du ved, at din virksomhed før eller senere kan stå over for en krise. Det kan være forårsaget af interne problemer (såsom en række fratræden, et tab af en vigtig klient eller fraværet af en leder) eller af eksterne faktorer (økonomisk krise, naturkatastrofer, mangel på råvarer, transportstrejker…).
uanset krisens oprindelse kan konsekvenserne være katastrofale for virksomheden og bringe dens fremtid i fare. For at undgå denne form for scenario og effektivt styre enhver form for krise er det vigtigt at reagere hurtigt og træffe passende foranstaltninger for at få din virksomhed ud af uroen. Selvom der ikke er nogen mirakelløsning til effektivt at håndtere en krise, kan du følge disse 7 trin for at oprette en gennemførlig krisestyringsplan.
1. Identificer risici.
god krisestyring starter med forventning om risici, som en virksomhed kan stå over for. Organiser en brainstorming og saml repræsentanter fra alle afdelinger for at oprette en komplet liste over alle potentielle risici. Disse kan variere fra en naturkatastrofe til en computer nedbrud, herunder en arbejdsulykker, cyberangreb eller defekte produkter.
Nest, analyser enhver risiko for at bestemme dens sandsynlighed for at forekomme og dens indvirkning på organisationen; opret derefter en rangordning. Med denne dybdegående undersøgelse vil du indse, at nogle risici kan undgås ved at ændre arbejdsprocesser og ændre den nuværende praksis. Som et eksempel kan du reducere risikoen for cyberangreb ved at investere i effektive antivirusprogrammer og ved regelmæssige cybersikkerhedsrelaterede træninger, der leveres til dine medarbejdere.
2. Definer en handlingsplan
når du har identificeret potentielle risici, skal du definere menneskelige og materielle ressourcer, der skal indføres for at reagere effektivt i enhver krisesituation. En krisestyringsplan tager højde for alle mulige scenarier og giver mulighed for operationelle reaktioner. Det kan omfatte en Business Continuity Planning (Bcp), Business Recovery Plan, evakueringsplan osv.
det er vigtigt at være godt forberedt og have en reaktionsplan klar, før en krise opstår. Hvorfor? Da du sandsynligvis reagerer forskelligt (mindre effektivt) under pres, når du skal håndtere en reel krisesituation.
Bemærk, at en krisestyringsplan skal revideres og opdateres regelmæssigt, da risici er tilbøjelige til at ændre sig. Det skal også testes for at sikre dets effektivitet.
3. Etablere en kriseenhed
en kriseenhed er et centralt sted for krisestyring. Det er et sted, hvor krisestyringsorganisationen er centraliseret, reaktionsplaner piloteres, og krisekommunikationsstrategien implementeres.
en kriseenhed består generelt af medarbejdere fra virksomheden samt eksterne eksperter med særlig erfaring i tilfælde af en følsom eller kritisk situation:
- virksomhedens vigtigste beslutningstagere (ledere, servicechefer, seniorledere),
- interne eller eksterne eksperter med viden om krisens Art;
- kommunikations-og PR-specialister;
- juridiske rådgivere, advokater eller forsikringsselskaber.
det er inden for krisecellen, at der træffes beslutninger for at håndtere krisen og beskytte virksomheden, dens forretning og dens omdømme.
4. Udpege og træne en talsmand
i krisetider er det vigtigt at omhyggeligt koordinere virksomhedskommunikation for at bevare virksomhedens image og omdømme, men også for at vise, at situationen er under kontrol.
to hovedtyper af kommunikation i en krisesituation:
- kommunikation, der gør det muligt at styre krisen og reducere dens indvirkning på forretningsdriften(ved at advare kunder og / eller offentligheden ved at sende instruktioner til medarbejdere, koordinere operationer);
- kommunikation med det formål at undgå skandaler og beskytte virksomhedens omdømme.
virksomheden skal udpege, hvem der skal være dens officielle talsmand i tilfælde af en krise. De (der kan være mere end en) vil være den eneste autoriserede part til at tale på selskabets vegne. De vil blive betragtet som en officiel kilde til information om virksomhedens position og handlinger.
talerne er nøje udvalgt og uddannet til at tale gennem forskellige kommunikationskanaler.
5. Definer meddelelser, der skal transmitteres
under en krise skal virksomheden henvende sig til alle sine målgrupper: medarbejdere, kunder, partnere, leverandører, offentlige osv. Meddelelser vil derfor variere afhængigt af det tilsigtede mål, men også afhængigt af de medier, der er valgt til formidling af information(hjemmeside, sociale medier, presse osv.). Husk dog, at kernemeddelelsen skal være enkel, klar og let forståelig for alle. Prøv at være så gennemsigtig som muligt og undgå at benægte eksistensen af problemet med risiko for at miste al troværdighed.
de første meddelelser er normalt i ånden af advarselsmeddelelser. Derefter skal du kommunikere om udviklingen af situationen. For at undgå, at dine meddelelser påvirkes af stress og pres, der er til stede under krisesituationen, tøv ikke med at udvikle dem med et nøje øje med de katastrofescenarier, du identificerede under det første trin.
6. Gør plads til krisestyring
når en krise opstår, er det tid til at reagere ved at implementere alle handlinger, du havde forberedt på forhånd. Har du opdaget et problem eller en unormal situation? Vurder trusselsniveauet, og start på baggrund heraf krisenheden i overensstemmelse hermed, lav advarsler og iværksæt reaktionsplanen.
7. Bliv positiv
en krise er ofte en reel test for virksomheden. Men hvis det styres godt, kan det skabe nye muligheder ved at tvinge samfundet til at være kreativt og innovativt samt tilskynde dem til at komme videre ved at hoppe tilbage. Internt kan en krise være en mulighed for at styrke teamsamhørigheden og medarbejdernes følelse af tilhørsforhold. Eksternt kan det ses som en lejlighed til at vise virksomhedens styrke, reaktivitet og modstandsdygtighed.
en effektivt styret krise vil forbedre eller styrke din virksomheds image og omdømme.
