raport de afaceri: Ce este și cum se scrie? (Pași și Format)

trecerea de la scrierea academică, cum ar fi eseuri și articole, la rapoarte complexe de afaceri, poate fi înfricoșătoare!

un raport de afaceri este necesar în aproape orice domeniu de activitate. Acestea sunt documente bazate pe fapte care sunt folosite pentru a lua decizii într-o afacere.

puteți utiliza rapoarte de afaceri pentru mai multe scopuri, cum ar fi pitching o idee, analiza o idee, pitching o fuziune, analiza o fuziune, dovedind că compania dvs. respectă liniile directoare legale și sociale sau orice subiect specific legat de locul de muncă și de muncă.

deci, dacă aveți un loc de muncă, este crucial să înțelegeți conceptul de rapoarte de afaceri și cum să le scrieți în mod eficient.

în acest articol, vom vorbi despre diferitele tipuri de rapoarte și scopul lor, importanța rapoartelor de afaceri și cum să vă structurați propriile într-un mod de impact!

dar hei, primul lucru primul. Să înțelegem conceptul de rapoarte de afaceri puțin mai bine.

ce este un raport de afaceri? (Definiție)

un raport de afaceri este definit ca un document oficial care conține informații faptice, date statistice, rezultate ale cercetării sau orice altă formă de informații relevante pentru cursul postului.

acest raport este un document formal scris la obiect pentru a transmite informații într-o manieră concisă, dar clară. Rapoartele de afaceri sunt utilizate în principal pentru comunicarea internă în cadrul unei organizații.

Obiectivitatea este un element major în timp ce scrie rapoarte de afaceri. Orice ai spune ar trebui să fie susținută de date și fapte, nu de opinie și perspectivă. De exemplu, în loc să spui ‘vânzările din ultimul trimestru au fost foarte scăzute’, le arăți prin intermediul datelor.

raportul poate varia de la o pagină la mai multe pagini în funcție de scopul și tipul raportului, ceea ce ne aduce la a doua parte: tipuri de rapoarte de afaceri.

citiți mai multe: scrisori de afaceri: Definiție, Tipuri, Format și sfaturi!

tipuri de rapoarte de afaceri

există multe tipuri de rapoarte de afaceri utilizate într-o organizație în diverse scopuri. Evident, nu puteți utiliza același raport pentru a analiza performanța angajaților și vânzările din ultimul trimestru, nu?

iată câteva tipuri comune de rapoarte de afaceri:

rapoarte informaționale

utilizați acest raport atunci când șeful dvs. solicită date care sunt pur obiective, adică doar fapte simple, fără niciun raționament sau rezultate potențiale. De exemplu, un raport de forță de muncă care să ateste numărul de angajați din companie, îndatoririle lor, Departamentul de muncă și responsabilitățile.

Citeste mai mult: cum se scrie rapoarte de proiect care ‘ Wow ‘ clientii tai? (Șablon inclus)

raport analitic

după cum sugerează și numele, acest raport este utilizat atunci când unele date critice ale companiei trebuie analizate pentru a lua decizii în cunoștință de cauză.

de exemplu, analizând scăderea vânzărilor din ultimul exercițiu financiar. Acest raport constă în numere de vânzări, o comparație a acestor numere cu anii anteriori și găsirea motivelor căderii. Raportul va indica, de asemenea, posibile măsuri pe care compania le poate lua pentru a rezolva această problemă.

raport de cercetare

folosiți un raport de cercetare atunci când apare ceva mare! Ar putea fi o potențială fuziune sau o nouă linie de produse sau o schimbare a modului actual de lucru.

o mare schimbare necesită un raport cuprinzător care să studieze toate implicațiile sale. De exemplu, dacă compania dorește să introducă un produs nou, raportul de cercetare va consta din elemente precum publicul țintă, strategia de marketing, campaniile publicitare etc.

raport explicativ

utilizați acest raport atunci când doriți să explicați proiectul dvs. individual întregii echipe. Să presupunem că ai făcut cercetări.

un raport explicativ va prezenta faptele, va enumera rezultatele și va determina încheierea cercetării. Ar trebui să fie scris în cuvinte foarte simple, concise și clare. Deși cititorii sunt în mare parte colegi din aceeași industrie, jargonul ar trebui evitat.

raport de progres

acesta este un raport mic folosit pentru a notifica actualizările într-o companie.

cum a fost săptămâna precedentă?

cum este vânzarea pentru acest trimestru vine de-a lungul?

care este modificarea procentuală a conversiilor din ultima săptămână/lună?

întrebări ca acestea sunt răspuns într-un raport de progres. Nu conține analize. Numai informații și modificări.

rapoartele de progres sunt un mediu bun pentru companii pentru a-și urmări activitatea de zi cu zi și pentru a veni cu idei noi de creștere și extindere.

încă nu ești convins? Iată 4 motive convingătoare pentru care rapoartele de afaceri sunt importante pentru un flux de lucru eficient într-o organizație.

Citește mai mult: Ce este un raport de progres și cum se scrie unul?

importanța rapoartelor de afaceri

Mod de comunicare

știi cum text sau apel în viața de zi cu zi pentru a comunica? În afaceri, rapoartele sunt pregătite pentru aceasta. Putem spune că rapoartele de afaceri acționează ca un mijloc de comunicare într-o organizație.

dar de ce se face?

Ei bine, în companiile mari, există o întreagă linie de flux de lucru care are loc. Este, de asemenea, cunoscut sub numele de Delegare a îndatoririlor. În acest flux de lucru, există sucursale, subramuri, departamente și zone specifice de nișă. Dacă comunicarea se face verbal, informațiile se pot pierde sau contamina.

deci, pentru fiecare piesă importantă de comunicare, se creează un raport scris. Oricine are nevoie de acces la aceste informații poate citi raportul și se poate echipa cu date de primă mână.

luarea deciziilor

te gândești la lansarea unei noi linii de produse? Pregătește un raport.

cu scopul de a reduce costurile companiei? Pregătește un raport.

de la decizia publicului țintă până la concedierea angajaților, fiecare decizie este luată pe baza unor rapoarte detaliate pregătite cu fapte și statistici.

rapoartele sunt transferate în ambele sensuri într-o organizație. Angajații creează rapoarte de afaceri și le trimit conducerii superioare pentru luarea deciziilor. Managementul superior creează rapoarte pentru a circula informații, SARCINI etc. printre forța de muncă.

Managementul Crizelor

în caz de criză, haos și focare de panică, toată lumea are o opinie în această privință, iar transferul gândurilor dă naștere verbal la bârfe la locul de muncă.

într-o astfel de situație, rapoartele de afaceri sunt create pentru a obține toată lumea pe aceeași pagină și apoi analiza de fapt problema.

rapoartele de gestionare a crizelor cuprind cauza problemei, măsurile de luat pentru controlul daunelor și politicile care sugerează o protecție viitoare împotriva unei astfel de crize.

management eficient

delegarea sarcinilor se face prin rapoarte. Fiecare angajat are propriile sarcini de rezolvat cu un termen alocat. Acest lucru ajută la o gestionare mai solidă și mai eficientă a companiei.

toate informațiile sunt în documente scrise viabile, deciziile sunt luate pe baza unei analize atente, iar funcționarea generală a companiei este mai bună folosind rapoarte de afaceri.

Deci, acum că știm că trebuie să pregătim rapoarte de afaceri pentru a supraviețui în lumea corporativă, să trecem la următoarea și probabil cea mai importantă secțiune în care vă învățăm cum puteți începe să scrieți un raport adecvat.

Read more: document privind cerințele de afaceri (BRD): ce, de ce și cum se scrie?

cum se scrie un raport de afaceri? (Pași și Format)

urmați acest ghid pas cu pas pentru a crea raportul dvs. de afaceri puternic:

Pasul 1: Creați un plan de acțiune

scrieți un raport de afaceri, nu un eseu școlar. Nu vă puteți baza raportul pe gânduri ca și când vin. Înainte de a începe raportul, identificați scopul acestuia.

definiți ce intenționați să realizați cu raportul și cum intenționați să îl prezentați. Nu bate în jurul tufișului! Acest lucru vă va ajuta să scrieți un raport clar și concis.

Pasul 2: Verificați dacă există un format intern

compania dvs. poate avea un format specific pentru scrierea rapoartelor. Adresați-vă supraveghetorului dvs. sau verificați manualul companiei pentru a-l găsi. Nu aveți încredere orb în internet.

cu toate acestea, dacă nu este specificat un astfel de format, puteți utiliza formatul global standard listat în pașii următori.

Pasul 3: Adăugați un titlu

titlul raportului poate fi specificat în rezumatul pe care l-ați primit de la supraveghetorul dvs. Dacă nu, puteți scrie propriul titlu. Ar trebui să fie clar, clar și să poată transmite scopul raportului.

ar trebui să evitați utilizarea titlurilor foarte lungi și complicate. De exemplu, utilizați ‘raportul de vânzări pentru anul fiscal 2020-21’ în loc de ‘analiza interacțiunii clienților cu compania în ultimele 12 luni în comparație cu anii precedenți’. Oamenii vor căsca și vor părăsi camera la începutul raportului tău!

de asemenea, adăugați numele dvs. și numele altor persoane implicate în întocmirea raportului. Portretizarea munca grea de fundal altcuiva ca propria este extrem de lipsit de etică la locul de muncă.

Pasul 4: scrieți un cuprins

ar trebui să includeți o pagină cuprins numai dacă raportul este lung și conține subsecțiuni.

dacă se adaugă această pagină, asigurați-vă că scrieți conținutul exact în modul în care titlurile sunt scrise în raport. Tot conținutul trebuie să fie numerotat corespunzător pentru ca cititorul să navigheze cu ușurință prin raport sau să sară pe o anumită secțiune.

Pasul 5: Adăugați un rezumat/ rezumat

aceasta este o pagină foarte importantă în orice raport. Ar trebui să scrieți rezumatul în așa fel încât, chiar dacă o persoană nu citește întregul raport, această pagină îi poate oferi o idee clară și detaliată despre întregul lucru.

ar trebui să conțină titlul, problema, constatările cheie și concluziile. Practic, ar trebui să rezumați tot ceea ce ați scris în raport pentru a se încadra în rezumat.

Pasul 6: scrieți o introducere

acum începe raportul dvs. real. Pe această pagină, specificați scopul scrierii raportului împreună cu o scurtă idee a argumentului principal.

puteți include, de asemenea, unele fundal de subiect pe această pagină.

Pasul 7: indicați metodologia

pe această pagină, spuneți cititorilor cum ați creat acest raport. Acesta include sursele de informații, tipul de date (calitative sau cantitative), canalele de primire a informațiilor etc.

aceasta este pentru a vă echipa cititorii cu procesul prin care ați trecut sau, așa cum putem spune în argoul urban, BTS-ul raportului. Acest lucru face ca raportul dvs. să fie mai credibil.

Pasul 8: prezentați-vă constatările

aceasta este secțiunea principală în care vă prezentați constatările. Ar trebui să transmită că ați făcut cercetări aprofundate. Deci, includeți statistici, fapte și grafice pentru a descrie informațiile.

pentru a preveni dezordonarea, aliniați datele în diferite rubrici și subpoziții. Utilizați indicii, marcatori, sau numerotate ori de câte ori este necesar.

Pasul 9: dați o concluzie sau o recomandare

încheiați raportul cu o concluzie convingătoare. Acest lucru ar trebui să se bazeze pe constatările menționate anterior.

de asemenea, puteți oferi recomandări pentru modificarea sau îmbunătățirea unei politici, susținute de o documentație validă. Concluzia ar trebui să fie puternică, bazată pe date factuale, nu pe opinii sau opinii părtinitoare.

Pasul 10: Adăugați bibliografie și referințe

adăugarea acestei secțiuni este o constrângere legală în orice raport în care datele sunt preluate sau inspirate din surse publicate anterior.

să explicăm pur și simplu. Dacă ați adăugat date sau statistici în raportul dvs., trebuie să acordați credit autorului original. Altfel, se consideră plagiat, care este o infracțiune pedepsită.

de asemenea, rețineți diferența dintre referințe și bibliografie și nu le confundați pe cele două!

Iată un exemplu:

să presupunem că ai citit un raport de afaceri online și te-ai inspirat din el. Deși, nu ați folosit niciuna dintre datele sale în propriul raport. În acest scenariu, veți lista acel raport în secțiunea Bibliografie.

cu toate acestea, dacă ați luat date din acel raport pentru a le include direct în al dvs., le veți enumera în secțiunea de referință.

pasul 11: corectarea

corectarea sau revizuirea este foarte importantă înainte de finalizarea unui raport. În această secțiune, Verificați dacă există erori de ortografie, greșeli gramaticale sau punctuații. Acestea sunt mici neplăceri care pot face o impresie foarte proastă.

de asemenea, în timpul corectării, verificați citările, notele de subsol, anexele etc., conform standardelor companiei. S-ar putea să existe linii directoare pe care le-ați ratat în timp ce scrieți raportul!

Bit.ai: instrumentul final pentru scrierea de rapoarte de afaceri

cu noua sa tehnologie cloud bit oferă superputeri raport de afaceri!

puteți alege din template-uri pre-proiectate și doar vă faceți griji cu privire la punerea conținutul în ea.

cu integrarea inteligentă Bit, puteți adăuga elemente media bogate, cum ar fi link-uri web, PDF-uri, încorporări, ecuații matematice, grafice și multe altele în rapoartele dvs. de afaceri în câteva secunde.

nu numai acest lucru, bit.ai vă permite să lucrați cu echipa dvs. în timp real. Puteți Co-edita și utiliza comentarii inline pentru a vă aduce colegii în același loc pentru a lua decizii legate de rapoartele dvs. de afaceri.

aveți chiar și urmărirea documentelor pentru a vedea cine vă deschide raportul și cât timp au petrecut pentru el.

încercați să utilizați unul dintre șabloanele gratuite Bit astăzi.

încheie

după cum am văzut, scrierea unui raport de afaceri implică o mulțime de aspecte. Tot timpul și energia este consumată în scris angajarea de conținut, și unul tinde să uite despre elementul de design.

Da, designul este un aspect foarte important al oricărui raport. Când raportul dvs. este atrăgător din punct de vedere vizual, acesta angajează cititorul și iese în evidență într-o cameră plină de text alb-negru.

… și bit vă ajută să faceți doar asta!

pe bit, puteți edita documentul în funcție de tipul de raport pe care l-ați creat fără a compromite designul. Joacă-te cu sute de fonturi, teme și palete de culori cu biți pentru a crea un impact asupra muncii tale!

care a fost ultimul raport de afaceri care a adus cu adevărat o schimbare? Ce instrument ai folosit pentru a-l face?

Tweet-ne @bit_docs și să ne anunțați!

citește în continuare:

planul de continuitate a afacerii: Ce, De ce & cum să-l creați?

7 tipuri de rapoarte afacerea ta are nevoie cu siguranță!

Raport De Performanță: Ce este & cum se creează? (Pași incluse)

rapoarte formale: ce sunt ei & Cum de a le crea!

documente de afaceri: Definiție, Tipuri, beneficii & pași pentru a le crea!

Verticalele De Afaceri: Definiție ,Beneficii & Exemple!

raport tehnic: definiție, importanță și cum se scrie?

16 Cele mai bune instrumente de afaceri de care are nevoie fiecare afacere în 2021

cum se scrie un caz de afaceri: Ghid pas cu pas

cum se scrie o propunere de afaceri?

Cum Să Faci Un Plan De Afaceri Complet?