du vet att ditt företag förr eller senare kan möta en kris. Det kan orsakas av interna problem (som en följd av avgångar, förlust av en viktig kund eller frånvaro av en chef) eller av externa faktorer (ekonomisk kris, naturkatastrofer, brist på råvaror, transportstrejker…).
oavsett krisens ursprung kan konsekvenserna bli katastrofala för företaget och äventyra dess framtid. För att undvika denna typ av scenario och effektivt hantera alla typer av kriser är det viktigt att reagera snabbt och vidta lämpliga åtgärder för att få ditt företag ur oron. Även om det inte finns någon mirakellösning för att effektivt hantera en kris, kan du följa dessa 7 steg för att skapa en genomförbar krishanteringsplan.
1. Identifiera risker.
God krishantering börjar med förväntan på risker som ett företag kan möta. Organisera en brainstorming och samla representanter från alla avdelningar för att skapa en komplett lista över alla potentiella risker. Dessa kan sträcka sig från en naturkatastrof till en datorkrasch, inklusive arbetsolyckor, cyberattacker eller defekta produkter.
Nest, analysera varje risk för att bestämma dess sannolikhet att inträffa och dess inverkan på organisationen; upprätta sedan en rangordning. Med denna fördjupade studie kommer du att inse att vissa risker kan undvikas genom att ändra arbetsprocesser och ändra nuvarande praxis. Som ett exempel kan du minska risken för cyberattacker genom att investera i effektiv antivirusprogram och genom regelbundna cybersäkerhetsrelaterade utbildningar som tillhandahålls dina anställda.
2. Definiera en handlingsplan
när du har identifierat potentiella risker måste du definiera mänskliga och materiella resurser som ska införas för att kunna reagera effektivt i varje krissituation. En krishanteringsplan tar hänsyn till alla möjliga scenarier och ger operativa svar. Det kan innehålla en Business Continuity Planning (BCP), Affärsåterställningsplan, evakueringsplan etc.
det är viktigt att vara väl förberedd och ha en svarsplan redo innan en kris inträffar. Varför? Eftersom du sannolikt kommer att reagera annorlunda (mindre effektivt) under press när du måste hantera en verklig krissituation.
Observera att en krishanteringsplan måste revideras och uppdateras regelbundet eftersom riskerna är benägna att förändras. Det måste också testas för att säkerställa dess effektivitet.
3. Upprätta en krisenhet
en krisenhet är en viktig plats för krishantering. Det är en plats där krishanteringsorganisationen är centraliserad, svarsplaner pilotas och kriskommunikationsstrategin implementeras.
en krisenhet består i allmänhet av anställda från företaget samt externa experter med särskild erfarenhet i händelse av en känslig eller kritisk situation:
- företagets viktigaste beslutsfattare (chefer, servicechefer, högre chefer),
- interna eller externa experter med kunskap om krisens Art;
- kommunikations-och PR-specialister;
- juridiska rådgivare, advokater eller försäkringsbolag.
det är inom kriscellen som beslut fattas för att hantera krisen och skydda företaget, dess verksamhet och dess rykte.
4. Utse och utbilda en talesman
i krisetider är det viktigt att noggrant samordna företagskommunikation för att bevara företagets image och rykte, men också för att visa att situationen är under kontroll.
två huvudtyper av kommunikation i en krissituation:
- kommunikation som gör det möjligt att hantera krisen och minska dess inverkan på affärsverksamheten(genom att varna kunder och / eller allmänheten, genom att skicka instruktioner till anställda, samordna verksamheten);
- kommunikation som syftar till att undvika skandaler och skydda företagets rykte.
företaget måste utse vem som ska vara dess officiella talesman i händelse av en kris. De (det kan finnas mer än en) kommer att vara den enda auktoriserade parten att tala på företagets vägnar. De kommer att ses som en officiell informationskälla om företagets ställning och åtgärder.
talarna är noggrant utvalda och utbildade för att tala genom olika kommunikationskanaler.
5. Definiera meddelanden för att överföra
under en kris måste företaget ta itu med alla sina målgrupper: anställda, kunder, partners, leverantörer, allmänhet etc. Meddelandena kommer därför att variera beroende på det avsedda målet, men också beroende på vilka medier som valts för spridning av information(webbplats, sociala medier, press etc.). Tänk dock på att kärnbudskapet ska vara enkelt, tydligt och lättförståeligt av alla. Försök att vara så transparent som möjligt och undvik att förneka förekomsten av problemet med risken att förlora all trovärdighet.
de första meddelandena är vanligtvis i anda av varningsmeddelanden. Då måste du kommunicera om utvecklingen av situationen. För att undvika att dina meddelanden påverkas av den stress och tryck som finns under krissituationen, tveka inte att utveckla dem med noggrann övervakning av de katastrofscenarier som du identifierade under det första steget.
6. Gör plats för krishantering
när en kris inträffar är det dags att reagera genom att genomföra alla åtgärder du förberett i förväg. Har du upptäckt ett problem eller en onormal situation? Bedöma hotnivån och, baserat på det, starta krisenheten i enlighet därmed, gör varningar och införa svarsplanen.
7. Håll dig positiv
en kris är ofta ett riktigt test för företaget. Men om det hanteras väl kan det skapa nya möjligheter genom att tvinga samhället att vara kreativt och innovativt samt uppmuntra dem att gå framåt genom att studsa tillbaka. Internt kan en kris vara en möjlighet att stärka teamsammanhållningen och medarbetarnas känsla av tillhörighet. Externt kan det ses som ett tillfälle att visa företagets styrka, reaktivitet och motståndskraft.
en effektivt hanterad kris kommer att förbättra eller stärka ditt företags image och rykte.
