introduktion
Hej! Det är Kristine här med Express to Impress podcast.
numera är konferenssamtal normen. Oavsett om dina teammedlemmar bor inom en 30-minuters radie från varandra eller bor på olika kontinenter, kommer du sannolikt att genomföra alla möten via konferenssamtal. Vid det här laget, du vet några av de potentiella farorna med konferenssamtal. Någon glömmer att stänga av sig själva, och du hör dem andas eller äta sin lunch, någon glömmer att slå på ljudet när de börjar prata, någon pratar, och sedan deras barn eller make pråmar på sitt kontor gör buller. Oavsett vilken ovanlig situation som utvecklas under ett konferenssamtal måste någon hantera konversationen och göra den så effektiv som möjligt.
i det här avsnittet lär du dig att leda konferenssamtal. Vi kommer att fokusera på ljudkonferenssamtal, inte videokonferenssamtal, som förtjänar sitt eget avsnitt.
varje vecka delar jag berättelser och tips som hjälper dig att kommunicera tydligt och säkert i din jobbsökning, intervjuer och arbetsplatsen så att du kan uppnå dina karriärmål. Om du gillar min podcast, glöm inte att prenumerera För att få nya avsnitt. Du kan prenumerera var som helst du laddar ner podcasts som Apple, Pandora eller min hemsida på express-to-impress.com.
nu, låt oss börja!
Story
nu ska jag berätta om en berättelse om ett konferenssamtal gått snett.
en vän i HR ledde ett konferenssamtal när hans flickvän barged in i rummet. Med en tallrik i ena handen meddelade hon glatt: ”frukosten är klar!”omedelbart följt av det smutsiga smeknamnet hon har för sin pojkvän.
min vän var naturligtvis bedövad. Hans flickvän blev bedövad. Och ändå, han var tvungen att fortsätta leda samtalet, hoppas, på något sätt, det skulle alla blåsa över.
men han ledde samtalet, och han dämpade inte sitt samtal, så naturligtvis lärde hans medarbetare sitt smutsiga lilla namn och andra detaljer om hans personliga liv.
eftersom de andra på samtalet dämpade sina linjer, var några flämtningar eller skratt dolda från min vän. Och lyckligtvis var det slutet på det!
men han soldiered på, hoppas hans medarbetare inte höra vad de säkert hört.
detta är bara en av många konferenssamtal skräckhistorier. Saturday Night Live har en rolig skit som heter” Zoom Call ” som utan tvekan är inspirerad av några sanna händelser.
nu behöver du inte oroa dig för att leda ett konferenssamtal. Vi kan alla lära av roliga misstag. Låt oss fortsätta till avsnittet tips, där du lär dig att leda ett framgångsrikt konferenssamtal.
vad du ska göra innan du leder konferenssamtal
ditt konferenssamtal kommer att vara produktivt och effektivt med förberedelser.
dela en Agenda före mötet
mitt första tips är att skapa en agenda och dela den med alla deltagare före mötet.
behärska tekniken
Därefter måste du behärska tekniken du kommer att använda. Så fortsätt och testa Microsoft Teams, Zoom eller ett annat verktyg du använder under konferenssamtalet. Se till att du vet hur funktionerna fungerar så att du kan ta kontroll över mötet och hjälpa andra om det behövs.
Förbered din miljö
slutligen, och viktigast av allt, förbered din miljö för samtalet. Berätta för dina hushållsmedlemmar om samtalet, lägg en anteckning på din dörr, lås dörren och gör ditt bästa för att säkerställa att din miljö blir så tyst som möjligt. Det kan innebära att du lägger ner ditt barn för en tupplur före samtalet eller instruerar ditt djur att komma in i lådan.
Tips för Ledande konferenssamtal
Låt oss nu dyka in i hur man leder ett konferenssamtal.
anländer tidigt
du vill anlända tidigt för att säkerställa att tekniken fungerar korrekt och välkomna människor till samtalet när de går med. Din närvaro kommer också att visa deltagarna att du är beredd och ansvarig. Du vill också ingripa före eller under samtalet om någon har en dålig anslutning eller störande ljud i bakgrunden.
öppna ett möte
efter lite småprat med kollegor vill du få allas uppmärksamhet att starta samtalet. Om din företagskultur är att starta konferenssamtal på pricken, se till att starta samtalet i tid. Om det är normalt att vänta en eller två minuter för att möjliggöra sena snickare på ditt företag, ge sedan människor den extra tiden.
så för att öppna ett möte bör du göra följande:
- få allas uppmärksamhet
- välkommen och tacka din publik för att gå med i samtalet
- introducera nya kollegor eller besökare
- förklara syftet och målen för mötet
- skissera dagordningen
- dela förväntningar som om människor ska stänga av sina linjer om de inte pratar om de ska använda ett verktyg för att indikera att de har en fråga eller kommentar i ett onlinechattverktyg
- be den första personen på dagordningen att börja
här är ett exempel på hur du kan öppna ett möte.
okej. Det ser ut som de flesta har kommit. Rebecca är på väg. Hon ringde för att låta oss veta att hon skulle bli försenad men kommer snart att gå med oss. Låt oss gå vidare och få den här showen på vägen.
Tja, God eftermiddag, alla. Jag vill välkomna vår besökare, Jane Doe från företag, till vårt samtal idag. Vi är glada att ha dig med oss idag. Syftet med denna uppmaning är att identifiera potentiella nedskärningar. Låt oss ta en snabb titt på dagordningen.
som du kan se kommer de fem avdelningscheferna att rapportera om potentiella områden att skära i sina avdelningar. Varje avdelningschef får 10 minuter att presentera, och då har du chansen att ställa frågor till dem. Se till att din linje är avstängd om du inte presenterar eller ställer en fråga. Några frågor innan vi börjar? Bra, låt oss komma igång. Sam, kan du börja med oss?
diskutera frågor
låt oss nu titta på din roll medan människor diskuterar frågor.
Håll dig till dagordningen
när någon försöker ändra ämnet måste du föra dem tillbaka till dagordningen för att hålla diskussionen på rätt spår.
du kan vägleda diskussionen tillbaka till syftet med mötet genom att erkänna att någon tog upp en bra poäng men att du måste ta gruppen tillbaka till huvudpunkten. Här kan du betona fördelen med att hålla dig på rätt spår genom att lugna publiken att du vet att de är upptagna och vill få dem ur samtalet i tid.
ändra ämne
en av dina viktigaste roller är att övervaka tid och interject när du flyttar till ett nytt ämne. Ibland måste du avsluta en brådskande diskussion när den utvecklas. För att göra detta kan du erkänna att det är en viktig punkt och ge några alternativ för att lösa det. Teamet kan diskutera det senare i samtalet om det finns extra tid, ett uppföljningssamtal kan schemaläggas eller konversationen kan fortsätta via e-post efter konferenssamtalet. När du har avslutat ett ämne är det dags att rikta gruppens uppmärksamhet mot nästa ämne med en kommentar som:
nu, låt oss ge Seth vår uppmärksamhet som han ger oss några uppdateringar om IT-avdelningen.
uppmuntra engagemang
bredda diskussionen
du kommer att ha många hattar i konferenssamtalet. En av dem är engagerande deltagare. Om du märker att vissa människor inte har bidragit kan du ställa en fråga som,
så, vad tycker andra?
denna typ av fråga kommer att bredda diskussionen till att omfatta fler människor.
kontrollera om avtalet
framsteg kräver att fatta beslut, och som konferenssamtal ledare, måste du kontrollera om avtalet för att nå beslut. Så, hur kan du göra det? Du kan fråga om alla är överens eller helt enkelt fråga om någon inte håller med eller har oro över planer som diskuteras.
avsluta ett möte
så småningom är det dags att avsluta mötet, och du måste också leda den processen. Förutom att ange att det är dags att avsluta mötet, upprepa avtal och uppföljningsobjekt och be om slutlig inmatning.
deltagarna kommer att uppskatta att du respekterar deras tid, så var noga med att avsluta i tid.
så här kan du avsluta ett möte.
Okej, Jag vet att ni alla har upptagna scheman, och jag vill få dig härifrån i tid. Så låt oss sammanfatta vad vi kom överens om. Vi kommer att gå vidare med att skära den lågt hängande frukten från budgeten, totalt $55,000. Därefter kommer vi att se över budgeten i kvartal fyra och se om ytterligare nedskärningar behövs. Samtidigt som vi fokuserar på att eliminera bara verkligt onödiga kostnader, kommer vi att köpa oss lite tid och inte orsaka uppror på kontoret. Är alla överens?
Okej, nu vet du hur du leder ett konferenssamtal. Du vet vad ditt ansvar är och har några fraser att använda vid viktiga punkter i konferenssamtal.
INTERVJUCOACHING
på senare tid har jag varit upptagen med att coacha 14 internationella läkare från Korea, Saudiarabien, Peru, Taiwan, Palestina och Turkiet när de förbereder sig för medicinsk hemvist och gemenskapsintervjuer i USA. De är otroligt kunniga och duktiga, men att intervjua på ett andra språk är ingen lätt bedrift. De imponerar mig varje dag med sin öppenhet för att lära sig och prova nya sätt att kommunicera för att få kontakt med sina intervjuare och övertyga dem om att de skulle lyckas i sina program.
om du har en intervju kommer upp-antingen en anställningsintervju, medicinsk hemvist intervju, gemenskap intervju, eller akademisk intervju-Jag skulle älska att arbeta med dig. Jag kommer att hjälpa till med innehållet i dina svar samt hur du säger dina svar. Jag hjälper dig också att presentera informationen kortfattat och imponerande! Efter att ha arbetat tillsammans kommer du fram till intervjuer redo, självsäker och förberedd.
du kan boka en mock intervju med mig på min hemsida på express-to-impress.com.
Ställ in nästa vecka
Okej, Jag inbjuder dig att ställa in nästa gång för att förbättra dina engelska färdigheter. Du lär dig definitioner av fraser och idiom från det här avsnittet.
Tack för att du lyssnade på Express to Impress podcast. Om du gillade det här avsnittet, Kom ihåg att dela det med en vän! Vi ses nästa gång. Hej då!
