databaser är byggda för att lagra data som kan vara till nytta för någon som äger eller använder dessa data. Data blir information när den presenteras i ett format som är användbart för en tittare. Det finns många sätt att konvertera data till information, och det vanligaste är att skapa en rapport.
en rapport organiserar data i ett format som det är användbart för ett visst ändamål. Till exempel kan försäljningsdata organiseras för att upptäcka trender i försäljning, rangordna säljare eller ta reda på vilka företagsreklam som genererar mest inkomst. Som FileMaker-konsulter, databasdesigners och webbutvecklare är det sällsynt när vi bygger en databas som inte någon gång används för att skapa en rapport. I den här artikeln beskrivs en 5-stegs process för att göra Rapportdesign enkel och effektiv.
vet vilken information du behöver.
det första steget i att skapa en rapport är att veta vilken information du behöver fråga dig själv följande frågor:
- vad är syftet med denna rapport?
- vad skulle jag vilja veta?
- Vem behöver se denna rapport?
- Hur kommer informationen i denna rapport att användas av varje person eller grupp som kommer att se den?
2. Bestäm de data som kommer att listas i rapporten.
nu är det dags att utforma din rapport. Använd svaren på frågorna i steg 1 för att utforma rapportens layout. Fråga dig själv:
- vilka uppgifter behöver anges i din rapport för att den ska kunna uppnå sitt syfte?
- behöver listan över data aggregeras och eller sorteras på ett visst sätt? Om så är fallet, vilka grupper, sorter och aggregerade beräkningar behövs?
3. Skissa en Provrapport
ibland finns det ingen ersättning för en visuell kontroll. Validera vad du har bestämt i steg 1 och 2 genom att skissa din rapport på ett papper, ordbehandlare, kalkylblad eller ditt favoritverktyg för grafisk layout. Du kanske upptäcker att du lämnade något i steg 1 och 2. Om så är fallet, skölj och upprepa tills du har provrapporten om dina drömmar.
4. Se till att lämpliga uppgifter samlas in.
att samla in lämpliga data innebär att du ser till att din databas är modellerad och utformad korrekt. Frågor att ställa din databasdesigner är:
- lagrar databasen de data jag behöver för den rapport jag vill ha?
- är min databas strukturerad på ett sätt som jag kan använda lagrade data för att skapa den rapport jag vill ha? Detta steg kräver kunskap om bra databasmodellering och design och det ämnet är för stort för att ens sammanfatta här. Om du inte vet mycket om datamodellering, du kan läsa några bra artiklar om ämnet på nätet eller rådgöra med en databas software design expert för att avgöra om din databas är strukturerad på rätt sätt för vad du behöver.
5. Skapa din rapport.
använd exempelrapporten för att skapa en layout med den teknik du använder för att presentera data från databasen för de personer som behöver rapporten. Några exempel på sådan teknik är:
- en webbsida byggd med php och mysql
- ett innehållshanteringssystem som WordPress eller Drupal
- en databasprogramvaruplattform som FileMaker Pro
- ett rapporteringsverktyg som Tableau.
rapporter är ett viktigt och användbart verktyg för att hjälpa dig att förstå din verksamhet och informera dina beslutsprocesser. Se till att dina rapporter förblir enkla, effektiva och ändamålsenliga med hjälp av riktlinjerna ovan. Om du behöver fler verktyg, tips eller vägledning när du utformar rapporter eller databaser tveka inte att kontakta oss för hjälp.
