affärsrapport: Vad är det och hur man skriver det? (Steg & Format)

övergången från akademiskt skrivande, som uppsatser och artiklar, till komplexa affärsrapporter, kan vara skrämmande!

en affärsrapport behövs inom nästan alla arbetsområden. Dessa är faktabaserade dokument som används för att fatta beslut i ett företag.

du kan använda företagsrapporter för flera ändamål som att pitcha en ide, analysera en ide, pitching en fusion, analysera en fusion, bevisa att ditt företag följer juridiska och sociala riktlinjer eller något specifikt ämne relaterat till ditt jobb och arbete.

så om du har ett jobb är det viktigt att du förstår begreppet affärsrapporter och hur du skriver dem effektivt.

i den här artikeln kommer vi att prata om olika typer av rapporter och deras syfte, vikten av affärsrapporter och hur du strukturerar din egen på ett effektivt sätt!

men hej, första sak först. Låt oss förstå begreppet affärsrapporter lite bättre.

Vad är en Företagsrapport? (Definition)

en Företagsrapport definieras som ett officiellt dokument som innehåller faktainformation, statistiska data, forskningsresultat eller någon annan form av information som är relevant för arbetets gång.

denna rapport är ett formellt dokument skrivet till punkten för att förmedla information på ett kortfattat men tydligt sätt. Affärsrapporter används huvudsakligen för intern kommunikation inom en organisation.

objektivitet är ett viktigt element när du skriver affärsrapporter. Vad du än säger bör stödjas av data och fakta, inte åsikt och perspektiv. Till exempel, istället för att säga ’försäljningen under det sista kvartalet var mycket låg’, du visar det med hjälp av data.

rapporten kan variera från en sida till flera sidor beroende på syftet och typen av rapport, vilket leder oss till den andra delen: typer av affärsrapporter.

Läs mer: affärsbrev: Definition, typer, Format och Tips!

typer av affärsrapporter

det finns många typer av affärsrapporter som används i en organisation för olika ändamål. Självklart kan du inte använda samma rapport för att analysera anställdas prestanda och försäljning under det sista kvartalet, eller hur?

här är några vanliga typer av affärsrapporter:

informationsrapporter

du använder den här rapporten när din chef ber om data som är rent objektiv, dvs bara vanliga fakta utan resonemang eller potentiella resultat. Till exempel en arbetskraftsrapport som anger antalet anställda i företaget, deras uppgifter, arbetsavdelning och ansvar.

Läs mer: Hur man skriver projektrapporter som ’ Wow ’ dina kunder? (Mall ingår)

analytisk rapport

som namnet antyder används denna rapport när vissa kritiska företagsdata måste analyseras för att fatta välgrundade beslut.

till exempel analysera försäljningsfallet under det senaste räkenskapsåret. Denna rapport består av försäljningssiffror, en jämförelse av dessa siffror med tidigare år, och hitta orsaker till hösten. Rapporten kommer också att ange möjliga åtgärder som företaget kan vidta för att lösa detta problem.

forskningsrapport

du använder en forskningsrapport när något stort kommer upp! Det kan vara en potentiell fusion, eller en ny produktlinje eller en förändring av det nuvarande sättet att arbeta.

en stor förändring kräver en omfattande rapport som studerar alla dess konsekvenser. Till exempel, om företaget vill introducera en ny produkt, kommer forskningsrapporten att bestå av element som målgrupp, marknadsföringsstrategi, reklamkampanjer etc.

förklarande rapport

du använder den här rapporten när du vill förklara ditt enskilda projekt för hela teamet. Låt oss anta att du utförde forskning.

en förklarande rapport kommer att visa fakta, lista resultaten och bestämma slutsatsen av forskningen. Det ska skrivas i mycket enkla, koncisa och tydliga ord. Även om läsarna mestadels är kamrater i samma bransch, bör jargong undvikas.

lägesrapport

Detta är en liten rapport som används för att meddela uppdateringar i ett företag.

hur var förra veckan?

Hur kommer försäljningen för detta kvartal med?

vad är den procentuella förändringen i omvandlingar sedan förra veckan / månaden?

frågor som dessa besvaras i en lägesrapport. Det innehåller inte analys. Endast information och ändringar.

Lägesrapporter är ett bra medium för företag att spåra sitt dagliga arbete och komma med nya ideer för tillväxt och expansion.

fortfarande inte övertygad? Här är 4 tvingande skäl till varför affärsrapporter är viktiga för ett effektivt arbetsflöde i en organisation.

Läs mer: Vad är en lägesrapport och hur man skriver en?

betydelsen av affärsrapporter

kommunikationssätt

du vet hur du smsar eller ringer i det dagliga livet för att kommunicera? I företag utarbetas rapporter för det. Vi kan säga att affärsrapporter fungerar som ett kommunikationsmedium i en organisation.

men varför är det gjort?

Tja, i stora företag finns det en hel rad arbetsflöden som äger rum. Det är också känt som en delegation av uppgifter. I det här arbetsflödet finns filialer, undergrenar, avdelningar och nischspecifika zoner. Om kommunikation görs muntligt kan information gå vilse eller förorenas.

så för varje viktig del av kommunikationen skapas en skriftlig rapport. Alla som behöver tillgång till den informationen kan läsa rapporten och utrusta sig med förstahandsdata.

beslutsfattande

Funderar du på att lansera en ny produktlinje? Förbered en rapport.

syftar till att minska företagets kostnader? Förbered en rapport.

från att bestämma målgruppen till att säga upp anställda fattas varje beslut på grundval av detaljerade rapporter som utarbetats med fakta och statistik.

rapporter överförs tvåvägs i en organisation. Anställda skapar affärsrapporter och skickar dem till högre ledning för beslutsfattande. Övre ledningen skapar rapporter för att cirkulera information, uppgifter etc. bland arbetskraften.

krishantering

i händelse av kris, kaos och panikutbrott har alla en åsikt i frågan, och överföringen av tankar verbalt ger upphov till skvaller på arbetsplatsen.

i en sådan situation skapas affärsrapporter för att få alla på samma sida och sedan faktiskt analysera problemet.

Krishanteringsrapporter består av orsaken till problemet, åtgärder att vidta för skadekontroll och politik som föreslår framtida skydd mot sådan kris.

effektiv hantering

delegering av uppgifter sker via rapporter. Varje anställd har sina egna uppgifter med en tilldelad tidsfrist. Detta bidrar till en mer sund och effektiv förvaltning av företaget.

All information finns i livskraftiga skriftliga dokument, beslut fattas vid noggrann analys och företagets övergripande funktion är bättre med affärsrapporter.

så nu när vi vet att vi måste förbereda affärsrapporter för att överleva i företagsvärlden, låt oss gå vidare till nästa och förmodligen det viktigaste avsnittet där vi lär dig hur du kan komma igång med att skriva en riktig rapport.

Läs mer: Business Requirements Document (BRD): vad, varför och hur man skriver?

hur man skriver en affärsrapport? (Steg och Format)

följ den här steg-för-steg-guiden för att skapa din kraftfulla affärsrapport:

Steg 1: Skapa en handlingsplan

du skriver en affärsrapport, inte en skoluppsats. Du kan inte basera din rapport på tankar när och när de kommer. Innan du börjar rapporten, identifiera dess syfte.

definiera vad du vill uppnå med rapporten och hur du planerar att presentera den. Slå inte runt busken! Detta hjälper dig att skriva en tydlig och kortfattad rapport.

steg 2: Kontrollera om det finns ett internt format

ditt företag kan ha ett specifikt format för att skriva rapporter. Fråga din handledare eller kolla företagets handbok för att hitta den. Lita inte blint på internet.

om inget sådant format anges kan du dock använda det globala standardformatet som anges i följande steg.

steg 3: Lägg till en titel

rapportens Titel kan anges i Briefen du fick från din handledare. Om inte, kan du skriva din egen titel. Det ska vara tydligt, skarpt och kunna förmedla syftet med rapporten.

du bör undvika att använda mycket långa och komplicerade titlar. Använd till exempel’ försäljningsrapport för FY 2020-21 ’istället för’Analysera kundinteraktionen med företaget under de senaste 12 månaderna jämfört med tidigare år’. Människor kommer att gäspa och lämna rummet i början av din rapport!

lägg också till ditt namn och namnen på andra personer som är involverade i rapporten. Att skildra någon annans bakgrund hårt arbete som ditt eget är mycket oetiskt på arbetsplatsen.

steg 4: Skriv en innehållsförteckning

du bör inkludera en innehållsförteckningssida endast om rapporten är lång och innehåller underavsnitt.

om den här sidan läggs till, se till att skriva innehållet exakt på det sätt som rubrikerna skrivs i rapporten. Allt innehåll ska vara korrekt numrerat för läsaren att enkelt navigera genom rapporten eller hoppa på en viss sektion.

Steg 5: Lägg till en sammanfattning/ Abstrakt

Detta är en mycket viktig sida i någon rapport. Du bör skriva abstraktet på ett sådant sätt att även om en person inte läser hela rapporten kan den här sidan ge dem en tydlig och detaljerad uppfattning om hela saken.

den ska innehålla din titel, fråga, viktiga resultat och slutsatser. Du bör i princip sammanfatta allt du skrev i rapporten för att passa in i abstraktet.

steg 6: Skriv en introduktion

nu börjar din faktiska rapport. På denna sida anger du syftet med att skriva rapporten tillsammans med en kort uppfattning om huvudargumentet.

du kan också inkludera en del bakgrund av ämnet på den här sidan.

Steg 7: Ange din metod

på den här sidan, berätta för läsarna hur du skapade den här rapporten. Det inkluderar informationskällor, typ av data (kvalitativ eller kvantitativ), kanaler för mottagande av information etc.

detta är att utrusta dina läsare med den process du gick igenom eller, som vi kan säga i urban slang, BTS i rapporten. Det gör ditt betänkande mer trovärdigt.

steg 8: presentera dina resultat

Detta är huvudavsnittet där du presenterar dina resultat. Det borde förmedla att du har gjort grundlig forskning. Så inkludera statistik, fakta och grafer för att skildra informationen.

för att förhindra att det blir rörigt, justera data i olika rubriker och underrubriker. Använd pekare, punktlistor eller numrerade när det behövs.

steg 9: ge en slutsats eller rekommendation

avsluta din rapport med en övertygande slutsats. Detta bör dras från tidigare angivna resultat.

du kan också ge rekommendationer för ändring eller förbättring av en policy, som stöds av giltig dokumentation. Slutsatsen bör komma ut stark, baserat på faktiska uppgifter, inte partiska åsikter eller åsikter.

steg 10: Lägg till bibliografi och referenser

att lägga till detta avsnitt är en juridisk tvång i någon rapport där data tas eller inspireras från tidigare publicerade källor.

Låt oss förklara det enkelt. Om du har lagt till data eller statistik i din rapport måste du ge vederbörlig kredit till den ursprungliga författaren. Annars räknas det som plagiering, vilket är ett straffbart brott.

notera också skillnaden mellan referenser och bibliografi, och förväxla inte de två!

här är ett exempel:

Antag att du läser en affärsrapport online och blev inspirerad av den. Även om du inte använde någon av dess data i din egen rapport. I det här scenariot kommer du att lista den rapporten under avsnittet bibliografi.

men om du tog data från den rapporten för att direkt inkludera i din, kommer du att lista det i referensavsnittet.

steg 11: korrekturläsa

korrekturläsning eller revidering är mycket viktigt innan du slutför en rapport. I det här avsnittet kontrollerar du stavfel, grammatiska misstag eller punkteringar. Det här är små missöden som kan göra ett mycket dåligt intryck.

även, medan korrekturläsning, kontrollera citat, fotnoter, bilagor, etc, enligt företagets normer. Det kan finnas riktlinjer du missade när du skrev rapporten!

Bit.ai: det ultimata verktyget för att skriva affärsrapporter

med sin New age cloud technology bit ger ditt företag rapport superkrafter!

du kan välja mellan fördesignade mallar och bara oroa dig för att lägga in ditt innehåll i det.

med Bits smarta integration kan du lägga till rich media-element som webblänkar, PDF-filer, inbäddningar, matematiska ekvationer, grafer och mycket mer i dina företagsrapporter inom några sekunder.

inte bara detta, bit.ai låter dig arbeta med ditt team i realtid. Du kan samredigera och använda inline-kommentarer för att få dina kollegor till samma plats för att fatta beslut relaterade till dina företagsrapporter.

du har till och med dokumentspårning för att se vem som öppnar din rapport och hur mycket tid de spenderade på den.

försök använda en av Bits gratis mallar idag.

Wrap Up

som vi har sett, skriver en affärsrapport innebär en hel del aspekter. All tid och energi förbrukas skriftligen engagerande innehåll, och man tenderar att glömma designelementet.

Ja, designen är en mycket viktig aspekt av varje rapport. När din rapport är visuellt tilltalande engagerar den läsaren och sticker ut i ett rum fullt av svartvitt text.

…och bit hjälper dig att göra just det!

på bit kan du redigera dokumentet enligt vilken typ av rapport du skapade utan att kompromissa med designen. Leka med hundratals teckensnitt, teman och färgpaletter med lite för att skapa en inverkan på ditt arbete!

vilken var din senaste affärsrapport som verkligen medförde en förändring? Vilket verktyg använde du för att göra det?

Tweet oss @ bit_docs och låt oss veta!

läser vidare:

Business Continuity Plan: vad, varför & hur man skapar det?

7 typer av rapporter ditt företag verkligen behöver!

Resultatrapport: Vad är det & hur man skapar det? (Steg ingår)

formella rapporter: Vad är de & hur man skapar dem!

affärsdokument: Definition, typer, fördelar & steg för att skapa dem!

Affärsvertikaler: Definition, Fördelar & Exempel!

teknisk rapport: Definition, betydelse och hur man skriver det?

16 bästa affärsverktyg som alla företag behöver 2021

hur man skriver ett affärsfall: steg för steg Guide

hur man skriver ett affärsförslag?

Hur Man Gör En Fullständig Bevis Affärsplan?