nu fi mizerabil cu privire la facturile: Un ghid

în serviciile profesionale, unele dintre cele mai fundamentale discuții se învârt în jurul tarifelor orare, reținerilor lunare și taxelor bazate pe proiecte. Satisfacerea cu succes a nevoilor clientului implică la fel de multă conversație în jurul costului ca și munca reală solicitată – și, ca urmare, termenii contractuali trebuie să fie conveniți cu atenție și meticulos înainte de a începe. Acest lucru face deosebit de important să se clarifice exact ce activități constituie facturabile vs. ore non-facturabile.

mai ușor de spus decât de făcut, cu toate acestea, pentru a determina ce sarcină aparține categoriei care poate prezenta o provocare destul de mare. După aceea, procesul de facturare trebuie să fie supus atât trimiterii facturilor, cât și primirii plății într-un termen rezonabil.

dar există o veste bună: adoptarea celor mai bune practici în jurul facturabile poate ajuta la a face întregul proces mai ușor. Cu o înțelegere clară a ceea ce poate fi facturat clienților și cum să factureze cel mai bine, întreprinderile pot eficientiza operațiunile, pot îmbunătăți eficiența generală și pot experimenta o rentabilitate mai mare. Citiți mai departe pentru a afla trei strategii inteligente pentru a vă ajuta afacerea să crească orele facturabile, să scadă orele neactualizabile și să navigați cu încredere în facturarea proiectului.

dar mai întâi lucrurile: ce este facturabil și ce nu?

ce sunt orele facturabile?

orele facturabile nu sunt pur și simplu „ore lucrate”, din păcate. Vor exista întotdeauna un anumit procent de sarcini care trebuie finalizate și nu pot fi facturate. Pe scurt: sarcinile facturabile sunt „lucrări de proiect pure care pot fi facturate înapoi clientului”, cum ar fi planificarea proiectului, comunicarea clientului și întâlnirile (atât programate, cât și neplanificate), cercetarea, lucrările de producție, ingineria și revizuirile.

ce este facturabil vs. ore non-facturabile?

orele care nu pot fi facturate cuprind activitățile pe care organizația dvs. le-ar face chiar dacă clientul nu ar exista. Aceste activități includ întâlniri interne, crearea de rețele și prospectare pentru noi clienti, marketing și publicitate, sarcini administrative cum ar fi documente, depunerea, facturare, cheltuieli de urmărire, bug de fixare, sau cod refactoring, formare, etc.

care este importanța urmăririi orelor facturabile și non-facturabile?

știm cu toții că furnizorii de servicii adoră să factureze clientul pentru multe ore facturabile, dar, de asemenea, nu putem nega că trebuie să justificați și timpul pe care l-ați petrecut pentru o sarcină sau un proiect. Urmărirea corectă a orelor nu este necesară doar pentru a vă putea face proiectele mai reușite în viitor, ci și pentru că oferă o viziune realistă asupra mai multor statistici de afaceri, cum ar fi:

• cât timp au petrecut angajații dvs. pentru o anumită sarcină sau proiect
• cât profit sau pierdere a făcut afacerea dvs.
• cât este echipa dvs. productivă și care este performanța acesteia
• cum puteți planifica mai eficient
• cum ar trebui să faceți mai bine estimările viitoare de facturare
• cât de cost-eficiente proiectul a fost pentru afacerea ta
• cum de a face proiecte mai fructuoase în viitor

sunet bun? Apoi să trecem la cele mai bune practici:

1. Investiți în software-ul de urmărire a timpului de calitate

calitatea generează calitate. Dar angajații individuali care captează cu atenție orele într – o foaie de calcul, Word doc – sau chiar cu stilou și hârtie-nu se măsoară exact. Alții trebuie să agregeze în continuare aceste date în ceva semnificativ, reprezentând rate de plată diferite și multe altele – și chiar și atunci, potențialul de eroare umană este aproape garantat. Fără o urmărire precisă și în timp real a proiectului, o organizație nu are instrumentele adecvate pentru măsurarea exactă a orelor facturabile-rezultând în cele din urmă venituri pierdute constant. Investiția într-un software de urmărire a timpului care înregistrează cu sârguință și promptitudine orele angajaților cu ușurință și comoditate este singura modalitate de a asigura adevărata calitate. Beneficiile sunt imediate:

• Economisiți timp și efort pierdut de către angajați și personalul financiar atunci când tot ceea ce este asociat cu timpul și facturarea este automatizat.
• înțelegeți contribuțiile unui angajat—atât la proiecte individuale, cât și la sănătatea și succesul general al afacerii—prin vizualizarea ratei de utilizare și a productivității sale.
• evaluați starea de sănătate și starea unui proiect în timp real, urmărind progresul proiectului în comparație cu orele petrecute de angajați.
• alocați (sau realocați) cele mai bune resurse pe baza clienților care contribuie cel mai mult la veniturile dvs.
• capturați costul real al proiectelor și utilizați datele agregate pentru a vă asigura că estimările viitoare ale proiectelor sunt mai exacte.

2. Urmăriți totul – inclusiv orele facturabile

urmărirea orelor facturabile este o întreprindere proeminentă – dar mai puțin sunt avantajele obținute prin monitorizarea și examinarea non-facturabile. Procedând astfel, întreprinderile au posibilitatea de a descoperi unele tendințe interesante în „imaginea de ansamblu”, precum și punctele fine. Cu o imagine de ansamblu clară a situației, puteți începe să schimbați prioritățile și să stabiliți linii directoare pentru diferite sarcini, cum ar fi întâlniri, instruire și activitatea echipei. De exemplu, Cât timp de întâlnire este necesar pentru proiectele clienților? Cât timp ar trebui să fie dedicat instruirii? Echipa dvs. lucrează bine împreună? Cu fiecare perspectivă vine capacitatea de a îmbunătăți situația pentru toată lumea.

3. Automatizați sarcinile de facturare

sarcinile Administrative nu vor fi niciodată SARCINI facturabile pe oră, deci de ce să nu minimalizați impactul acestora? Cel mai bun mod de a realiza acest lucru este prin automatizare. O soluție ușor de implementat și scalabilă poate oferi tot ceea ce o organizație are nevoie pentru a reuși:

• angajații pot lua înapoi timpul prețios petrecut urmărind orele și sarcinile lor, ceea ce înseamnă că orele facturabile potențiale cresc pe măsură ce frustrarea angajaților scade.
• managerii au vizibilitate în timp real asupra progresului proiectului și a rentabilității până în prezent, ceea ce permite efectuarea de ajustări.
• finanțele și facturarea nu mai trebuie să agregeze meticulos surse disparate de date pentru a factura clienții și sunt pe aceeași pagină cu echipa de livrare.
• clienții primesc facturi automate care sunt consecvente și informative. Bonus: este mai puțin probabil ca clienții să se opună costurilor proiectului atunci când pot vedea clar cum au fost alocate orele.
• compania beneficiază de minimizarea orelor facturabile și de trimiterea facturilor la timp în fiecare lună.

cu o soluție software care centralizează captarea timpului, elimină provocările unui sistem manual, simplifică facturarea și facturarea, economisește timp, îmbunătățește moralul și încântă clienții, vă veți întreba cum ați funcționat vreodată fără o soluție software automată.