Tänk på din favorit äventyrshistoria. Oavsett om det är Ringenes Herre eller Spirited Away, delar de alla en sak gemensamt: ett övergripande uppdrag — med uppgifter på vägen och (förhoppningsvis) en plan för att vägleda hjälten till sitt mål.
på samma sätt, när du går in på ett nytt projekt — oavsett om det är att renovera ett hus eller designa en ny app — kommer samma känsla av struktur och fart att hjälpa till att hålla saker på rätt spår. Det är här en arbetsplan kommer till nytta.
en arbetsplan är ett dokument som kartlägger vägen till ditt mål. Det innehåller saker som budgetar och resurser, samt scheman och begränsningar. Det är en gemensam insats mellan dig, ofta dina teammedlemmar, och nästan alltid intressenter — vem du behöver för buy-in.
här är allt du behöver veta om att skapa din första arbetsplan, inklusive hur du får den Godkänd och vad du ska göra efter att ditt projekt är klart. Låt oss dyka in.
Vad är en arbetsplan?
en arbetsplan är ett formellt dokument som innehåller viktiga steg som rör dig mot att uppnå ett mål. Det inkluderar budgetar, resurser, tidsfrister, milstolpar och en tidslinje. Det är vanligtvis reserverat för större projekt, men du kan använda en pared-back-version för mindre uppgifter.
det är ett vägledande dokument som hjälper alla att samarbeta för att uppnå slutmålet. Innan vi tar en titt på hur man skapar en, låt oss snabbt gå igenom några viktiga termer.
målet beskriver det du vill uppnå. Till exempel ommärka ditt företag, skapa en app eller öka vinsten.
strategin är den väg du tar för att uppnå ditt mål. Om ditt mål till exempel var att ommärka kan det inkludera att designa en ny logotyp, definiera en ny tonfall och skapa en ny uppdragsbeskrivning.
dina mål är resultat som anges i din strategi. De bör definieras tydligt, med tidsfrister och mätbara faktorer. Att ställa in dessa hjälper dig att hålla dig på rätt spår och mäta framsteg.
taktik är tekniker du använder för att hjälpa dig att uppnå specifika mål. Om ditt mål till exempel är att öka antalet besökare på din webbplats kan taktik inkludera sökordsforskning, SEO-blogginlägg, PPC-reklam och så vidare.
Varför använda en arbetsplan?
en arbetsplan kan hjälpa dig att hålla dig på rätt spår och organisera dig själv. Det är också bra för momentum: Att ha ett dokument som kartlägger varje steg i ditt projekt håller dig och andra teammedlemmar ansvariga för viktiga milstolpar, vilket dessutom är praktiskt för interimsmöten när du behöver förklara dina framsteg för intressenter och ledande befattningshavare.
exempel på arbetsplan
hur man skapar en arbetsplan
att skapa en arbetsplan kan vara lite tidskrävande. Men du vet borren: ju mer tid du investerar framåt, desto mjukare blir ditt projekt-så det lönar sig att lägga lite tid åt sidan för att få det rätt.
träna ’varför’
innan du börjar ditt kalkylblad måste du fastställa ditt mål. Eller, med andra ord, definiera varför det är du gör vad du gör.
varför är centralt för allt. Detta är ditt mål, ditt uppdrag, anledningen till att ditt projekt finns i första hand. Försök att kondensera detta till en hiss pitch-stil mening eller två, som du kan sätta i början (eller högst upp) i din arbetsplan. Det ger alla som läser det (inklusive dig själv) en snygg påminnelse om vad det handlar om. Det är också praktiskt för intressenter och ledande befattningshavare, som ofta inte har mycket tid och bara vill ha den översta sammanfattningen av vad det är du gör.
för att ta reda på varför måste du förmodligen börja med några inledande kick-off-möten med intressenter. Detta hjälper dig att fastställa dina mål, omfattning och begränsningar. Innan du går in i det här mötet kanske du vill göra lite förberedande arbete själv. Om du kämpar för att komma igång, försök att ställa in dina smarta mål. Dessa kan hjälpa dig att organisera dina tankar och övervinna det första hindret för att utarbeta vad det är du vill uppnå.
ge ditt projektkontext
du har förhoppningsvis tänkt på detta under steg ett, så det här steget borde vara enklare. Krossa projektets sammanhang, inklusive information om konkurrenter, den nuvarande marknaden och hur ditt projekt passar in i de bredare affärsmålen.
här är några frågor att ställa dig själv (och, heads-up, frågor du förmodligen kommer att ställas av intressenter):
- vad är syftet med ditt projekt och hur stöder det bredare affärsmål?
- Hur kommer ditt projekt bättre att möta kundernas krav?
- hur jämför ditt projekt med saker som konkurrenter gör? Detta kan också mata in i din ’varför’ (kanske måste du släppa en ny version av något för att förbli konkurrenskraftig).
upprätta din strategi och mål
använd breda penseldrag och börja kartlägga din väg för att uppnå ditt mål, inklusive mål, som bör vara mätbara. Om du inte redan har gjort det, skapa ett SMART diagram som hjälper dig att lösa det här. Eller, om du redan har gjort det, kanske du vill krossa det med mer detaljer.
definiera och samordna dina resurser
nästa, träna dina resurser. Mer detaljerade frågor och svar kan täcka följande:
- hur lång tid tar ditt projekt?
- Vad är din budget, och var kommer den ifrån?
- finns det några begränsningar?
- vilka verktyg kommer du att använda för att hjälpa dig (projekthanteringsverktyg, diagrammeringsprogramvara…)
- vem kommer att tilldelas vilken roll?
- vilka är dina milstolpar och deadlines?
- hur kommer framgång att se ut, och vad är dina mätvärden för att mäta detta?
du bör också lära dig om trippelbegränsningen. Att ha en förståelse för detta kan hjälpa dig att jonglera omfattning, tid och kostnad mer effektivt. Det kan också hjälpa dig att planera och förbereda dig för saker som inte är idealiska, men är också oundvikliga — som personalens sjukdagar, programkrascher eller sponsorer som drar ut.
definiera risker och skapa en beredskapsplan
planering för det värsta betyder inte att du är pessimistisk: det är bara bra, sunt förnuft. Det betyder att om något händer, är det mer troligt att du vet vad du ska göra nästa.
risker finns i alla former och former-från personal nödsituationer till olyckor som påverkar budgetar och scheman. Tala med så många människor som möjligt för att få så bred bild som möjligt, skapa sedan en beredskapsplan att ha på plats, för fall. Det är också bra att utse någon att ta ansvar här, om någon av dessa risker blir verklighet. Med varje potentiellt problem åtgärdat får du bättre svar för dina intressenter och kan försäkra dem om att du inte har lämnat någon sten omvänd.
skapa din arbetsplan
när du har samlat all denna information är det dags att skapa en arbetsplanmall och fylla i den. Det bör innehålla ditt mål, dina mätvärden för framgång, dina mål, tidsfrister, risker och annan användbar information. Du kan använda ett Excel-kalkylblad eller välja projekthanteringsprogramvara, som vanligtvis innehåller förbyggda mallar och diagram, samt andra verktyg som underlättar samarbetet.
doppa i andra diagram kan hjälpa dig i detta skede. Vissa projektledare gillar att använda Gantt-diagram (som den nedan) för att kartlägga sina tidslinjer.
skapad i Cacoo
checka in och följa upp
när du har startat är det viktigt att spåra framsteg och följa upp med varje teammedlem för att se till att alla klarar av arbetsbelastningen och fullgör sina mål.
återigen kan projekthanteringsprogramvara hjälpa dig att hålla koll på saker och upptäcka problem tidigt, utan att behöva vandra runt på kontoret och fråga alla personligen eller skicka ut hundratals e — postmeddelanden-något ditt team kommer att uppskatta lika mycket som du. Det är också bra att schemalägga regelbundna incheckningar, som kan ha formen av en eller alla av följande: dagliga stand-ups, snabba teammöten en gång i veckan, möten med ledning och/eller intressenter vid viktiga milstolpar.
ju mer du kommunicerar och samarbetar, desto mindre sannolikt kommer det att vara för saker att glida genom sprickorna. Det är också ett bra tillfälle att granska kvaliteten på arbetet och ge feedback och göra justeringar när du går.
utvärdera projektet
slutligen, räkna ut hur bra du gjorde. Ett post mortem-möte (inte så morbid som det låter) är viktigt här eftersom det ger alla i laget en chans att komma ihop, ta ett steg tillbaka och fira vinster (såväl som konstruktivt ta itu med eventuella misslyckanden).
utvärdering är viktig av tre skäl: för det första hjälper det dig att ta reda på om du uppnådde ditt mål eller inte. För det andra hjälper det dig att förklara projektets framgång (eller problem) för intressenter. Och för det tredje sätter det ett användbart prejudikat för framtida projekt, med värdefulla lärdomar på vägen.
