implementera ett kvalitetsledningssystem: bästa praxis

implementera ett kvalitetsledningssystem (QMS) är lika mycket en konst som det är en vetenskap. Det tar data, ett metodiskt tillvägagångssätt och förmågan att engagera människor.

den här artikeln kommer att diskutera implementering av en QMS och svara på dina vanliga frågor om ämnet.

här på Ideagen har vi hjälpt organisationer i över 25 år att uppnå kvalitet och operativ excellens. Vi har erfarenhet av att implementera och samråda med organisationer av alla storlekar, därför kan vi erbjuda ett expertperspektiv på att framgångsrikt implementera ett nytt kvalitetsledningssystem.

ta reda på:

• vad ett kvalitetsledningssystem är
• varför det är viktigt för alla organisationer som vill lyckas
• fördelarna med att implementera en QMS
• kraven på en QMS
• logistiken för att driva en QMS i en starkt reglerad miljö
• vikten av en hierarkisk kultur
• viktiga steg för implementering

vad är ett kvalitetsstyrningssystem (QMS)?

en QMS är en samordnad uppsättning värden och processer som implementeras av en organisation för att säkerställa och visa att den uppfyller de standarder som krävs för att uppfylla sina kunders krav och förväntningar. Den internationella ISO 9001: 2015-standarden är det accepterade uttalandet om de breda kraven i ett kvalitetsstyrningssystem.

Varför är ett QMS viktigt?

en fullt fungerande QMS hjälper en organisation att uppfylla och visa att den har uppnått vissa mål:

1. konsekvent uppfyller kundernas krav.
2. konsekvent hantera interna krav.
3. konsekvent hantera externa krav. t. ex. effektiv resursfördelning

vilka är fördelarna med att implementera ett QMS?

implementering av ett kvalitetsledningssystem kommer att resultera i ett antal långsiktiga kommersiella vinster. Här är bara några fördelar med att effektivt implementera en QMS:

1. uppnå organisatoriska mål
2. minska kostsamma fel och slöseri
3. öka kundnöjdheten
4. marknadsföra ditt företag mer effektivt
5. hantera tillväxten mer effektivt
6. förbättra tillgängligheten för dokumentation
7. korrigera problem för att ständigt förbättra produkter och tjänster
8. växa marknadsandelar i nya territorier och marknadssektorer
9. skapa en kultur av kvalitet
10. bädda in vision i alla projekt
11. bättre intern kommunikation
12. konsekventa produkter
13. effektivt mät prestanda för individer och team
14. förbättra efterlevnaden

Hur stöder en QMS en organisation för att hantera kulturella frågor?

att implementera ett kvalitetsstyrningssystem kan Ruffa fjädrarna hos anställda. Det kan ta dem ur sin komfortzon och bort från institutionaliserade processer. Därför är stöd från den operativa och verkställande ledningen från början avgörande för genomförandet av ett kvalitetsledningssystem.

Ideagen har arbetat med hundratals kvalitetschefer och alltid funnit att det är bästa praxis att få ledningen att främja kvalitet. Det är tillrådligt för chefer att inleda en rutin med positiv förstärkning under de tidiga stadierna av systemlivet. Detta kommer inte bara att främja systemanvändning utan det kommer att motivera personalen.

ladda ner vår mall för intressentengagemang för en steg-för-steg-plan för att få inköp från dina interna intressenter.

för att vara effektiv måste ett kvalitetsledningssystem vara robust, intuitivt och flexibelt. Diagrammet nedan visar hur Ideagens mjukvarumoduler interagerar för att förstärka en holistisk QMS.

under en QMS bör processer utsättas för strängare hantering. Det är klokt att förvänta sig förändringar i hur personalen interagerar och i fördelningen av ansvar och ansvarsskyldighet. Överväga personal uppfattning och erkänna befintliga anställdas attityder och skingra eventuella problem de har är en viktig del av ledningsstrategi när man genomför en QMS.

att bygga på temat personalkommunikation, när man implementerar en QMS bör en organisation inte stänga öronen för anställdas förslag. Anställda är de som kommer att använda kvalitetsledningssystemet så att göra nödvändiga ändringar för att passa deras behov och förbättra användbarheten är vettigt.

det är också tillrådligt för en organisation att möjliggöra en inledande fördröjningsfas innan förbättringar blir normen. En QMS erbjuder trygghet i att regulatoriska krav uppfylls och att organisationen kontinuerligt antar en kundcentrerad strategi.

vad kräver en QMS?

ett kvalitetsledningssystem kräver ett antal väsentliga delar. Här är sex av dem:

1. ett ramverk och verktyg för kommunikation, vanligtvis qms programvara.
2. en kvalitetspolicy och kvalitetsmål. Dessa uttalanden måste dokumenteras.
3. en kvalitetsmanual inklusive omfattning, motiveringar för uteslutning, dokumenterade procedurer och processinteraktionsbeskrivningar. Detta kommer att specificera hur en QMS kommer att följas och betona företagets åtaganden för både kontinuerlig förbättring och kvalitet.
4. alla dokumenterade procedurer som krävs enligt compliance-standarden.
5. alla dokument som behövs för att säkerställa en effektiv drift, planering och kontroll av företagets processer.
6. register som bevis på överensstämmelse med kraven och effektiv QMS-drift kommer att krävas av överensstämmelsestandarden.

arbeta i en kontrollerad miljö:

många organisationer använder ett kvalitetsledningssystem för att visa överensstämmelse med lagstadgade krav. En QMS kan stödja en organisation som arbetar i en kontrollerad miljö på ett antal sätt:

• för att säkerställa efterlevnadsstandarder uppfylls bör alla företagsdokument överensstämma med QMS-processer.
• detta kommer att säkerställa överensstämmelse i personalbeteende när de utför sina uppgifter, en enhetlig datainsamlingsmetod och konsekvens i personalutbildningen.
• föra register som revisionsresultat, dataövervakning, rapporter om avvikelser och korrigerande åtgärder etc. kan användas som bevis på QMS användning och effektivitet.
• en QMS kan användas för att genomdriva det nödvändiga godkännandet och dispositionen av dokument och register.
• det är viktigt att endast den senaste versionen av dokument är tillgänglig för företagsanvändare. För att överensstämma bör dokument ha unik identitet och versionskontroll när de ändras.
• underskrifter av författare och godkännare av dokumentet kan krävas.
• en sammanfattning av dokumenthistoriken som visar ändringar och datum för revision kan krävas.

för att säkerställa att alla poster är både spårbara och återvinningsbara måste poster hanteras och kontrolleras på samma sätt som dokument. Det är lämpligt att tilldela dem unika identifierare, som kommer att levereras av ett elektroniskt QMS-verktyg.

vikten av hierarkisk organisation:

Organisation är avgörande när man hanterar kontrollerade dokument. En föreslagen hierarki för hantering av QMS-dokumentation är:

1. kvalitetsmanual
2. policyer
3. procedurer
4. arbetsinstruktioner
5. listor
6. formulär

eventuella ytterligare dokumenttyper kan användas efter eget gottfinnande.

Implementeringssteg:

implementering av en QMS är en mångfacetterad utmaning. Här är en grov plan för att få en QMS implementerad:

1. allmänna mallar för alla kontrollerade dokument som företaget planerar att använda bör utarbetas innan QMS-dokument skrivs. Mallar bör ha konsekventa stilar och format vilket gör dem lätta att läsa och navigera. Alla mallprocedurer och instruktioner bör ha avsnitt för syfte, omfattning och ansvar. Mallar måste också uppfylla kontrollerade dokumentkrav, t.ex. unik identifierare etc. Det är valfritt att en företagslogotyp ingår i en dokumenthuvud.
2. många företag kommer att ha skriftliga förfaranden redan på plats; dessa nuvarande förfaranden kan dock inte vara upp till noll när det gäller att vara inaktuella eller ofullständiga etc. Det kan finnas vissa delar av verksamheten, såsom finans, som inte anses omfattas av QMS och befintliga förfaranden kan ses som det bästa alternativet för att uppnå efterlevnad. Företagen måste se till att dessa områden inte påverkar övergripande kvalitetsstyrning.
3. företag bör genomföra en flödesschema-stil kartläggning av kvalitetsramhanteringsprocesser. Detta bidrar till att inkludera alla intressenter i processen, belyser områden med bristande efterlevnad och saknade dokument och är en utmärkt metod för att identifiera områden där förändring behövs.
4. det är användbart att kartlägga dina QMS-dokument och struktur enligt hierarkin med hjälp av process – /dokumentkartor och organisationsscheman.
5. dokument ska utarbetas enligt specifikationerna i dokumentkartorna; var medveten om din publik och använd lämpligt språk i enlighet därmed. Ett stort internationellt företag med tvåspråkig personal kan behöva publicera dokumentation på flera språk.
6. elektroniska utkast bör hanteras på lämpligt sätt. De ska dokumenteras och arkiveras så att de lätt kan identifieras, hämtas, granskas, spåras och hanteras. Processen som används i dokumentkontrollmekanismen bör vara förenlig med den som används i utarbetandet.
7. det är viktigt att alla dokument granskas av ämnesexperter från alla områden som påverkas av dokumentets omfattning. Underlåtenhet att granska dokument kan leda till minskad efterlevnad, öka risken för avvikelse från QMS och skapa friktion mellan personal/avdelningar.
8. det är viktigt att få lämplig godkännandenivå för ett utfärdat dokument som kommer att dikteras av överensstämmelsestandarden. När det har utfärdats och godkänts måste en papperskopia av dokumentet lämnas in på en säker plats. När dokument har publicerats kan personalen utbildas för att använda dem.

Sammanfattningsvis

• utvärdera din befintliga verksamhet
• se till att implementera en QMS är nödvändig
• se till att processerna fungerar
• revidera dessa processer vid behov och genomföra kontinuerliga granskningar
• Undersök elektroniska Kvalitetshanteringslösningar (EQMS) som ett sätt att automatisera och förenkla processen

vad händer härnäst?

ta reda på hur Ideagen kan hjälpa ditt företag med att implementera ett kvalitetsledningssystem. Q-Pulse QMS är den programvara som valts för mer än 2000 företag runt om i världen, ett system, backat av 25 års innovation, från en etablerad och pålitlig leverantör.