Cinq Stratégies pour Améliorer l’Efficacité de L’Admission des Patients

Quel est le processus d’admission des patients?

La prise en charge des patients couvre une variété d’opérations dans lesquelles les fournisseurs de soins de santé recueillent et organisent les données des patients à partir de leurs informations démographiques et d’assurance, de la collecte de formulaires de consentement, de l’examen des antécédents médicaux, de la collecte de copays, et bien plus encore. Tous ces processus contribuent à allonger les temps d’attente, et il est important de chercher des moyens de moderniser ces points de contact.

Les temps d’attente plus longs sont un fardeau pour les patients et peuvent même empêcher les patients de recevoir des soins: jusqu’à 30% des patients ont quitté le cabinet du médecin en raison du temps d’attente, et 20% envisageraient de changer de fournisseur si cela signifiait raccourcir l’attente.

Les longs temps d’attente des patients étant associés à une insatisfaction plus élevée et à des résultats encore pires pour les patients, la numérisation est nécessaire pour réduire considérablement les temps d’attente et rationaliser le processus d’admission des patients.

Ci-dessous, nous discutons des cinq principales stratégies pour améliorer l’efficacité de l’admission des patients.

Éloignez-vous du papier

Le processus d’admission des patients est entravé par la dépendance des soins de santé au papier. L’ancienne méthode consistant à demander aux patients de remplir leurs informations médicales sur un formulaire physique à leur arrivée dans une clinique ou un hôpital est gravement dépassée.

Les formulaires papier constituent un obstacle majeur à la transition vers un modèle de soins virtuels. Certains formulaires médicaux peuvent faire plus de 10 pages.

Les formulaires papier sont également sujets aux erreurs. Les patients peuvent souvent manquer des questions clés ou oublier accidentellement de cocher des cases clés, et pour les fournisseurs de soins de santé, il peut être difficile de lire une écriture illisible, ce qui ajoute du temps inutile et de la confusion.

De plus, la communication patient-médecin est multiforme. Il est facile de supposer que cela commence et se termine par des réunions ou des consultations en personne, mais cela ne doit pas nécessairement être le cas dans un monde numérique. 60% des patients s’attendent à ce que les fournisseurs communiquent sur les soins de santé de routine et la prévention en envoyant des SMS aux patients ou en participant à des discussions en ligne entre les rendez-vous.

Tout, des évaluations de la maladie, du diagnostic et du pronostic à une logistique simple comme informer les patients lorsqu’il peut y avoir un retard dans leur rendez-vous, contribue à rendre le processus d’admission des patients beaucoup plus efficace lorsqu’il est effectué numériquement. Des études indiquent que les patients sont beaucoup plus tolérants et moins incertains lorsque leurs fournisseurs communiquent des retards.

La solution claire pour aller de l’avant consiste à utiliser des technologies telles que des salles d’attente virtuelles pour naviguer dans le processus d’admission des patients.

Mettre en place une salle d’attente virtuelle

81% des professionnels de santé déclarent que le rythme de la transformation numérique des soins de santé pour leur organisation s’accélère, ce qui signifie que le moment est venu d’investir dans l’avenir et de pousser à la numérisation du processus d’admission des patients. Une excellente stratégie pour aller de l’avant est la transition vers des salles d’attente virtuelles.

Les salles d’attente virtuelles sont un service auquel les patients peuvent accéder de manière entièrement numérique, que ce soit sous la forme d’une application sur leur téléphone ou via leurs ordinateurs ou tablettes. Il permet aux patients d’utiliser leurs propres appareils pour effectuer des auto-vérifications, remplir des formulaires, communiquer avec leurs fournisseurs et recevoir des instructions avant de mettre les pieds dans une clinique ou un hôpital – et il peut également être utilisé pour des consultations virtuelles. Permettre la messagerie bidirectionnelle des patients via des salles d’attente virtuelles réduirait considérablement les temps d’attente des patients.

L’intégration d’un logiciel de portail patient avec des salles d’attente virtuelles permet un échange transparent de données dans lequel les informations sont mises à jour et téléchargées instantanément. Nous savons, par exemple, que les patients accordent beaucoup d’importance à la possibilité de prendre rapidement des rendez-vous, car 61% des consommateurs disent qu’ils changeraient de fournisseur étant donné qu’ils peuvent trouver des rendez-vous plus facilement. Sinon, ceux qui doivent encore remplir leurs données médicales peuvent profiter d’eForms, renonçant à la nécessité d’être physiquement dans une clinique ou un hôpital.

Les salles d’attente virtuelles prennent en charge non seulement de meilleurs flux de travail au bureau, mais également des visites virtuelles avec la technologie de télémédecine. Afin de passer à un modèle de soins virtuels où les soins virtuels deviennent une forme financièrement viable de visites de patients, les groupes de prestataires doivent inévitablement faire face au défi technologique de la salle d’attente virtuelle.

S’intègre à votre DSE

Une solution intelligente d’admission des patients devrait permettre aux patients de remplir des formulaires avant une visite et de mettre ces informations à jour automatiquement dans les systèmes de Dossier de santé électronique (DSE), de Gestion du Cycle des revenus (MCR) ou de Gestion de la pratique (PM) d’un cabinet.

Les systèmes peuvent être entièrement personnalisables, ce qui permet aux pratiques de simplifier leur processus d’admission grâce à des interfaces conviviales, ce qui facilite la création de nouveaux formulaires avec des liens de données discrets vers le DSE et le logiciel de gestion des pratiques.

Offrez le paiement de factures en ligne

À une époque où même les paiements physiques par carte deviennent obsolètes, car les achats sont souvent effectués sur des téléphones via des applications bancaires en ligne, il appartient aux fournisseurs de soins de santé de se lancer dans la facturation numérique.

La plupart des gens ont pris l’habitude d’utiliser les smartphones pour leurs achats, ce qui rend la facturation papier de plus en plus inutile et prend du temps. 83% des consommateurs préfèrent déjà les modes de paiement électroniques pour les factures médicales. Avec la forte demande de paiement sans contact, il est important d’offrir des paiements en ligne et d’avoir la possibilité d’utiliser des terminaux sans contact dans leurs bureaux.

Pour les fournisseurs, la facturation numérique est plus rentable, réduisant potentiellement 0,4% des coûts d’exploitation, ainsi que le temps entre les soins aux patients et le paiement. Cela permettrait une collecte transparente en facturant directement les patients pour ceux qui paient de leur poche ainsi que pour ceux dont les franchises et l’assurance ont déjà été traitées – des informations qu’un portail patient pourrait fournir automatiquement.

Une communication plus ouverte des coûts des soins de santé (tels que ce que l’assurance couvre par rapport à ce que le patient doit réellement) est très demandée, car 81% des patients estiment que cela les aiderait à gérer leurs responsabilités financières. Un système numérique est beaucoup plus propice à une telle communication instantanée plutôt qu’à un courrier papier encombrant.

Une solution de paiement en ligne pour les patients doit être disponible sur le portail patient de l’organisme de santé, sur son site Web, lors du processus d’admission en ligne ainsi que la possibilité de payer « sans contact » à la réception.

Reproduire le processus d’enregistrement de la compagnie aérienne

Le processus d’enregistrement des patients pourrait être amélioré en reproduisant l’industrie du transport aérien. Des entreprises comme Delta et AirFrance ont leurs propres applications mobiles personnalisées qui permettent non seulement aux clients de s’enregistrer un ou deux jours avant leur vol, mais aussi d’enregistrer des informations pour les futurs enregistrements à compléter presque entièrement au moment de l’achat. Au moment où les clients arrivent à l’aéroport, ils peuvent se mettre au sol au lieu d’attendre dans des files d’attente interminables.

Cela peut soulever des inquiétudes pour les fournisseurs de soins de santé, car ils préfèrent disposer des informations de santé les plus à jour pour leurs patients et la collecte de copays pourrait ne pas être idéale car ils devraient les rembourser en cas de non-présentation. Cependant, un système similaire peut encore être appliqué afin de simplifier considérablement le processus d’enregistrement.

Les consommateurs et les fournisseurs pourraient bénéficier d’un processus d’admission des patients plus efficace. Les cinq stratégies ci-dessus pour améliorer l’efficacité de l’admission des patients aident à réduire les temps d’attente, à augmenter la satisfaction et la rétention des patients et à ajouter de l’autonomie à toutes les personnes impliquées.

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Fondateur et PDG de Bridge Patient Portal, et propriétaire d’entreprise de 19 ans avec une vaste expérience dans l’informatique des soins de santé. John est juge pour les Prix de leadership eHealthcare 2020 et est apparu sur plusieurs podcasts, y compris le podcast Outcomes Rocket et le Podcast Hospital Finance.