Tout au long du cycle de vie du développement des systèmes, l’analyste, la direction et les utilisateurs ont évalué les systèmes et réseaux d’information en évolution pour donner une rétroaction en vue de leur amélioration éventuelle. Une évaluation est également nécessaire après la mise en œuvre du système.
Techniques d’évaluation
Compte tenu de l’importance de l’évaluation continue des systèmes et réseaux d’information, de nombreuses techniques d’évaluation ont été conçues. Ces techniques comprennent l’analyse coûts-avantages (comme discuté dans le chapitre « Gestion de projet »); des modèles qui tentent d’estimer la valeur d’une décision basée sur les effets de l’information révisée en utilisant la théorie de l’information, la simulation ou les statistiques bayésiennes; des évaluations d’utilisateurs qui mettent l’accent sur les problèmes de mise en œuvre et la participation des utilisateurs; et des approches d’utilité du système d’information qui examinent les propriétés de l’information.
Chaque type d’évaluation a un but différent et présente des inconvénients inhérents. L’analyse coûts-avantages peut être difficile à appliquer, car les systèmes d’information fournissent pour la première fois des informations sur les objectifs, ce qui rend impossible la comparaison des performances avant et après la mise en œuvre du système ou du réseau distribué. L’approche révisée d’évaluation des décisions présente des difficultés, car toutes les variables impliquées dans la conception, le développement et la mise en œuvre du système d’information ne peuvent être calculées ou quantifiées. L’approche de la participation des utilisateurs donne un aperçu des nouveaux projets en fournissant une liste de contrôle des comportements potentiellement dysfonctionnels de divers membres de l’organisation, mais elle met l’accent sur la mise en œuvre par rapport à d’autres aspects de la conception du SI. L’approche de l’évaluation de l’utilité du système d’information peut être plus complète que les autres si elle est élargie et appliquée systématiquement.
L’approche de l’utilité du système d’information
L’approche de l’utilité du système d’information pour évaluer les systèmes d’information peut être une technique complète et fructueuse pour mesurer le succès d’un système développé. Il peut également servir de guide dans le développement de tout projet futur que l’analyste pourrait entreprendre.
Les utilités de l’information comprennent la possession, la forme, le lieu et l’heure. Pour évaluer le système d’information de manière globale, ces utilitaires doivent être élargis pour inclure l’utilité d’actualisation et l’utilité d’objectif. Ensuite, les utilitaires peuvent être considérés comme répondant adéquatement aux questions de qui (possession), quoi (forme), où (lieu), quand (heure), comment (actualisation) et pourquoi (objectif). Un exemple de cette approche de l’utilité de l’information peut être vu dans l’évaluation d’un système d’inventaire du sang dans l’illustration de la figure ci-dessous.
Un système d’information peut être évalué comme réussi s’il possède les six de ces utilitaires. Si le module système est jugé « médiocre » en fournissant l’un des utilitaires, l’ensemble du module sera voué à l’échec. Une réalisation partielle ou « équitable » d’une utilité entraînera un module partiellement réussi. Si le module système d’information est jugé « bon » pour fournir chaque utilité, le module est un succès.
L’utilité de possession répond à la question de savoir qui devrait recevoir la production ou, en d’autres termes, qui devrait être responsable de la prise de décisions. L’information n’a aucune valeur entre les mains de quelqu’un qui n’a pas le pouvoir d’apporter des améliorations au système ou de quelqu’un qui n’a pas la capacité d’utiliser l’information de manière productive.
L’utilitaire de formulaire répond à la question de savoir quel type de sortie est distribué au décideur. Les documents doivent être utiles à un décideur particulier en termes de format du document et de jargon utilisé. Les acronymes et les en-têtes de colonne doivent être significatifs pour l’utilisateur. En outre, les informations elles-mêmes doivent être sous une forme appropriée. Par exemple, l’utilisateur ne devrait pas avoir à diviser un nombre par un autre pour obtenir un rapport. Au lieu de cela, un ratio doit être calculé et affiché bien en évidence. À l’autre extrême se trouve la présentation de trop de données non pertinentes. La surcharge d’informations diminue certainement la valeur d’un système d’information.
Place utility répond à la question de savoir où les informations sont distribuées. Les informations doivent être livrées à l’endroit où la décision est prise. Des rapports plus détaillés ou des rapports de gestion antérieurs devraient être déposés ou stockés pour faciliter l’accès futur.
Utilitaire de temps
répond à la question de savoir quand les informations sont livrées. L’information doit arriver avant qu’une décision ne soit prise. Les informations tardives n’ont aucune utilité. À l’autre extrême se trouve la livraison d’informations trop longtemps avant la décision. Les rapports peuvent devenir inexacts ou peuvent être oubliés s’ils sont livrés prématurément.
L’utilitaire d’actualisation implique la façon dont l’information est introduite et utilisée par le décideur. Premièrement, le système d’information a de la valeur s’il possède la capacité d’être mis en œuvre. Deuxièmement, l’utilité d’actualisation implique qu’un système d’information a de la valeur s’il est maintenu après le départ de ses concepteurs, ou si une utilisation ponctuelle du système d’information obtient des résultats satisfaisants et durables.
L’utilité d’objectif répond au « pourquoi » des systèmes d’information en demandant si la sortie a de la valeur pour aider l’organisation à atteindre ses objectifs. L’objectif du système d’information doit non seulement être conforme aux objectifs des décideurs, mais il doit également refléter leurs priorités.
