var inte eländig om dina fakturor: en Guide

i professionella tjänster handlar några av de mest grundläggande diskussionerna om timpriser, månatliga hållare och projektbaserade avgifter. Framgångsrikt uppfyller kundens behov vindar upp involverar så mycket samtal kring kostnaden som det gör det faktiska arbetet begärs – och som ett resultat, avtalsvillkor måste noggrant och minutiöst kommit överens om innan du börjar. Detta gör det särskilt viktigt att klargöra exakt vilka aktiviteter som utgör fakturerbara vs. icke-fakturerbara timmar.

lättare sagt än gjort, men som att bestämma vilken uppgift som tillhör vilken kategori kan presentera en ganska utmaning. Därefter måste faktureringsprocessen genomgå både att skicka räkningar och ta emot betalning på en rimlig tidslinje.

men det finns goda nyheter: att anta bästa praxis kring billables kan hjälpa till att göra hela processen enklare. Med en tydlig förståelse för vad som kan faktureras till kunder och hur man bäst fakturerar kan företag effektivisera verksamheten, förbättra den totala effektiviteten och uppleva högre lönsamhet. Läs vidare för att lära dig tre smarta strategier för att hjälpa ditt företag att öka fakturerbara timmar, minska icke-fakturerbara timmar och navigera projektfakturering med tillförsikt framåt.

men första saker först: Vad är fakturerbart och vad är det inte?

Vad är fakturerbara timmar?

fakturerbara timmar är inte bara” arbetade timmar”, tyvärr. Det kommer alltid att finnas en viss procentandel av uppgifter som måste slutföras och inte faktureras. Kort sagt: fakturerbara uppgifter är ”rent projektarbete som kan faktureras tillbaka till kunden”, som projektplanering, kundkommunikation och möten (både schemalagda och oplanerade), forskning, produktionsarbete, teknik och revisioner.

Vad är fakturerbara vs icke-fakturerbara timmar?

icke-fakturerbara timmar omfattar de aktiviteter som din organisation skulle göra även om klienten inte fanns. Dessa aktiviteter inkluderar interna möten, nätverk och prospektering för nya kunder, marknadsföring och reklam, administrativa uppgifter som pappersarbete, arkivering, fakturering, kostnadsspårning, buggfixning eller kodrefactoring, utbildning etc.

Vad är vikten av att spåra fakturerbara och icke-fakturerbara timmar?

vi vet alla att tjänsteleverantörer älskar att fakturera klienten för många fakturerbara timmar, men vi kan inte heller förneka att du också måste motivera den tid du har spenderat på en uppgift eller ett projekt. Att spåra timmar korrekt är inte bara nödvändigt så att du kan göra dina projekt mer framgångsrika i framtiden, utan också för att det ger realistisk vision i flera affärsstatistik som:

• hur mycket tid dina anställda spenderade på en viss uppgift eller ett projekt
• hur mycket vinst eller förlust ditt företag gjorde
• hur mycket är ditt team produktivt och vad är dess prestanda
• hur kan du planera mer effektivt
• hur ska du göra bättre framtida faktureringsberäkningar
• hur mycket är ditt team produktivt och vad är dess prestanda kostnadseffektivt projektet var för ditt företag
• hur man gör projekt mer fruktbara i framtiden

låter bra? Låt oss sedan gå vidare till de bästa metoderna:

1. Investera i kvalitet tid spårningsprogram

kvalitet föder kvalitet. Men enskilda anställda som noggrant fångar timmar i ett kalkylblad, Word doc – eller till och med med penna och papper – mäter inte exakt. Andra måste fortfarande aggregera dessa data till något meningsfullt, redogöra för olika lönesatser och mer – och även då är potentialen för mänskliga fel nästan garanterad. Utan exakt, realtidsprojektspårning på plats saknar en organisation rätt verktyg för att mäta fakturerbara timmar exakt – vilket i slutändan resulterar i stadigt förlorade intäkter. Att investera i en tidsspårningsprogramvara som flitigt och snabbt registrerar anställdas timmar med lätthet och bekvämlighet är det enda sättet att säkerställa sann kvalitet. Fördelarna är omedelbara:

• spara tid och bortkastad ansträngning av anställda och ekonomipersonal när allt som hör samman med tid och fakturering automatiseras.
• förstå en anställds bidrag-både till enskilda projekt och företagets övergripande hälsa och framgång—genom att se hans eller hennes utnyttjandegrad och produktivitet.
• utvärdera hälsa och status för ett projekt i realtid genom att titta på projektets framsteg jämfört med de anställdas timmar.
• fördela (eller omfördela) dina bästa resurser baserat på kunder som bidrar mest till dina intäkter.
• fånga den faktiska kostnaden för projekt och utnyttja de aggregerade data för att säkerställa att framtida projekt uppskattningar är mer exakta.

2. Spåra allt-inklusive icke-fakturerbara timmar

spårning av fakturerbara timmar är ett framträdande företag – men mindre är fördelarna upptagna genom att övervaka och undersöka icke-fakturerbara. Genom att göra så, företag har möjlighet att upptäcka några spännande trender i ”helheten” samt de fina punkterna. Med en snygg översikt över situationen kan du börja flytta prioriteringar och sätta riktlinjer för olika uppgifter som möten, träning och lagaktivitet. Till exempel, hur mycket mötestid krävs för kundprojekt? Hur mycket tid ska ägnas åt träning? Fungerar ditt team bra tillsammans? Med varje insikt kommer förmågan att förbättra situationen för alla.

3. Automatisera för att fakturera uppgifter

administrativa uppgifter kommer aldrig att vara fakturerbara timmarsuppgifter, så varför inte minimera deras inverkan? Det bästa sättet att uppnå detta är genom automatisering. En lätt distribuerad, skalbar lösning kan ge allt en organisation behöver för att lyckas:

• anställda kan ta tillbaka den värdefulla tid att hålla reda på sina timmar och uppgifter, vilket innebär att potentiella fakturerbara timmar ökar när medarbetarnas frustration minskar.
• Chefer har i realtid insyn i projektets framsteg och lönsamhet hittills, vilket gör det möjligt att göra justeringar.
• Finans och fakturering behöver inte längre noggrant aggregera olika datakällor för att fakturera kunder och är på samma sida med leveransteamet.
• kunder får automatiska fakturor som är konsekventa och informativa. Bonus: kunder är mindre benägna att invända mot projektkostnader när de tydligt kan se hur timmar har tilldelats.
• företaget drar nytta av att minimera icke-fakturerbara timmar och att skicka fakturor direkt i tid varje månad.

med en mjukvarulösning som centraliserar tidsupptagning, eliminerar utmaningarna i ett manuellt system, effektiviserar fakturering och fakturering, sparar tid, förbättrar moralen och glädjer kunder, undrar du hur du någonsin fungerade utan en automatiserad mjukvarulösning.