förskingring definieras som stöld som utförs av anställda eller andra betrodda affärspartier. Det innebär vanligtvis en anställd (eller någon som är ansluten till företaget) avleda företagets medel för att få en olaglig vinst.
det kan dock också inkludera stöld av lager, kontorsfastigheter och till och med data. Förskingring kan köra allt från utarbeta falska redovisning och bokföring bedrägerier och obehöriga överföringar till enkel stöld av egendom eller småaktiga kontanter. Beroende på omfattningen av brottet och hur mycket pengar eller värdepapper hamna blir stulen, förskingring kan vara ett allvarligt brott.
även om det kan vara osmakligt att tro att dina anställda kan stjäla från företaget eller kläcka en plan för att göra det, är det fortfarande en olycklig verklighet som företagare måste vara beredda på. Skadorna som orsakas av förskingring kan vara betydande. Faktum är att mer än 30% av alla konkurser i företag har kopplats till förskingring och stöld av anställda.
skillnaden mellan bedrägeri och förskingring
förskingring innebär alltid bedrägeri, men bedrägeri innebär inte alltid förskingring. Den största skillnaden mellan de två är det faktum att förskingring innebär att verksamheten litar på sina anställda eller entreprenörer för att hantera vissa tillgångar.
när bedrägeri inträffar ger någon falsk information, men förskingring innebär alltid ett företag. Att bli lurad via ett phishing-system kan till exempel vara en typ av bedräglig aktivitet, men det är inte förskingring. Men om din ekonomichef stjäl pengar direkt från ditt företag genom att förfalska dokument, är det både bedrägeri och förskingring.
bedrägeri stjäl medel från ett företag i en bit av en rondell sätt, med en part lura en annan för att få tillgång till information eller medel. Förskingring avser direkt stöld av medel från ett företag.
hur man förhindrar förskingring
Låt oss diskutera vad du kan göra för att minska risken för förskingring och vilka alternativ du har om en brottslig handling som begåtts av dina anställda orsakar betydande ekonomiska skador på ditt företag.
och även om detta inte är en uttömmande eller omfattande lista, bör det komma igång med att ta ditt företags första steg mot att förebygga och neutralisera hotet om förskingring.
utför bakgrundskontroller när du anställer
när du vill anställa heltidsanställda eller entreprenörer är det bra att göra dina läxor innan du anställer. Ta dig tid att gå igenom sina referenser. Finns det något i deras anställningshistoria som är misstänkt eller pekar på att de är en risk för ditt företag?
enligt en HireRight-rapport avslöjade 85% av arbetsgivarna en lögn eller felaktig framställning på en kandidats CV.
för höga positioner, där kandidaterna kan ha tillgång till dina pengar och datorsystem, är det klokt att utöka din anställningsprocessen för att inkludera detaljerade bakgrundskontroller. Om du bestämmer dig för att gå den här vägen måste du skapa en bakgrundskontrollpolicy för ditt företag. Policyn ska dokumentera vilka kontroller som ska genomföras, hur den insamlade informationen kommer att användas och vem som kommer att kunna komma åt den. Detta kommer att bidra till att processen är rättvis, säker och transparent för alla inblandade.
tänk också på att om du ska genomföra bakgrundskontroller är det viktigt att se till att hela processen är laglig och kompatibel. Ta hänsyn till Fair Credit Reporting Act( FCRA), Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) vägledning och alla statliga och lokala bestämmelser när man överväger att kontrollera potentiella anställda.
till exempel, under FCRA, måste du först meddela kandidaten om din avsikt att göra en bakgrundskontroll och få sitt samtycke skriftligen. Om du inte slutar anställa dem måste du låta dem granska bakgrundskontrollen som utfördes. Om de hittar några felaktigheter kan de lämna in en tvist och försöka lösa problemet innan du kan besluta att inte anställa dem. Med all denna komplicerade lagstiftning är det alltid bra att prata med en advokat eller anlita en intern för vägledning i dessa frågor.
uppdelning av uppgifter
uppdelning av uppgifter innebär att specifika uppgifter kräver att mer än en person är fullständig. Internt bedrägeri blir betydligt svårare om uppgifter relaterade till pengar, konton och kontroller kräver att flera anställda utförs.
till exempel, om en anställd har befogenhet att både godkänna betalningar och skriva kontroller, kan det vara mycket lätt för dem att missbruka denna makt. Om dessa uppgifter är uppdelade mellan flera anställda blir det svårare för någon inom den kedjan av anställda att dra av en bluff.
det är också bra att införa en tvåpersons signoff för alla onlinetransaktioner. Eventuella ändringar i ditt företags kontouppgifter ska behandlas och godkännas på telefon eller personligen. Hantering av dessa finansiella processer via e-post öppnar ditt företag upp till en större risk.
gör dagliga insättningar och utför månatliga kontroller
om du är ett detaljhandelsföretag eller en bar eller restaurang som hanterar stora mängder kontanter dagligen kan det vara ganska enkelt för anställda att stjäla pengar från toppen utan att någon märker om dina säkerhetsprotokoll inte är upp till snus.
det är därför det är bra att göra dagliga kontantinsättningar, så att du aldrig har för mycket pengar som ligger runt. Dessutom bör du sträva efter att förena dina kontoutdrag varje månad. Detta gör att du snabbt kan upptäcka eventuella oegentligheter och problem, så att du snabbt kan stoppa bedrägerierna och undvika betydande förluster.
du bör också vara försiktig med småpengar. Detta är vanligtvis en liten summa pengar som ett företag har till hands för att göra ändringar eller för små inköp som inte garanterar kontroller eller överföringar. Det är ett enkelt mål för oärliga anställda eftersom ingen verkligen uppmärksammar dessa medel.
även om det är en liten mängd, konsekvent stöld av småaktiga kontanter kan snabbt lägga upp. Tack och lov är det ganska lätt att införa en policy som kräver att alla småkontanttransaktioner loggas regelbundet. När fonden behöver fyllas på, bör den kräva flera signaturer för att undvika eventuell manipulering.
överväg att investera i Brottsförsäkring
att ha säkerhetsprotokoll på plats för att förhindra handlingar av anställd oärlighet är viktigt. Men när alla åtgärder och förfaranden misslyckas måste du ha ett skyddsnät på plats. Det är här brottsförsäkring spelar in.
en bra kommersiell brottslighet försäkring kommer att ge anställd oärlighet täckning för att skydda ditt företag från förskingring begåtts av anställda, entreprenörer eller andra betrodda personer i ditt företag. Det kommer att erbjuda prisvärda skydd för en mängd olika brott och skydda ditt företag från potentiella exponeringar. En anställd oärlighet politik täcker vanligtvis följande:
- stöld av pengar och egendom av dina anställda
- förfalskning av checkar eller skuldebrev
- kredit-eller betalkort bedrägeri
- Fondöverföringssystem
när du letar efter försäkring för att skydda ditt företag från förskingring är det viktigt att arbeta med rätt försäkringsmäklare för att säkra rätt policy för dina unika behov. Att arbeta med en dedikerad mäklare som förstår din bransch gör att du kan skaffa rätt policy utan att massivt betala för det eller lämna luckor i din täckning som kan lämna dig öppen för onödiga exponeringar.
om du vill förstå hur du kan överföra risken för förskingring till din försäkringsgivare, kontakta gärna en av våra expertmäklare när som helst.
