Kritiska Framgångsfaktorer

Vad är kritiska framgångsfaktorer för ett projekt?

Kritiska Framgångsfaktorer (CSF) är specifika element eller åtgärdsområden som ett företag, team eller avdelning måste fokusera på och framgångsrikt genomföra för att nå sina strategiska mål. Framgångsrikt genomförande av dessa framgångsfaktorer bör generera ett positivt resultat och skapa meningsfullt värde för verksamheten.

CSFs är viktiga eftersom var och en fungerar som en vägledande kompass för ett företag. När de uttryckligen klargörs för alla på företaget fungerar de som en pålitlig referenspunkt för fokus och för att bestämma framgång.

många företag använder också sina kritiska framgångsfaktorer för ett projekt för att avgöra om de ska fortsätta med ett nytt affärsinitiativ eller en aktivitet. Till exempel kan en organisation bestämma att ett föreslaget initiativ inte direkt stöder en viss framgångsfaktor och kan distrahera från deras övergripande strategiska mål, slösa bort dyrbar tid och dränera resurser.

även om det inte är en hård och snabb regel, är det vanligt att begränsa antalet kritiska framgångsfaktorer för ett projekt till fem eller färre. Att hålla antalet faktorer hanterbara hjälper till att garantera att varje faktor har en tydlig inverkan på strategiska prioriteringar och andra delar av ditt företag.

hur stöder GSR strategisk förvaltning?

kritiska framgångsfaktorer bör utvecklas för att länka och anpassa sig till ett företags strategiska mål. De används för att bestämma hur en affärsenhet, avdelning eller funktion kan nå sina specifika mål och underlätta framsteg mot organisationens strategiska mål. Dessa faktorer påverkar också hur enskilda medarbetare och team stödjer och bidrar till strategiska planer och mål.
varje CSF identifieras för att stödja uppnåendet av ett specifikt strategiskt mål och vägleda skapandet och spårningen av nyckeltal (KPI). Diagrammet nedan illustrerar till exempel var CSF passar för att uppnå ett strategiskt mål.

Hur Kategoriseras Kritiska Framgångsfaktorer?

alla kritiska framgångsfaktorer kan grupperas i fem huvudkategorier*:

miljöfaktorer

miljöfaktorer avser saker som händer utanför organisationen som företaget inte har någon direkt kontroll över. Till exempel är ekonomin, den allmänna politiken, konkurrentens handlingar och ny teknik alla element som faller under denna kategori. Ett företag måste hålla sig informerat, förutse förändringar och hålla sig före kurvan genom att erkänna miljöfaktorer som kan påverka dess förmåga att utföra sitt uppdrag. Genom att märka och vara medveten om dem kan organisationer vara uppmärksamma på dessa faktorer och övervaka deras prestanda i förhållande till dem.

branschrelaterade faktorer

det här är uppgifter som din organisation måste slutföra för att förbli konkurrenskraftig inom en viss bransch. Till exempel kan ett livsmedelstillverkningsföretag fokusera på ”innovation i förpackningar” som en kritisk framgångsfaktor för att uppnå sitt strategiska mål att minska fraktkostnaderna och dess koldioxidavtryck, medan ett flygbolag kan fokusera på ”on-time service.”

Peer-relaterade faktorer

Peer-baserade framgångsfaktorer har att göra med ett företags relativa ställning till sina konkurrenter eller kamrater i branschen. Om ditt företag är ledande i branschen kan du fokusera på kritiska framgångsfaktorer som säkerställer din förmåga att behålla din marknadsandel och position, som ”öka varumärkeslojaliteten.”Om du emellertid inte leder på marknaden kan dina faktorer syfta till att förbättra din övergripande konkurrensposition. Till exempel ger oöverträffad kundservice.

temporala faktorer

de flesta kritiska framgångsfaktorer är knutna till en organisations långsiktiga eller permanenta strategiska mål. Men ibland möter företag tillfälliga situationer som, även om de är viktiga, bara behöver hanteras under en begränsad tidsperiod. CSF relaterade till dessa situationer kategoriseras som tidsmässiga faktorer.

ett exempel på antagandet av denna typ av kritisk framgångsfaktor är effekten COVID-19 hade på små tegel-och murbrukföretag. Dessa företag var tvungna att snabbt öka antalet onlinebeställningar och öka frakt-och leveransprocesserna. Detta fokus och de relaterade förändringarna kan vara tillfälliga eller kan utvecklas till långsiktiga lösningar.

Ledningspositionsfaktorer

Ledningspositionsfaktorer skiljer sig mycket från de andra fyra listade eftersom de identifieras internt av chefer som har ett unikt perspektiv på deras roll, ansvar och funktionsområde. Denna typ av CSF har ett internt fokus och kan inkludera områden relaterade till kontinuerlig förbättring, kulturförändringar eller medarbetarengagemang.

varje chef måste vara medveten om de faktorer som är förknippade med sina egna roller. Till exempel kan operativa chefer ha kritiska framgångsfaktorer som hanterar produktion och kostnadskontroll. Samtidigt skulle högre chefer vara mer fokuserade på riskhantering och exponering.

Hur identifierar man Kritiska Framgångsfaktorer?

Kritiska Framgångsfaktorer identifieras vanligtvis genom datainsamling, analys och diskussion. Medan vissa företag kan välja att ta in konsulter som har mer erfarenhet av att etablera kritiska framgångsfaktorer, finns det fyra steg du kan vidta för att bestämma de kritiska framgångsfaktorerna som stöder de strategiska målen för ditt företag.

1. 1. Undersök nyckelelementen i dina långsiktiga strategiska mål. Hur har dessa mål påverkats av SWOT-analyser (styrkor, svagheter, möjligheter och hot) eller förändringar i din övergripande agenda? Denna djupa analys hjälper dig att bättre förstå slutmålet och göra det lättare att identifiera CSF som du ska fokusera på.
   2. granska och diskutera organisationens övergripande strategiska mål med viktiga intressenter. Formalisera inte kritiska framgångsfaktorer förrän du har samlat in data. Du kan få detta genom att prata med anställda och kunder, vara värd för fokusgrupper och granska de senaste trenderna. Gör ditt bästa för att kvantifiera hur din organisation gör idag, snarare än hur du gjorde någon gång tidigare, så att du kan planera för framtiden. Du kan börja med att prata med ledande befattningshavare och diskutera den potentiella CSF som bäst kan bidra till framgång för de långsiktiga strategiska målen.
   3. fråga ledare och teammedlemmar om deras tankar och feedback. Kommunicera tydligt med anställda om organisationens långsiktiga strategiska mål. Använd sedan det du lärde dig under diskussionen med ledande ledare som ett ramverk för en feedback-session för anställda. Du kan till exempel fråga, ”Vilka faktorer tycker du att vi bör fokusera på för att uppnå dessa mål?”
   4. kombinera informationen från medarbetarnas feedback och gruppdiskussioner för att hitta vilka faktorer som är viktiga för att uppnå dina mål. Med förslag som kommer från hela företaget, är du säker på att hitta en som spikar ner exakt vad du bör fokusera på. Du kan sedan implementera dessa faktorer i din företagsomfattande strategiska plan. Se till att människor vet exakt vad de behöver för att bidra till GSR.

Hur Mäter Du Kritiska Framgångsfaktorer?

Kritiska Framgångsfaktorer (CSF) mäts ofta med hjälp av Key Performance Indicators (KPI). Tänk på en CSF som ett övergripande element som är avgörande för att uppnå ett strategiskt mål. Identifiera sedan KPI: er som är mer granulära och specifika, saker du kan påtagligt mäta mot. Ett exempel kan se ut som följande.

• kritisk framgångsfaktor – Bygg försäljningsförmågan och produktkunskapen hos säljteamet
  • Nyckeltalsindikator 1 – komplett säljfärdighetsträning för 1 200 försäljningsledare med Q3
  • Nyckeltalsindikator 2 – öka försäljningsintäkterna för nya kunder med 8% under de kommande 12 månaderna.

chefer övervakar KPI: er för att se hur de korrelerar med och stöder CSF samt de strategiska initiativen eller resultaten i företaget. Om initiativ och framgångsfaktorer inte verkar korrelera—eller värre, om strategierna och framgångsfaktorerna har ett negativt förhållande—kan chefen ompröva sina faktorer eller initiativ.

gör ett åtagande

framgångsrik uppnåelse av strategiska mål är direkt knuten till att leverera på lämplig och målinriktad CSF. Det kräver fokus och engagemang. Speciellt när det gäller miljö-och tidsmässiga faktorer måste alla i organisationen vara redo och villiga att förändras. Detta är särskilt viktigt för ledarskapsteam som har blivit vana vid att göra saker på ett visst sätt. Se till att identifiera och kommunicera hur organisationen gör idag samt möjligheter och utmaningar så att du kan skapa effektiv CSF som kommer att stödja din plan för framtiden.

* anpassad från ideer presenterade av D. Ronald Daniel, i sin artikel ”Management Information Crisis” (Harvard Business Review, September-oktober 1961).