när projektet har delats in i aktiviteter och resurser som tilldelats dessa aktiviteter är det dags att bestämma aktivitetens varaktighet. Denna betydelse av detta steg bör inte tas lätt, eftersom dessa varaktigheter kommer att användas för att konstruera projektschemat.
precis som de små o-ringarna som tog ner rymdfärjan Challenger, resulterar en liten underskattning ofta i en kedjereaktion som projektet inte kan återhämta sig från.
PMBOK
PMBOK innehåller en process som kallas ”Estimate Activity Durations” som omfattar de uppgifter som är involverade i att förbereda aktivitetsvaraktighetsuppskattningar.
PMBOK, 5: e upplagan, avsnitt 6.5, ”Estimate Activity Durations”
Estimate Activity Durations är processen att uppskatta antalet arbetsperioder som behövs för att slutföra enskilda aktiviteter med uppskattade resurser. Den viktigaste fördelen med denna process är att den ger den tid som varje aktivitet tar att slutföra, vilket är en viktig insats i utvecklingsplanen.
för att bestämma tillgången på resurser konsulterar en projektledare ett dokument som kallas en resurskalender. Detta anger tillgången på en resurs, till exempel,
Mark är på arbetsplatsen X från september. 1 till Sep. 30
uppenbarligen kan det nya projektet som planeras inte använda denna arbetare vid den tiden (om inte arrangemang görs med den andra projektledaren, antar jag). Resurskalendern kan sträcka sig från en enkel lista över arbetstagarnas tillgänglighet till full kalender inom projekthanteringsprogramvara som spårar anställdas scheman.
på föregående sida listade vi de tre huvudtyperna av uppskattningar. På den här sidan kommer vi att expandera dem, arbeta igenom dem och lägga till ytterligare en. De fyra typerna av uppskattningar är:
- Analog uppskattning
- parametrisk uppskattning
- Trepunktsuppskattning
- Expertbedömning
Analog uppskattning
som namnet antyder är detta när du gör en analogi med samma eller liknande uppgift som har utförts tidigare. Detta är den bästa informationskällan eftersom det faktiska arbetet är extremt tillförlitligt, även om det kräver justeringar. För vårt timmerhus exempel, tidigare projekt ger en utmärkt jämförelse för att bestämma resurser, kostnader och varaktigheter. Faktum är att många företag har många liknande projekt, och detta är den naturliga utgångspunkten. För varje uppgift måste du dock ofta göra några justeringar. Här är en checklista över justeringar:
- uppgiften är större eller mindre än den sista.
skala varaktigheten upp eller ner med lämplig mängd. Till exempel har timmerhuset något mer kvadratmeter, eller uppfarten är längre, eller flera fler fönster har lagts till. Det här låter kanske uppenbart men det är inte de stora, uppenbara sakerna som orsakar problem för projektledare, det är de små sakerna, och du måste se till att du innehåller tillräckligt med händelser för dem. - uppgiften behöver specialprodukter eller tjänster som den sista inte gjorde.
lägg i så fall till lämpliga produkter och tjänster och fortsätt som vanligt. Detta låter också uppenbart men har lika stor potential för projektöverskridanden. Till exempel kräver de något större takstolarna nästa större kranstorlek. Eller grunden kräver borttagning av sten istället för lera. - uppgiften är för en något annorlunda slutprodukt.
Bestäm skillnaden i material och / eller utförande och räkna ut skillnaden i resurser, kostnad och tid. Du kan till exempel beräkna från planerna att timmerhuset kräver 20% mer virke än det föregående. Då kan du uppskatta att det skulle ta 20% mer tid i träarbetet.
ett av de mest problematiska problemen med analog uppskattning är att det bara är lika tillförlitligt som den uppgift uppskattningen tas från. Ofta måste du ha varit projektledare för komparatorprojektet, eller åtminstone tillräckligt nära det för att veta vad som hände och hur det gick. Säg till exempel att kranen bröt ner och tillbringade fyra dagar på plats istället för två, du skulle vara dubbelt så lång tid (och pris) om du inte visste om den detaljerna och därför inte redogjorde för det.
dessutom är produktiviteten i arbetet ett viktigt övervägande. För kunskapsarbetare som ingenjörer, att lägga till fler av dem saktar ibland ner Produktions-och beslutsprocessen istället för att påskynda den. På samma sätt har en mycket erfaren arbetare högre produktivitet än en mindre erfaren. Således, om det tidigare projektet använde en oerfaren arbetare för att placera takstolarna, och den här gången kommer du att använda en mer erfaren, kan uppskattningen och bör vara annorlunda.
parametrisk uppskattning
en andra vanlig metod för att uppskatta uppgiftsvaraktigheter kräver att arbetet borras ner i en enhetskostnad, till exempel en byggtid per kvadratmeter timmerhus. Här är några exempel:
- Total byggtid per kvadratmeter timmerhus.
- Hälltid per kubikmeter betong.
- installationstid för Matta per kvadratfot.
inom verkstadsindustrin görs nästan allt på detta sätt, från ingenjörstiden ner till byggmaterialen. Om timmerhusföretaget höll reda på byggtiden, särskilt för den enskilda uppgiften ”träarbete”, tillsammans med kvadratmeterna i hemmet, kunde de så småningom komma fram till en ganska bra parametrisk uppskattning för uppgiftens varaktighet. Om ditt företag har många liknande projekt och inte gör det, borde det.
ibland innehåller ett parametervärde fasta föremål, till exempel dörrar och fönster som kräver en fast tid för installation oavsett hur mycket timmer det finns att bygga. I detta fall kan de fasta objekten separeras och läggas till den totala parametriska uppskattningen.
Trepunktsuppskattning
i denna metod bestämmer uppskattaren tre siffror:
- optimistisk
- troligtvis
- pessimistisk
den andra, ”troligtvis” är genomsnittet av vad uppgiftsvaraktigheten skulle vara om den utfördes många gånger. Det är den ”normala” uppskattningen att du annars kan komma med att använda de andra metoderna. De andra två representerar de övre och nedre gränserna som du sannolikt inte kommer att överskrida.
för att göra detta numeriskt skulle du tilldela ett säkert intervall för de övre och nedre gränserna (optimistiska och pessimistiska värden), till exempel 90%. Många läroböcker använder 99% eller något annat värde, metoden varierar. Men om du konsulterar tidigare projekt och bestämmer 90% konfidensintervall (1 av 10 projekt överstiger) kan du köra med det.
vanligtvis används en av två fördelningar. Den triangulära fördelningen är helt enkelt ett genomsnitt av de tre uppskattningarna och betafördelningen är lite hårdare.
| triangulär (Genomsnittlig) distribution | Beta distribution |
|---|---|
| te = (a + m + b) / 3 | te = (a + 4m + b) / 6 |
där:
- te = förväntad varaktighet
- a = optimistisk
- m = mest sannolikt
- b = pessimistisk
den triangulära fördelningen kommer att skeva resultaten till det värde som ligger långt ifrån det mest sannolika värdet. Om du vill att uppskattningen ska vara stramare (närmare) det mest troliga värdet, använd beta-distributionen. Jag tror inte att det borde bli mer komplicerat än så här. Du måste bestämma hur tätt det mest troliga värdet du vill vara.
till exempel, låt oss säga den förväntade varaktigheten av uppgiften träarbete är 18 dagar (m = 18), och du räkna det finns betydande potential för förseningar. Den optimistiska uppskattningen är 15 dagar (a = 15), men den pessimistiska uppskattningen är 33 dagar (b = 33). Betafördelningen ger:
te = (15 + 4 x 18 + 33) / 6 = 20 dagar
den ursprungliga uppskattningen var 18 dagar, men på grund av potentialen att nå så mycket som 33 dagar bör uppskattningen ökas till 20 dagar.
om du fortsätter längre ner på denna väg är standardavvikelsen för uppgiften helt enkelt:
aubbite = (b – a) / 6
om du lägger till alla varaktigheter (millisekunder m) och standardavvikelser (millisekunder) för varje uppgift, kommer du att ha den totala projekttiden såväl som standardavvikelsen. Du kan dra följande slutsatser från detta:
- konfidensnivån för en standardavvikelse, dvs.
- konfidensnivån i två standardavvikelser, dvs.
- konfidensnivån i två standardavvikelser, dvs.
i exemplet ovan är standardavvikelsen för träarbetet (33 – 15) / 6 = 3.0. Därför är uppgiftens varaktighet:
- 20 dagar är den officiella uppskattningen.
- 23 dagar med 68% förtroende.
- 26 dagar med 95% förtroende.
- 29 dagar med 99,7% förtroende.
skulle inte din chef älska det här?
låt dig inte luras av snygg statistik om dina indata är opålitliga. Resultatet är bara lika bra som inmatningsdata, med andra ord sopor in, sopor ut.
Expertbedömning
professionella estimatorer kommer att säga att trots alla tekniker i boken kommer en teknisk expert att vara den bästa resursen du någonsin kan ha. De kan vara den enda resursen du behöver för att uppskatta. Tekniska experter är notoriskt upptagna eftersom deras expertis används i många projekt. Men om du har tillgång till en, oavsett om du är inne i företaget eller ute, bör du hitta ett sätt att använda dem.
men vad händer om en teknisk expert motsäger de andra metoderna? Låt oss till exempel säga att du installerar mattan och din mattinstallatör berättar att ett visst projekt kommer att ta 4 dagar, men tidigare erfarenhet (analagous) säger att det tar 10 dagar. Hur värdefull är expertens åsikt då? Det är svårt att ge goda råd som gäller alla situationer. Du måste helt enkelt väga de två metoderna mot varandra, med tanke på de underliggande uppgifterna för varje metod. Till exempel kanske den här mattinstallatören ofta underskattar varaktigheten, eller de tidigare erfarenhetsuppskattningarna är snedställda av en viss data.
projektledning i sig existerar inte oberoende av den tekniska expertis som ingår i projektet. Det vill säga projektledaren eller ledningsgruppen måste vara åtminstone passingly bekant med de tekniska aspekterna av arbetet eller projektet har liten chans att lyckas.
exempelprojekt
för att bygga vårt timmerhus skulle vi inspektera varje resurstabell från föregående steg och bestämma hur lång tid som krävs. I det här fallet har jag inkluderat händelser mellan 50% och 100%, eftersom varaktigheten måste inkludera stilleståndstid. Till exempel kan det finnas 3 dagar med VVS men uppgiften måste inkludera tiden innan de anländer, och jag tror inte att de sannolikt kommer fram i tid.
| uppgift ID | namn | varaktigheter | kostnad |
|---|---|---|---|
| 110 | utgrävning | 6 dagar | $5,850 |
| 120 | häll Foundation | 10 dagar | $4,700 |
| 210 | träarbete | 20 dagar | $60,850 |
| 310 | elektriska & VVS | 10 dagar | $20,260 |
| 320 | golv | 8 dagar | $18,760 |
| 330 | efterbehandling | 12 dagar | $16,760 |
| 410 | landskapsarkitektur | 14 dagar | $7,620 |
| totalt | 80 dagar | $134,800 | |
tror du att du kan bygga ett litet timmerhus för $134,800?
den totala varaktigheten på 80 dagar vid denna tidpunkt betyder inte mycket. Ett enkelt tillägg av uppgiftslängder tar inte hänsyn till en potentiell minskning på grund av att uppgifter utförs parallellt eller en potentiell ökning på grund av tillgången på resurser. I nästa steg bestämmer vi den ”kritiska vägen” så att vi potentiellt kan förkorta schemat.
