framgången för ett projekt beräknas vanligtvis med traditionella utvärderingsparametrar som bara tar hänsyn till det faktum att projektet har respekterat budgeten och programmet. Ganska ofta är det dock inte tillräckligt.
vissa organisationer överväger bredare parametrar än de traditionella – kostnad, planering och drift – och bestämmer projektets framgång genom att utvärdera nyckeltal, de så kallade KPI: erna.
detta tillvägagångssätt genererar mer relevanta, rättvisa och balanserade utvärderingar av projektprestanda.
vissa organisationer har emellertid inte ett konsekvent sätt att bestämma de parametrar som ska tillämpas för att bestämma hur ett projekt har uppnått sina mål och hur det har påverkat företaget på ett konkret och icke-påtagligt sätt.
låt oss därför se i den här artikeln Vilka är de möjliga utvärderingsparametrarna för att kvantifiera projektets framgång.
varför mäta framgången för ett projekt?
det här kan verka som en dum fråga, men vad är huvudpunkten för att mäta projektets framgång?
när allt kommer omkring, när ett projekt är klart, finns det inte mycket mer du kan göra åt det, oavsett om det är en framgång eller ett misslyckande, eller hur?
detta har länge varit den primära filosofin, men med utvecklingen av begreppet lärande och bästa praxis har värdet av att registrera information om en organisations förflutna för att styra sin framtida strategi blivit vanligare.
numera erkänns värdet av kontinuerlig förbättring baserat på tidigare data och det är baserat på detta att företag kan förstå vad som gick fel under ett visst projekt så att de inte hamnar i samma misstag under efterföljande projekt.
genom att integrera ny kunskap, särskilt om framgångar och misslyckanden, i nya processer görs färre misstag och högre prestanda kan uppnås.
därför har mätning av projektframgång blivit avgörande för varje projektledare.
problemet med att mäta projektets framgång är att det inte är så lätt som det låter.
Vad är så svårt med mätningen av ett projekts framgång?
det verkar logiskt att genom att mäta framgången för ett projekt kommer det att vara möjligt att samla in data om vad som gick särskilt bra eller dåligt och att du kommer att kunna hitta de framgångsfaktorer som ska tillämpas på framtida projekt.
vad händer om projektet levereras i tid och på budget men två månader senare drar kunden inte nytta av resultatet? Eller är du absolut inte nöjd?
tvärtom kan vissa kunder vara helt nöjda med resultatet av ett projekt som nästan har varit en katastrof när det gäller förvaltning med till exempel oförutsedda förseningar, alltför stora resurser, ekonomiska förluster för företaget etc.
i åratal har Projektledning försökt komma med en mer exakt uppfattning om vad som menas med ”projektsucces” och i flera år har vi försökt identifiera vad som behövs för att säkerställa projektets framgång.
mycket forskning har gjorts om detta ämne och många studier har publicerats.
resultaten var dock inte så homogena: trots tusentals och tusentals texter skrivna om projektledning, trots årtionden av individuell och kollektiv erfarenhet och trots en betydande ökning av mängden projektbaserat arbete, har uppgifterna lett till att belysa att framgången för ett projekt också är delvis mycket subjektivt och varierar beroende på situationer, organisationer, sektorer och intressenter.
faktum är att alla kan ha en annan uppfattning om projektet och dess resultat.
lyckligtvis har dock vissa goda metoder också uppstått som bör hjälpa en projektledare att mäta framgången för sina projekt med enkla processer.
kriterier för framgångsrik projektledning
i dessa kriterier hittar vi alla som rör själva projektet och dess genomförande.
dessa hjälper särskilt till att mäta organisationens interna effektivitet för att genomföra projekt och här hittar vi de” klassiska ” elementen i projektledning:
- projektet är slutfört inom schema
- projektet är slutfört inom budget
- projektet uppfyller sina kvalitetsmål
andra projektledningskriterier kan läggas till som:
- projektet omfattar alla punkter som omfattas av omfattningen
- projektet uppfyller kommersiella mål i form av intäkter och vinster
och igen i denna kategori är det möjligt att inkludera kriterier relaterade till olika intressenter:
- projektgruppstillfredsställelse
- slutanvändartillfredsställelse
- Leverantörstillfredsställelse
subjektiviteten för framgång minimeras därför genom användning av fördefinierade framgångskriterier.
alla kommer att veta vad de arbetar med och när det är dags att mäta framgång kommer etablerade riktmärken att finnas tillgängliga.
paradigmet ”definiera, anpassa och godkänna”
för att säkerställa att de fastställda framgångskriterierna är tillfredsställande realistiska måste utvecklingen av kriterierna följa paradigmet ”definiera, anpassa och godkänna”.
kort sagt, framgångskriterierna måste anges korrekt i mätbara termer, måste anpassas till projektets behov och begränsningar och måste godkännas av alla parter som är involverade i beslutsprocessen.
Låt oss se varje punkt ytterligare i detalj:
1. Framgångskriterier måste uttryckligen anges
framgångskriterier måste anges i specifika termer relaterade till genomförandet av projektledningsprocessen, projektaktiviteterna och deras resultat. Till exempel: det är en framgång om projektet är klart i slutet av Q4.
2. Framgångskriterierna måste anpassas på ett adekvat sätt.
framgångskriterierna måste anpassas tillräckligt med projektets vision, omfattning och ansträngning, med tanke på det övergripande syftet, fördelar som ska uppnås, organisatorisk kapacitet, prioriteringar, risker och operativa begränsningar. Exempelvis: det är en framgång om projektet leder till en 5% minskning av rapporter om problem relaterade till fjärråtkomst till systemet.
3. Framgångskriterier måste vara vederbörligen godkända
framgångskriterier måste utvecklas och definieras med hjälp av en strukturerad och samarbetsprocess, där alla parter som är involverade i beslutsprocessen har möjlighet att ge input, utmana hypoteser, förhandla och slutligen ge acceptans och godkännande.
oavsett projektet i fråga, när det är möjligt att mäta framgång genom optimala utvärderingsparametrar, kommer kritisk information att erhållas som kanske inte leder till förbättring av själva projektet utan kommer att bidra till att skapa en databas med kunskap för utveckling av framtida framgångsrika program och projekt.
