7 Façons D’Amener Les Gens À Participer À Une Réunion Virtuelle

Pensez À vos réunions virtuelles cette semaine. Combien d’entre eux étaient productifs ? Et combien d’entre eux ont fait participer le groupe?

Je ne sais pas pour vous, mais j’ai couru et assisté à de nombreuses réunions où les gens étaient sur leurs ordinateurs portables et non engagés. C’était comme une perte de temps.

Pour amener les gens à participer et à s’engager, il faut une communication et un leadership appropriés, en particulier pour une réunion virtuelle.

Suivez ces 7 conseils pour organiser des réunions virtuelles productives que les gens attendent avec impatience et tirer le meilleur parti de votre équipe.

Astuce #1: Invitez les Personnes nécessaires à la Réunion

« Pourquoi suis-je ici exactement? »

Si vous ne savez pas qui vous invitez à la réunion, c’est ce que certaines personnes peuvent penser si elles n’ont pas besoin d’être là. Le plus n’est pas plus joyeux.

Avant votre réunion, prenez le temps de réfléchir aux personnes qui ont vraiment besoin d’être là pour prendre des décisions, faire du brainstorming ou renforcer l’esprit d’équipe. S’ils n’ont pas besoin de participer et ont juste besoin d’une mise à jour, demandez-vous si un e-mail après la réunion serait suffisant.

Si vous ne le faites pas, le pire des cas est qu’une personne non essentielle prend en charge la réunion et fait dérailler la conversation!

Bien sûr, vous devez inviter certaines personnes pour des raisons politiques et ce n’est pas grave. Vous voulez vous adapter à la culture de l’entreprise et vous assurer que les gens se sentent inclus. Tant que tout le monde doit être là, vous avez préparé le terrain pour participer.

Astuce #2: Encouragez les gens à utiliser la vidéo

Si vous souhaitez participer davantage à vos réunions, allumez votre appareil photo et demandez aux participants d’allumer également leur appareil photo.

Allumer votre appareil photo fera de vous un présentateur plus engageant. La caméra vous permettra d’exploiter la modalité visuelle de votre public et de l’engager à un niveau plus profond que l’utilisation de l’audio. De plus, s’ils peuvent voir votre visage, ils se sentiront plus obligés socialement de répondre à vos questions et à vos discussions. Alors ouvrez la voie et allumez votre appareil photo lors de la présentation, puis demandez aux autres de faire de même.

Lorsque d’autres participants à la réunion allument leurs caméras, ils seront moins susceptibles de réaliser plusieurs tâches et plus susceptibles de participer. Le multitâche est le tueur de participation.

Imaginez être dans une réunion où d’autres répondent à des courriels, font la lessive, parcourent des articles de presse et plus encore. Quelle est la probabilité que ces personnes participent à votre réunion virtuelle? Oui, c’est un gros zéro !

Donc, si vous voulez que les gens fassent moins de tâches multiples et soient plus engagés dans la réunion, demandez-leur d’allumer leurs caméras. Tirez ensuite parti de votre propre vidéo pour vous connecter avec eux et attirer leur attention.

Astuce #3 Accueillez les gens par leur nom lorsqu’ils entrent

Il y a longtemps, un de mes enseignants a déclaré: « Si vous voulez maximiser la participation, vous devez maximiser la sécurité. »

Pensez-y. Si vous vous sentez menacé ou mal à l’aise, exprimez-vous votre inquiétude ou partagez-vous votre opinion lors d’une réunion? Très probablement pas.

L’un des meilleurs moyens que j’ai trouvés pour accroître la sécurité lors de la réunion est de commencer par un accueil amical des participants à leur arrivée. Imaginez que vous vous connectez à une réunion virtuelle, et que vous voyez l’hôte en vidéo avec un sourire, les épaules détendues, et dit: « Hey Jack, bienvenue! »

Vous vous sentirez bien à ce moment-là. C’est ce que nous faisons dans nos cours hebdomadaires d’expression orale en ligne. Nous recevons des professionnels de tout le pays. Nous veillons à ce que tout le monde soit accueilli par son nom. Lorsque nous avons commencé à pratiquer cette pratique, nous avons remarqué une amélioration massive du niveau de confort des participants.

Si nous pouvons amener les gens à se détendre et à participer à un cours de prise de parole en public, alors je suis sûr que cette astuce fonctionnera comme par magie dans vos réunions virtuelles.

Astuce #4: Assurez-vous que l’équipe Comprend le But de la réunion

En tant que participant, si vous n’êtes pas clair sur le sujet de la réunion, le but le plus important, c’est confus et diminuera la probabilité que vous vous exprimiez.

Je sais que cela m’est déjà arrivé dans le passé, où je viens à une réunion et que quelqu’un commence par aller droit dans les mauvaises herbes sur un aspect du projet sans donner de contexte approprié. Cela peut donner l’impression d’ouvrir un livre au milieu et d’essayer de suivre ce qui se passe.

Une partie de l’explication du but consiste à identifier le sujet, pourquoi c’est important, puis également à expliquer le résultat: s’agit-il d’une réunion de prise de décision, d’une réunion de remue-méninges, d’une mise à jour? Donner aux gens une idée de ce à quoi s’attendre augmentera les chances qu’ils participent parce qu’ils ont cette prévoyance.

Maintenant, votre équipe comprend le but de cette réunion particulière, et vous pouvez élever encore plus leur engagement en leur rappelant comment cette réunion se rapporte à la vision globale du projet. Quel est l’objectif final? En rappelant aux gens ce vers quoi ils travaillent ou la vision plus grande, cela peut revitaliser l’énergie et donner aux gens un regain d’inspiration. Cette énergie supplémentaire peut être particulièrement utile dans un cadre virtuel.

Astuce #5: Créez une attente de participation

Après avoir défini l’objectif, vous devez définir les règles d’engagement. Cela crée une « attente de participation » dès le départ.

Faites savoir à tout le monde que vous voulez et appréciez leur entrée et qu’il est sûr de le faire. Souvent, les gens ne parlent pas parce qu’ils ont peur de paraître stupides ou d’avoir une « mauvaise » idée, pas parce qu’ils s’en fichent.

Si c’est un brainstorming, dites-leur que vous voulez toutes les idées possibles ici. S’il s’agit d’une réunion de prise de décision, mentionnez les critères (est-ce que tout le monde doit être d’accord?).

Et si vous voulez une session ciblée, demandez des ordinateurs portables à terre et des téléphones à distance. Il montre le leadership et communique que vous vous attendez à ce que la réunion soit engageante.

Au fil du temps, les collègues associeront des réunions engageantes à votre style de leadership. Alors définissez les règles!

Astuce #6: Faites une pause pour permettre aux Gens de Digérer et de réfléchir.

Chez Magnetic Speaking, nous parlons de la pause dans de nombreux contextes car c’est un outil aux multiples facettes et puissant. L’un des avantages de la pause est qu’elle permet aux gens de mieux comprendre ce que vous dites, car elle ralentit votre rythme, donnant au cerveau des auditeurs une pause pour digérer l’information. Cela peut être particulièrement utile si le sujet est complexe ou technique.

Beaucoup de gens ont du mal à faire une pause en général et prétendent que même une pause de 1 seconde peut sembler une éternité! Une pause peut sembler encore plus difficile dans un environnement virtuel, mais c’est encore plus critique ici car dans l’espace virtuel, nous avons moins d’indices visuels autour de nous. Vous devez donc absolument vous mettre à l’aise avec une pause dans une réunion virtuelle.

Tout d’abord, vous voulez vous assurer d’ajouter des pauses naturelles à ce que vous dites en général. Essayez une pause entre les idées, donnant aux gens la possibilité d’absorber l’information. Ils seront plus susceptibles de parler s’ils comprennent parfaitement ce que vous dites!

Ensuite, lorsque vous posez directement une question aux gens, une pause est INDISPENSABLE. Si vous faites le buzz à travers ce que vous dites et demandez ensuite: « OK qu’en penses-tu »you vous pourriez avoir des grillons. Il est normal que les gens mettent plus de temps à participer à un environnement virtuel car ils se sentent moins vus que dans une vraie pièce, alors ne vous sentez pas obligés de remplir immédiatement le silence vous-même. Laissez-le s’asseoir et posez même une question de suivi comme: « est-ce que cela a du sens? » ou  » es-tu avec moi? »pour inciter les gens.

Vous pouvez également donner directement aux gens la permission de s’arrêter et de réfléchir en disant quelque chose comme: « J’aimerais entendre vos commentaires, prendre un moment et me faire savoir ce que vous pensez. »

Enfin, dans une réunion virtuelle, il y a souvent un retard naturel. Cela peut sembler éternel au début, et encore une fois vous pourriez ressentir l’envie de remplir le silence, mais soyez à l’aise avec cela et vous verrez que la pause ajoutée peut permettre encore plus d’espace pour la participation.

#7 Appelez les gens Par leur nom

Si vous avez jeté les bases, établi des attentes et fait tout ce qui est énuméré dans les conseils précédents, vous verrez plus de participation que jamais.

Si la réunion a été longue et que l’attention commence à vaciller, vous pouvez utiliser cette méthode pour injecter de l’énergie immédiate dans la réunion. La méthode consiste à appeler les gens par leur nom afin de les garder attentifs et sur leurs orteils.

Lorsque vous commencez à appeler les gens par leur nom, les oreilles des gens commencent à se relever. Cela se produit parce que personne ne veut être appelé et ne semble pas au courant de ce qui se passe et demande: « désolé, j’ai raté çawhat quelle était la question? »

Voici un exemple :

Facilitateur :  » alors qu’en pensez-vous les gars? »

* silence *

Animateur : « quelqu’un? »

Ce n’est pas une situation amusante à vivre. Mais si vous avez une faible participation, vous pouvez faire appel à quelqu’un par son nom pour obtenir ses pensées pour entamer la conversation. Vous pouvez ensuite faire appel à quelqu’un pour maintenir la conversation en vie.

C’est ce qu’on appelle « avoir un style de facilitation provoquant ». Cela provoquera une conversation pour lancer le bal, car maintenant Brian doit commenter ce que Sarah a dit.

Non seulement cela garde les gens sur leurs gardes, mais cela aide également à encourager les personnes les plus introverties ou timides à parler lors de la réunion et à exprimer leurs pensées au groupe. Parce que les personnes introverties ne partagent pas ouvertement leurs pensées aussi facilement que les personnes extraverties, il est utile d’offrir ce coup de pouce supplémentaire. C’est ce que vous leur donnez lorsque vous les appelez par leur nom, l’encouragement à parler.

Commencer par des gens que vous connaissez ouverts au partage, puis se développer petit à petit est une bonne stratégie pour renforcer la confiance en équipe.

L’utilisation de ces conseils vous aidera à obtenir un engagement maximal lors de votre prochaine réunion virtuelle. Au fil du temps, ces méthodes ont donné le ton à des conversations animées, énergiques et productives.