om din ideella organisation har ett stort antal volontärer, tillgång till en lämplig plats, tillräckligt intresserade medlemmar att dyka upp och bjuda på rimligt höga nivåer och kontakter med handlare, yrkesverksamma eller skickliga medlemmar som kommer att donera föremål för budgivning eller tillhandahålla sponsring och annan hjälp, kan en liveauktion vara ett bra sätt att samla in pengar. Du kan göra det till ”main event” eller kombinera det med något annat evenemang, till exempel en galamiddag.
men underskatta inte arbetet i förväg. Du måste börja planera cirka fem till åtta månader i förväg och ta hand om de förberedande stegen som beskrivs nedan.
- Ställ in mål för deltagande, upphandling och tjäna
- planera en Budget
- ange datum och plats
- välj en auktionsförrättare
- skicka ut inbjudningar
- värva donationer av varor och tjänster
- förbereda skriftligt material
- marknadsför och publicera evenemanget
- skapa ett Sittdiagram
- 10.Ställ in visningar av auktionsobjekt
- Ställ in ett kassasystem
- planera” Day of Event ” – uppdrag
Ställ in mål för deltagande, upphandling och tjäna
för att se till att din auktion kommer att tjäna pengar, hjälper det att identifiera genomförbara mål för antalet personer som kommer att delta, hur många objekt kommer att vara tillgängliga för budgivning, och hur mycket dessa objekt kommer att tjäna vid försäljning. Du hittar råd om det i Q& A, ” Hur mycket kan vår ideella förvänta sig att tjäna om vi håller en liveauktion?”
planera en Budget
kör några nummer för att se till att ditt evenemang blir lönsamt och hjälp med att planera vilka objekt du behöver begära för lån eller donation. Dina stora utgifter, beroende på dina befintliga tillgångar och vad du får donerade, kommer sannolikt att inkludera en halluthyrning, mat och dryck, dekorationer, ett utmärkt ljudsystem, utskrift av kataloger och program, clipboards och pennor och auktionsförrättaren eller webbhotell avgift. Fråga runt för att se om en medlem kommer att ge en för ferrying auktion objekt till hallen — om inte, du kan behöva hyra en.
på inkomstsidan kan du planera att debitera inträde, sälja annonsutrymme i din katalog, begära sponsring av företag (tillsammans med donationer av varor), hålla lotterier eller ballongpoppar, sälja en signaturdrink och naturligtvis ta in vinster från de föremål som auktioneras ut.
ange datum och plats
många ideella organisationer väljer att hålla auktioner på hösten, för människor som börjar köpa semestergåvor men ännu inte i ett tillstånd av shoppingutmattning. Helgkvällar är i allmänhet bäst, så att gästerna inte har något emot att stanna sent. Om det finns en anledning att välja en vardag, överväga att börja tidigt, till exempel klockan 5:30. Planerar att mata dem middag, för.
om du redan har en plats i åtanke, kanske din skolas auditorium eller styrelsemedlems extra stora vardagsrum, bra, om inte, det här är en av de tidigaste detaljerna du behöver ta hand om, både för att se till att platsen är tillgänglig, och så kan du meddela det i alla ”Spara datum”-meddelanden eller på din webbplats.
plats är en viktig faktor för framgången för ditt evenemang. Leta efter en plats som är inomhus, tillräckligt stor för att inte bara placera din avsedda publik och låta dem umgås utan också för att visa saker du planerar att sälja; men inte så stor att gästerna känner sig förlorade eller lagrade. Det bör också vara väl upplyst, bekvämt för dina troliga deltagare, och i övrigt i linje med den avsedda stämningen av händelsen.
välj en auktionsförrättare
tjänsterna hos en professionell auktionsförrättare — som faktiskt kan komma med en personal av hjälpare — kommer förmodligen att kosta flera tusen dollar (ibland beroende på din inkomstnivå). Naturligtvis kommer en riktig professionell att tjäna tillbaka lönen och sedan några, genom konsten att stimulera budgivningen på lämpligt sätt, inspirera publikens entusiasm och veta hur man hanterar frågor som en lugn i budgivningen.
skicka ut inbjudningar
välgörenhetsauktioner tenderar att locka medlemmar i din grupp mer än världen i stort, så för att göra det till en framgång, skicka medlemmar Spara datum e—post så snart du har grundläggande datum, tid och plats utarbetat-upp till fem månader i förväg. Följ dem med tryckta inbjudningar, från 60 till 90 dagar före evenemanget.
be folk att svara genom att köpa biljetter i förväg. Det undviker att människor ändrar sig i sista minuten, och minskar mängden kontanter som hanteras av dina registreringspersoner.
värva donationer av varor och tjänster
nyckeln till att göra din auktion lönsam är att auktionera ut mestadels eller helt donerade varor. Även objekt som lockar låga bud är ren vinst för dig-och kommer att föra tillbaka fyndjägare i efterföljande år.
få den här processen igång så snart du vet datumet för ditt evenemang. Att ha en volontärutskott börjar begära saker tre till sex månader innan evenemanget är optimalt.
din auktion ska ha något för alla typer av publikmedlemmar. Populära föremål inkluderar biljetter till resor, rekreation och sport; kändis-och sportmemorabilia; presentkort för mat, kultur och underhållning; hälso-och skönhetsprodukter och tjänster (spa-presentkort är populära); konst och hantverk och hem d ouguiscor; Elektronik; professionella tjänster; praktikplatser för Ungdomar; gåvor till barn; och paket eller unika upplevelser som kombinerar något av ovanstående. Förbered minst en eller två stora biljettartiklar, som en resa till Hawaii.
förbereda skriftligt material
för både interna ändamål och för allmänheten, förbereda några eller alla av följande:
- master lista över objekt som är tillgängliga för budgivning
- auktion katalog
- händelseprogram
- budgivning instruktioner
- Bud ark (för en tyst auktion)
- recorder ark (för en levande auktion endast), och
- pickup kvittoformulär.
detaljer och prover av dessa finns i se volontärernas guide till insamling; samla in pengar till din skola, Team, bibliotek eller samhällsgrupp (Nolo).
marknadsför och publicera evenemanget
om du har tur kommer dina inbjudningar ensamma att räcka för att locka människor till ditt evenemang—men ytterligare kampanjer kan vara nödvändiga. När du publicerar en auktion, generera spänning genom att beskriva några av de viktigaste föremålen för budgivning. Utmana också var och en av dina ledare och kärnvolontärer att sälja ett visst antal biljetter.
skapa ett Sittdiagram
om inte din auktion blir mycket informell, kanske med människor uppradade i stolar, kan ett sittdiagram hjälpa till att maximera människors njutning och se till att potentiella toppbudgivare är väl placerade i rummet.
10.Ställ in visningar av auktionsobjekt
med live-auktioner är det vanligt att visa objekt separat, vid evenemangets öppning, innan de flyttas till scenen för själva auktionen. Ditt mål är att skapa visuellt tilltalande skärmar och att ge människor en chans att bestämma vad de vill.
skydda högt värde eller lätt lyftas objekt genom att antingen sätta dem i en monter, med en volontär vakt bordet, eller helt enkelt hålla dem i lager och sätta upp bilder eller en storyboard. Det senare är också användbart för presentkort. Du kan också bli kreativ, kanske genom att få en volontär att gå runt och modellera ett dyrt halsband.
den sista handen bör vara en stor affisch eller banner med organisationens namn och logotyp placerad på framsidan av eller över podiet där auktionsförrättaren kommer att stå, för att påminna publiken om att deras bud är alla för en god sak.
Ställ in ett kassasystem
en av de största utmaningarna med att hålla en auktion kommer i slutet, när du behöver samla in betalning och förena budgivarna med sina varor. Tanken är att människor visar sitt budgivarnummer, bekräftar vad de är skyldiga efter att ha fått en elektroniskt beräknad summa, hämtar sina föremål och lämnar. Om denna process är långsam kan människor gå ut genom dörren utan att betala. De större ideella organisationerna anställer vanligtvis någon för att hantera kassan, antingen företaget som tillhandahåller auktionsförrättaren eller en tjänst som greatergiving.
planera” Day of Event ” – uppdrag
ta reda på alla möjliga uppgifter som människor kan behöva hantera på auktionsdagen och tilldela sedan volontärer eller anställa proffs för att utföra dem. För de mer komplexa rollerna vill du hålla utbildningar. De viktigaste arbetsuppgifterna inkluderar till exempel personer för installation, registrering, barnomsorg, fotografier, kassa, saneringspersonal och pengarräkning och insättning.
nu behöver du bara hålla auktionen! För detaljerad information om allt som beskrivs ovan, såväl som själva auktionen, se Volunteers’ Guide to Fundraising; samla in pengar till din skola, Team, bibliotek eller samhällsgrupp (Nolo).
