alla gör misstag, särskilt när de bara börjar i ett nytt jobb eller aktivitet. Det finns vissa misstag som rookie operations managers tenderar att göra. Känn dig inte så illa om du har gjort dem alla; även erfarna operationschefer gör dem ibland också. Men om du ännu inte har glidit upp på dessa felsteg, bara att veta om dem ökar dina chanser att undvika dem.
börja en förbättringsresa utan karta
det kanske vanligaste misstaget som även erfarna operationschefer gör är att inte dokumentera sina befintliga processer. I alla processförbättringsprojekt är det viktigt att veta var du börjar från. Hur vet du om du gjort någon förbättring om du inte vet var du började? Även om denna inledande dokumentation ofta anses vara slöseri med tid, dokumenterar den aktuella processen var i processen problemfläckar finns.
kör utan mätvärden
se till att du mäter prestanda för operationerna i processen. Dessa mätvärden måste vara kvantitativa, relevanta och ganska lätta att erhålla. Du vill ta flera olika mätningar, inklusive dessa grunder:
-
hur lång tid tar varje operation för att slutföra sin uppgift
-
tid som behövs för att en produkt ska komma igenom processen från början till slut
-
hur mycket arbete varje operation kan slutföra under en viss tidsperiod
-
mängd lager i processen
-
en verksamhets nivå av konsekvens
-
hur väl en produkt överensstämmer med standarder
att skapa alltför komplexa processer
enkelt är alltid bättre när det gäller att utforma processer, så undvik frestelsen att utveckla alltför komplexa processer. En vanlig sak som händer i etablerade processer är att steg och aktiviteter läggs till, ofta som ett arbete för en trasig operation, och dessa steg blir en permanent del av processen, vilket ökar komplexiteten.
när du dokumenterar och analyserar en process, var på utkik efter uttalandet, ”Tja, vi har bara alltid gjort det på det här sättet.”Chansen är bra att du i hög grad kan förenkla en process som är relaterad till ett sådant uttalande. Titta också på processer som ingen helt kan beskriva. Dessa processer är ofta för komplexa för den uppgift de ska utföra.
saknar den verkliga flaskhalsen
om du inte analyserar en process korrekt kommer du förmodligen att felidentifiera flaskhalsen. Flaskhalsen är den resurs som begränsar processens produktion och är resursen med minsta kapacitet. Om du felidentifierar flaskhalsen kommer du att slösa tid och pengar på att lägga till kapacitet till något som inte faktiskt begränsar din produktion i första hand.
människor antar ofta att flaskhalsen är den dyraste eller största utrustningen i systemet och felaktigt lägger till kapacitet. Se till att du noggrant analyserar processen så att du inte ger efter för detta felaktiga antagande.
hantera baserat på utnyttjande
många chefer tror felaktigt att deras resurser måste fungera kontinuerligt. Ingenting är längre från sanningen, och denna mentalitet lägger bara till mängden arbete-i-process-inventering. Den enda resursen som behöver fungera 100 procent av tiden är flaskhalsen, och det är bara om efterfrågan på den finns.
att fokusera på användningen av flaskhalsen är viktigt, men för andra steg i en process vill du fokusera på att eliminera avfall och förbättra kvaliteten för att förbättra verksamheten övergripande.
inte standardisera
standardisera processer är viktigt att minska komplexiteten, och enkel är alltid bättre. Standardisering är särskilt viktigt när mer än en anläggning producerar samma produkt. Kan du föreställa dig vilken inverkan på kvaliteten kan vara om varje McDonalds franchise använde en annan process för att montera en cheeseburger och förbereda pommes frites? Standardisering gör det möjligt för ett företag att producera jämn kvalitet i både produkter och tjänster.
automatisera dåliga processer
om en process inte fungerar som önskat kan du anta att automatisering av den kan leda till förbättringar. Men en automatiserad dålig process är fortfarande en dålig process, oavsett hur mycket automatisering du implementerar.
många företag använder företagsledningssystem för att integrera och hantera sina processer. Men dessa system är dyra och tidskrävande att implementera och underhålla, och de är bara lika bra som de underliggande processerna. Innan ett företag kan fixa sina felaktiga processer kan dessa dyra system inte ge mycket hjälp.
Feldefiniera kvalitet
kvalitet är vad kunden säger att det är! När driftchefer och företagsledare glömmer detta faktum slösar de tid och pengar på att förbättra aspekter av produkten eller tjänsten som kanske inte är viktiga när det gäller lönsamhet eller kundnöjdhet.
med andra ord, bara för att en produktion uppfyller företagets målkvalitetsmätningar betyder det inte att kunderna uppfattar det som en kvalitetsprodukt.
ett annat misstag att undvika är att anta att definitionen av kvalitet förblir densamma över tiden. Kundernas önskemål och smak förändras ständigt, och företag måste anpassa sig för att möta dessa skiftande krav.
Kompromissa inte med kvaliteten för att möta schema eller kostnadstryck eftersom det kan leda till missnöjda kunder och produktfel som i sin tur kan leda till återkallelser, tvister och skadat rykte. Kvalitetsfel kan sätta företag i konkurs.
inte tillräckligt projektplanering upfront
här är några stora rookie misstag i samband med projektledning:
-
otillräcklig planering i förväg
-
använda en uppskattning för timing och kostnad snarare än intervall uppskattningar som känner igen variabilitet
-
inte korrekt identifiera den kritiska vägen
den kritiska vägen, ungefär som en flaskhals, är den aktivitetsvägen som bestämmer projektets tidpunkt. Att misslyckas med att identifiera den kritiska vägen leder projektledare att fokusera på fel aktiviteter vid fel tidpunkter. Korrekt planering i förväg kan hjälpa till att eliminera detta misstag.
inte fokusera på kunden
Glöm aldrig att kunden alltid har rätt. Verksamhetschefer glömmer ofta slutkunden – den person som i slutändan köper produkten eller tjänsten. Istället fokuserar vissa OMs på interna resultatmått som inte har någon konsekvens för kunden. Att vara fokuserad på vad kunden faktiskt vill ha kräver en nära koppling mellan verksamheten och andra avdelningar, såsom produktutveckling och marknadsföring.
