den väsentliga metoden för hur man definierar en process är utan tvekan processkartan. Processkartan hjälper dig att förstå en process och dess komponentsteg. Processkartor hjälper till att avgöra var och hur en process börjar och slutar samt alla steg och beslut däremellan. Genom att lära dig grunderna i processkartläggning kan du bli skicklig på:
- förstå hur man dokumenterar en befintlig process
- lär dig hur man visar ”som det är” eller aktuellt tillstånd för en process
- identifiera områden med ineffektivitet i en process
det finns ett antal processkarttyper (hög nivå, detaljerad, funktionell etc.). I Mätfasen av Six Sigma berör vi även mer avancerade typer av processkartläggning som value stream maps och SIPOC. I den här artikeln fokuserar vi dock på hur man definierar en process genom att lära sig grunderna i processkartläggning och hur man använder en processkarta på hög nivå.
en processkarta är en grafisk representation av ett processflöde. En processkarta illustrerar hur en produkt tillverkas eller hur en transaktion utförs. Processkartor representerar dessa aktiviteter steg för steg. Processkartor hjälper också till att representera hur material eller information sekventiellt flyter från en affärsenhet till nästa. Vissa processkartor hjälper till och med att visa vem som är ansvarig för varje steg.
Hur gör jag en processkarta?
de vanligaste processkartningssymbolerna listas under processkartan nedan. Dessa är de fyra viktigaste symbolerna. Det är osannolikt att någon processkarta någonsin görs utan att använda alla fyra av dessa symboler. De representerar de mest grundläggande och vanliga grafiska elementen som krävs för att rita din första processkarta, och till och med din mest avancerade. Processkartor börjar och slutar med den ovala symbolen märkt ovan som”start/end”. Alla kartor har sedan processteg och de flesta har beslut. För att rita din första processkarta måste du identifiera processen som du vill kartlägga och börja med att märka det första steget med den ovala. Nästa steg i en process bör då representeras med en kvadrat. Om successiva processteg följer, fortsätt använda en kvadrat. Om du stöter på en plats i processen där ett beslut måste fattas representerar du den frågan/beslutet med en diamantsymbol. Alla beslut har mer än ett möjligt resultat. Därför har de flesta diamanter 2 kontakter som pekar på separata processteg. Vanligtvis representerar dessa pekare” Ja ”och” nej ” svar på frågan eller beslutet. Nedan följer ett enkelt generiskt processkartexempel:
som en allmän regel föreslår jag att processkartor på hög nivå begränsas till 4-6 steg. Nyckeln är att kunna kondensera en process till logiska grupper av lätt beskrivande kategorier. Om du inte kan kondensera en process ner till sin enklaste form och representera den i 4-6 steg så förstår du förmodligen inte processen tillräckligt bra eller du är offer för över komplicerade saker.
det kommer utan tvekan att finnas ett behov av att ytterligare förfina nivån på information och detaljer som representeras av din processkarta, men det första steget bör alltid vara att kartlägga den i sin mest grundläggande form. Vi har processmappningstekniker som hjälper dig att lägga till detaljer på ett strukturerat och organiserat sätt men den lektionen är för en annan dag. Idag accepterar utmaningen att kartlägga din process i 4-6 steg … kan du göra det?
