dokumenthantering är processen där information skapas, delas, organiseras och lagras på ett effektivt och lämpligt sätt. Att veta hur man skapar ett dokumenthanteringssystem är viktigt för företag.
för många företag är fokus för ett dokumenthanteringssystem på organisation och lagring av dokument. De vill lagra dokument på ett organiserat och säkert sätt, vilket gör det enkelt att hitta dokument.
om du skriver ” dokumenthanteringssystem ”i någon sökmotor får du långa listor med dokumenthanteringslösningar”, många av dem med programvara eller applikationer som berömmer fördelarna med ett papperslöst kontor.
hur man skapar ett dokumenthanteringssystem
oavsett om du använder programvara eller inte, för att ditt företags dokumenthantering ska fungera effektivt måste det följa några bästa metoder. Att svara på dessa fyra frågor hjälper dig att utveckla ett dokumenthanteringssystem:
vilka är reglerna för att skapa dokument?
fakturor, betalningspåminnelser, försäljningskontrakt, e – post, balansräkningar, kalkylblad, rapporter-alla företag skapar en mängd olika dokument under den normala driften av sin verksamhet. För att hålla saker organiserade måste företag fastställa regler för att skapa dokument.
till exempel:
- finns det interna mallar för några av dina vanliga affärsdokument, till exempel brev och fakturor? Var ligger de?
- finns det en intern stilguide som måste följas?
- bör nya dokument innehålla datum och tid?
- vilka förfaranden bör följas för att dela eller revidera dessa dokument?
för vissa små företag är det enda som är viktigt vid dokumentskapande var mallarna för olika affärsdokument finns och hur de ska användas. Men om dokumentskapande i ditt företag innebär att olika människor samarbetar, reviderar eller uppdaterar dokument, måste du spendera lite tid på att bestämma hur dessa saker ska göras för att säkerställa effektivitet och konsekvens.
hur ska vi lagra dokument?
det finns faktiskt två aspekter på denna fråga. Den första handlar om de fysiska aspekterna av lagring. Även om ditt lilla företag lagrar dokument i arkivskåp, finns det kostnader i samband med Lagring – inte bara kostnaden för filerna, men den tid du eller dina anställda spenderar arkivering eller hämtar dokument. Faktum är att för de flesta småföretag är den största kostnaden för lagring förmodligen kostnaden för bortkastad tid när människor söker efter dokument.
den andra aspekten av dokumentlagring är organisatorisk. Hur arkiveras dokumenten? Nyckeln till arkivering av dokument är att följa god filhanteringspraxis. Hur hanterar du filer som är föråldrade eller redo att kasseras i ditt dokumenthanteringssystem?
i början av varje år går jag till exempel igenom de olika arbetsrelaterade filerna på min dator, tar bort de som inte längre är aktuella, skapar nya mappar märkta efter år och/eller ämne, flyttar filer efter behov.
detsamma kan göras med pappersfiler. Det är inte svårt att ta bort gamla dokument från en mapp och skapa en ny etikett med ”gammal” i titeln. Vissa mjukvarulösningar erbjuder automatiska arkiveringsalternativ. Med Microsoft Outlook kan du till exempel arkivera gamla e-postmeddelanden.
hur kan dokumenthämtning förenklas?
denna fråga kommer till kärnan i ditt dokumenthanteringssystem. Forskning visar att tidsslös sökning efter viktiga dokument och information har en mycket hög kostnad.
återigen kan Bra arkiveringsmetoder hjälpa till att lösa problemet. Om du gör saker som att konsekvent följa strikta namngivningsmetoder blir dokumenten mycket lättare att hitta.
oavsett om du är ensam ägare som arbetar själv eller en företagsägare med anställda, skapa en lista över filplatser som påminner användarna om specifika filtyper och var du hittar specifika dokument. Kom ihåg att inkludera om filen finns i datorsystemet, på en intern server, i molnet eller, om det är på papper, arkiverat på en fysisk plats.
låt oss till exempel anta att du använder bilder, videor eller till och med pappersfoton i ditt företag. En post i din filplatslista kan vara:
- digitala bilder / video: dator (eller server) – drive E: / foton – fil i lämplig ämnesmapp
pappersfoton: arkivskåp 3 – Foton – efter ämne
delade nätverks-eller molnmappar ska märkas efter innehåll, precis som lådorna i ett arkivskåp ska vara.
Hur kan vi hålla våra dokument säkra?
den första försvarslinjen i dokumentsäkerhet är att fysiskt skydda företagets anläggningar. Alla företag bör ha säkerhetssystem installerade, till exempel ett larmsystem – även hemmakontor.
företag kanske också vill (eller behöver) investera i andra säkerhetsåtgärder, till exempel att installera barer eller säkerhetskameror eller anställa säkerhetstjänster. Du kan spendera hela tiden i världen att skapa lösenord och kryptera filer för att skydda dina elektroniska filer, men det kommer inte att vara mycket effektivt om någon bara kan bryta in och stjäla din dator och hårddisken inuti den.
alla arkivskåp ska ha lås och hållas låsta efter kontorstid (och låsas vid lunchtid om ingen är i närheten).
allmänna säkerhetsförfaranden för elektroniska dokument inkluderar att säkerhetskopiera dokument regelbundet och hålla säkerhetskopior av dokument på en annan plats än hårddisken där originaldokumenten finns. Off-site lagring är idealisk för att skydda dina data från naturkatastrofer (en annan anledning till att molnet är ett bra alternativ).
små företag med anställda som delar samma datornätverk kanske också vill begränsa vissa användares åtkomst så att de bara kan använda eller visa några av nätverksresurserna. Du kan till exempel ha en delad nätverks-eller molnmapp som heter ”redovisning” som bara har åtkomst till hantering. Även om en användare har behörighet att komma åt en resurs, till exempel en applikation, kan specifika dokument skyddas med lösenord. Dokumentinnehåll kan också krypteras, vilket gör det tillgängligt endast för dem som har krypteringsnyckeln.
informationsstöld av anställda är ett annat hot mot datasäkerheten. Som en fråga om intern politik bör små företag vet anställda och få en säkerhetsprövning.
implementera ditt dokumenthanteringssystem
när du har svarat på frågorna ovan och skapat din dokumenthanteringsplan är du redo att implementera den, vilket säkerställer att hela teamet känner till detaljerna i ditt företags dokumenthanteringssystem och följer lämpliga procedurer för att skapa, lagra och hämta dokument.
du måste också se till att alla användare som kommer åt och använder dokument i din organisation synkroniseras och namnger och lagrar dokument på lämpligt sätt. För att säkerställa detta, Kontrollera regelbundet om specifika filer lätt kan hittas och om det finns några arkiveringsfel.
mjukvarulösningar för små företag
små företag kan också dra nytta av en mjukvarulösning för att hantera dokument, och utan att behöva spendera en förmögenhet på det. Alternativ som software-as-a-service (SaaS) och utbildning via e-learning minimerar kostnaderna och underlättar implementeringen.
Läs mer om SoftExpert ECM och upptäck fördelarna som denna lösning kan erbjuda ditt företag. Vi garanterar att det sparar pengar och ger en snabb avkastning på din investering.
Läs mer om SoftExpert ECM
