på dagens marknad måste småföretag konkurrera mot massiva företag. Ett sätt att säkerställa att de kan hålla jämna steg är att använda rätt verktyg och programvara för att förbättra processer, optimera arbetsflöden och öka produktiviteten. Med ett starkt och effektivt arbetsflöde på plats för alla större processer inom ett företag är det möjligt att få in mer intäkter på kortare tid.
men om det var så enkelt skulle alla företag göra det. Att hitta den perfekta plattformen för ditt företags behov innebär att du har att spendera tid och uppmärksamhet forska och möjliga alternativ, och i de flesta fall, en potentiellt betydande finansiella investeringar.
inte bara detta, men människor är varelser av vana och dessa vanor är svåra att ändra. Ditt team kan vara van vid att göra saker på ett visst sätt redan och om det sättet fungerar bra för dem, helt ändra sina affärsprocesser kan orsaka deras motstånd mot förändring. Detta motstånd kan vara skadligt för hela företaget.
svaret: utveckla en plan först.
Vad är en implementeringsplan för programvara? Varför Behöver Du En?
en implementeringsplan för programvara hjälper ditt företag att hitta och distribuera rätt programvara för dina affärsbehov. Att anta ny programvara är både tidskrävande och kan vara kostsamt när det gäller ekonomi och mänskliga resurser. Utan en plan på plats innan processen startar är det troligt att din programvara kommer att misslyckas.
med en korrekt utvecklad plan på plats kan du undvika att fatta hastiga beslut, se till att rätt personer är involverade i implementeringen, konfigurera systemet korrekt och skapa en situation där anställda verkligen kan uppskatta de fulla fördelarna som programvaran har att erbjuda samtidigt som de ger adekvat utbildning.
för många företag är det ett allvarligt företag att anta ny programvara. Om du förstör implementeringsprocessen kommer du sannolikt att uppleva driftstopp som översätter till förlorade intäkter. Å andra sidan, om du tar tid att göra din forskning och förbereda i förväg, kan ditt företag skörda många fördelar inklusive, accelererad tillväxt, kostnadsbesparingar, öka processeffektiviteten och förbättrad synlighet.
Programvarulimplementeringsplan: 5 kritiska steg
steg ett: bygg ditt affärsfall
oavsett hur stort eller litet ditt företag är, är implementering av ny programvara inte något du gör bara för att du känner för det.
medan mindre företag är mer smidiga än sina större konkurrenter, kan misstag av något slag vara kostsamma och skada alla företag, särskilt de med en begränsad budget.
förändringar, som att uppgradera nuvarande programvara eller rulla ut något nytt, är svåra för större organisationer också eftersom beslutsprocessen blir mer komplex när ett företag växer. Forskning visar att cirka 72% av ledande befattningshavare tycker att dåliga strategiska beslut var ”ungefär lika frekventa som bra eller var den rådande normen i deras organisation.”
Hur gör du ditt fall?
- Tänk på dina smärtpunkter: vilka utmaningar står ditt företag inför? Vilka aspekter behöver förbättras? Prata med din personal och andra relevanta intressenter för att få svar. Om du tycker att organisationseffektiviteten är låg och företaget förlorar intäkter, fokusera ansträngningarna på det. Arbeta för att anpassa dina affärsmål till dina mål.
- kom med en lösning: Ge en detaljerad beskrivning av till exempel hur en ny upphandlingsprogramvara eller ny projekthanteringsprogramvara kan förbättra både teamets effektivitet och produktivitet och varför det är viktigt att ta itu med de smärtpunkter du hittade.
- genomför en kostnads-och nyttoanalys: den främsta anledningen till att bygga ett starkt affärsfall är att motivera investeringen. Analysera både de materiella och immateriella kostnaderna tillsammans med de materiella och immateriella vinster som företaget står för att uppnå med ett framgångsrikt genomförande.
- utveckla en tidslinje: Ställ rimliga tidsförväntningar kring hur lång tid det tar att utvärdera programvaran, implementera det nya systemet och realisera en avkastning på investeringen.
- planera hur du ska hantera förändring: forskning tyder på att 70% av organisatoriska omvandlingsprogram misslyckas. När det är mindre riskabelt att avvisa ett förslag kan Chefer ha svårare att besluta att backa det. Betona kostnaden för att inte ta itu med dessa smärtpunkter och se till att de förstår att du känner till riskerna och de steg du ska vidta för att undvika samma misstag som andra organisationer har gjort tidigare. Förändringsledning är avgörande för en smidig genomförandefas.
steg två: Välj rätt leverantör
när du har det nödvändiga stödet måste du hitta den mest lämpliga programvaruleverantören. Oavsett vilken leverantör du väljer kommer att vara en strategisk partner i ditt företag så det är viktigt att ta dig tid med urvalsprocessen.
frågor att ställa när du begränsar dina alternativ inkluderar:
- vad är det du behöver? tänk på saker som funktioner, pris, molnbaserad vs. på plats vs. hybrid, och så vidare.
- hur länge har säljaren varit i affärer? Vad är deras referenser?
- är programvaran skalbar?
- finns det dolda kostnader?
- Vad har deras kunder att säga om dem?
- integrerar programvaran med de system du redan har på plats?
- tillhandahåller leverantören programvaruträning?
- inkluderar implementeringskostnaden support efter försäljning?
- är uppdateringar och uppgraderingar molnbaserade?
steg tre: skydda mot omfattning kryp
om du inte är försiktig, de ytterligare funktioner olika programalternativ ger kan skrämma dig ur spår. Mjukvarumarknaden erbjuder en mängd olika alternativ och anpassningar så att förbereda ett behovsdokument som beskriver allt du letar efter är avgörande när det gäller utvärdering av programvara.
helst bör dokumentet ge leverantörer en tydlig bild av vad din organisations specifika behov är. Om du bestämmer dig för att ställa in programvaran som alla tillgängliga funktioner eller för att anpassa all sin kapacitet på en gång, är det här när scope creep händer. Det är en fälla du kommer att falla i som resulterar i:
- exponentiellt öka kostnaden
- intressenter som tappar intresset
- dra ut implementeringsprocessen
projekt visar sig sällan exakt som de förväntas och mjukvaruimplementering är inte annorlunda. Förändringar under projektets livscykel är en naturlig del av verksamheten, men för att förhindra scope creep måste du utöva en viss kontroll.
det är därför det är viktigt att ditt implementeringsteam tillämpar bästa praxis för projektledning och att alla arbetar tillsammans för att maximera programanvändningen för sina avdelningar.
oavsett storleken på ditt team kan du med ett samarbetsprojekthanteringsverktyg spola ut din programimplementeringsprocessplan. Några alternativ inkluderar:
- Wrike: Detta är ett bra val för projektspårningsfunktioner som Gantt-diagram och Kanban-brädor.
- Asana: det här alternativet är idealiskt för arbete eller centrerade funktioner som övervakning av arbetsbelastning. den innehåller ett antal inbyggda projektmallar och är användarvänlig.
- Basecamp: Detta är ett idealiskt val för uppgiftsprioritering, schemaläggningsfunktioner och dokumentlagring.
- Trello: Detta är en mycket anpassningsbar plattform som kan anpassas till alla arbetsflöden eller processer. Styrelser består av kort, som kan tilldelas individer och flyttas runt efter behov. Den integreras också med ett antal andra verktyg.
Steg fyra: sätt ihop ett Implementeringsteam
ditt programvaruimplementeringsteam är avgörande för projektets framgång. Det kan vara så liten som två personer och kan växa till så många människor som du behöver för att få jobbet gjort. Ju fler avdelningar som behöver programvara, desto större blir implementeringsteamet. Varje avdelning bör ha en representant för att fungera som mästare för den nya programvaran. Denna representant kommer också att svara på frågor och hjälpa till att träna sina kollegor.
ett lag kan innehålla:
- projektägare: Detta är vanligtvis chefen för ett företag eller den avdelning som implementerar det nya systemet. Det kan också vara ett team av chefer snarare än en enda person.
- Projektledare: Detta är den person som ansvarar för att organisera genomförandeprocessen, inklusive budgeten.
- systemadministratör: den här personen övervakar systeminstallationen och den tekniska administrationen
- kommunikationsförbindelse: den här personen fungerar som kontakt mellan projektgruppen och slutanvändarna.
- Kärnavdelningsmedlemmar: Det här är de människor som kämpar för Programvaran, från varje avdelning i din organisation.
kom ihåg att den typ av personer du tilldelade ditt implementeringsteam återspeglar ditt engagemang för framgången med initiativet. Som sådan är det bäst att bara inkludera teammedlemmar som är extremt begåvade, lagorienterade och lika engagerade i projektets framgång.
Steg fem: använd det
det sista du vill ha är programvara som ingen vill använda. Naturligtvis, om du är chefen, kan du helt enkelt kräva att ditt team antar det nya systemet oavsett om de gillar det eller inte. Men om du gör det, bör du vara beredd på pushback och en ökning av anställdas missnöje.
för att undvika att tvinga ditt team att använda den nya programvaran finns det några saker du kan göra:
- Förbered ditt team för omkopplaren så tidigt du kan: ju tidigare du låter anställda veta om förändringen, desto mer accepterar de det.
- tilldela en ändringshanterare: Den här personen kommer att leda förändringen och ge anställda en tydlig person att närma sig när det gäller frågor, utbildning, feedback och annan information.
- tydligt kommunicera fördelar: när alla förstår fördelarna programvaran erbjuder dem, du är mer benägna att se högre adoption priser.
- ge adekvat utbildning: för att anställda ska kunna använda programvaran och skörda fördelarna måste de veta hur den fungerar.
- fortsätt att ge stöd: Även om själva implementeringsprocessen rör sig smidigt är det viktigt att förvänta sig att problem uppstår särskilt under de tidiga stadierna. För att hålla saker igång så smidigt som möjligt, se till att jag helpdesk eller teknisk support är tillgänglig för att hjälpa till när det behövs.
du kan använda ADKAR – Förändringsmodellen för att säkerställa fortsatt adoption. Ännu bättre kan du använda den här metoden för att hantera alla typer av förändringar inom din organisation.
- medvetenhet: se till att alla känner igen problemet.
- önskan: Incitament att använda fördelar och konsekvenser
- kunskap: vet hur man skapar och upprätthåller förändring
- förmåga: arbeta för att stänga kompetensbrister som begränsar förändring
- förstärkning: mät och belöna vinster
även om det kan vara frestande att använda samma meddelanden och kommunikation om implementeringsprocessen för varje team inom din organisation, har du bättre tur om du tar dig tid att anpassa allt för varje Team. Varje lag kommer sannolikt att ha olika mål som det nya systemet hjälper dem att uppnå. Genom att hona in på dessa lagspecifika mål kommer du att kunna driva adoption.
det kan ta tid att få alla upp till full fart med det nya systemet och det är okej. Så länge du fortsätter att arbeta bättre med programvaran varje dag kommer du dit. För att stödja den långsiktiga implementeringen av den nya programvaran, prioritera de möjligheter som måste behärskas först. Detta hjälper till att påverka träningen och ger riktmärken för dina incheckningar.
fokusera på ständiga förbättringar. Utbildning är en central del av denna process. Efter att ha utbildat personal om hur man använder systemet, ge ytterligare inlärningsmöjligheter efter behov. När det finns en större systemuppdatering, överväga att vara värd för en annan träningspass för att säkerställa att alla förstår förändringarna.
för en framgångsrik mjukvaruimplementering är kommunikation nyckeln. IT-ledare, systemmästare och implementeringsteam delar processen, och alla spelar en roll i engagemang och adoption.
