les tâches plus petites.
C’est un document d’orientation qui aide tout le monde à collaborer pour atteindre l’objectif final. Avant de jeter un coup d’œil à la façon d’en créer un, passons rapidement en revue quelques termes clés.
L’objectif décrit la chose que vous souhaitez atteindre. Par exemple, renommez votre entreprise, créez une application ou augmentez vos profits.
La stratégie est la voie que vous emprunterez pour atteindre votre objectif. Par exemple, si votre objectif était de changer de marque, cela pourrait inclure la conception d’un nouveau logo, la définition d’un nouveau ton de voix et la création d’un nouvel énoncé de mission.
Vos objectifs sont des livrables définis dans votre stratégie. Ils doivent être définis clairement, avec des délais et des facteurs mesurables. Les définir vous aide à rester sur la bonne voie et à mesurer les progrès.
Les tactiques sont des techniques que vous utiliserez pour vous aider à atteindre des objectifs spécifiques. Par exemple, si votre objectif est d’augmenter le nombre de visiteurs sur votre site Web, les tactiques peuvent inclure la recherche de mots clés, les articles de blog SEO, la publicité PPC, etc.
Pourquoi utiliser un plan de travail?
Un plan de travail peut vous aider à rester sur la bonne voie et à vous organiser. C’est également utile pour l’élan: Disposer d’un document décrivant chaque étape de votre projet vous permet, ainsi qu’aux autres membres de l’équipe, de répondre des étapes clés, ce qui est également utile pour les réunions intermédiaires lorsque vous devez expliquer vos progrès aux parties prenantes et à la haute direction.
Exemple de plan de travail
Comment créer un plan de travail
Créer un plan de travail peut prendre un peu de temps. Mais vous connaissez l’exercice: plus vous investissez de temps à l’avance, plus votre projet sera fluide — il est donc rentable de mettre du temps de côté pour bien faire les choses.
Calculez le « pourquoi »
Avant de commencer votre feuille de calcul, vous devrez établir votre objectif. Ou, en d’autres termes, définissez pourquoi vous faites ce que vous faites.
Le pourquoi est au cœur de tout. C’est votre objectif, votre quête, la raison pour laquelle votre projet existe en premier lieu. Essayez de condenser cela en une phrase ou deux de style ascenseur, que vous pouvez mettre au début (ou en haut) de votre plan de travail. Cela donne à quiconque le lit (y compris vous-même) un rappel rapide de ce dont il s’agit. Il est également pratique pour les parties prenantes et la haute direction, qui n’ont souvent pas beaucoup de temps et veulent juste un résumé de ce que vous faites.
Pour comprendre pourquoi, vous devrez probablement commencer par des réunions de lancement initiales avec les parties prenantes. Cela vous aidera à établir vos objectifs, votre portée et vos contraintes. Avant de vous diriger vers cette réunion, vous voudrez peut-être faire vous-même un travail préliminaire. Si vous avez du mal à démarrer, essayez de définir vos objectifs INTELLIGENTS. Ceux-ci peuvent vous aider à organiser vos pensées et à surmonter l’obstacle initial consistant à déterminer ce que vous souhaitez réaliser.
Donnez le contexte de votre projet
Vous avez, espérons-le, pensé à cela lors de la première étape, donc cette étape devrait être plus facile. Développez le contexte de votre projet, y compris des informations sur les concurrents, le marché actuel et la manière dont votre projet s’inscrit dans les objectifs commerciaux plus larges.
Voici quelques questions à vous poser (et, attention, des questions qui vous seront probablement posées par les parties prenantes):
- Quel est le but de votre projet et comment soutient-il des objectifs commerciaux plus larges?
- Comment votre projet répondra-t-il mieux aux demandes des clients?
- Comment votre projet se compare-t-il à ce que font les concurrents? Cela pourrait également alimenter votre « pourquoi » (vous devez peut-être publier une nouvelle version de quelque chose pour rester compétitif).
Établissez votre stratégie et vos objectifs
À l’aide de larges coups de pinceau, commencez à tracer votre itinéraire pour atteindre votre objectif, y compris les objectifs, qui doivent être mesurables. Si vous ne l’avez pas déjà fait, créez un diagramme INTELLIGENT pour vous aider à résoudre ce problème. Ou, si vous l’avez déjà fait, vous voudrez peut-être l’étoffer avec plus de détails.
Définissez et coordonnez vos ressources
Ensuite, calculez vos ressources. Des questions et réponses plus détaillées peuvent couvrir les éléments suivants:
- Combien de temps prendra votre projet ?
- Quel est votre budget, et d’où viendra-t-il ?
- Y a-t-il des contraintes ?
- Quels outils utiliserez-vous pour vous aider (outils de gestion de projet, logiciels de création de diagrammes…)
- Qui sera affecté à quel rôle ?
- Quels sont vos jalons et vos échéances ?
- À quoi ressemblera le succès et quelles sont vos mesures pour le mesurer?
Vous devriez également en apprendre davantage sur la contrainte triple. Avoir une compréhension de cela peut vous aider à jongler avec la portée, le temps et les coûts plus efficacement. Il peut également vous aider à planifier et à vous préparer à des choses qui ne sont pas idéales, mais qui sont également inévitables — comme les jours de maladie du personnel, les plantages de logiciels ou le retrait des sponsors.
Définir les risques et créer un plan d’urgence
Planifier le pire ne signifie pas que vous êtes pessimiste: c’est juste du bon sens. Cela signifie que si quelque chose se produit, vous serez plus susceptible de savoir quoi faire ensuite.
Les risques prennent toutes les formes — des urgences du personnel aux accidents qui ont un impact sur les budgets et les horaires. Parlez au plus grand nombre de personnes possible pour avoir une image aussi large que possible, puis créez un plan d’urgence à mettre en place, au cas où. C’est aussi une bonne idée de nommer quelqu’un pour assumer la responsabilité ici, au cas où l’un de ces risques deviendrait réalité. Avec chaque problème potentiel résolu, vous aurez de meilleures réponses pour vos parties prenantes et serez en mesure de les rassurer que vous n’avez rien laissé au hasard.
Créez votre plan de travail
Une fois que vous avez rassemblé toutes ces informations, il est temps de créer un modèle de plan de travail et de le remplir. Il doit inclure votre objectif, vos indicateurs de réussite, vos objectifs, vos délais, vos risques et d’autres informations utiles. Vous pouvez utiliser une feuille de calcul Excel ou opter pour un logiciel de gestion de projet, qui comprend généralement des modèles et des graphiques prédéfinis, ainsi que d’autres outils facilitant la collaboration.
Plonger dans d’autres diagrammes peut vous aider à ce stade. Certains chefs de projet aiment utiliser des diagrammes de Gantt (comme celui ci-dessous) pour cartographier leurs échéanciers.
Créé dans Cacoo
Enregistrement et suivi
Une fois que vous avez démarré, il est important de suivre les progrès et de faire un suivi avec chaque membre de l’équipe pour s’assurer que tout le monde fait face à la charge de travail et atteint ses objectifs.
Encore une fois, les logiciels de gestion de projet peuvent vous aider à rester au courant des choses et à repérer les problèmes tôt, sans avoir à vous promener au bureau et à demander à tout le monde en personne ou à envoyer des centaines d’e—mails – ce que votre équipe appréciera autant que vous. C’est également une bonne idée de planifier des check-ins réguliers, qui peuvent prendre la forme d’un ou de l’ensemble des éléments suivants: des stand-ups quotidiens, des réunions d’équipe rapides une fois par semaine, des réunions avec la direction et / ou les parties prenantes à des étapes clés.
Plus vous communiquez et collaborez, moins il est probable que les choses passent à travers les mailles du filet. C’est également une bonne occasion de revoir la qualité du travail et de fournir des commentaires et de faire des ajustements au fur et à mesure.
Évaluez le projet
Enfin, déterminez à quel point vous avez bien fait. Une réunion post-mortem (pas aussi morbide que cela puisse paraître) est essentielle ici car elle donne à tous les membres de l’équipe une chance de se réunir, de prendre du recul et de célébrer les victoires (ainsi que de résoudre de manière constructive les échecs).
L’évaluation est importante pour trois raisons: Premièrement, elle vous aide à déterminer si vous avez atteint votre objectif ou non. Deuxièmement, cela vous aide à expliquer le succès (ou les problèmes) du projet aux parties prenantes. Et troisièmement, il crée un précédent utile pour les projets futurs, avec des enseignements précieux tirés en cours de route.
