implementarea unui sistem de Management al calității: cele mai bune practici

implementarea unui sistem de Management al calității (SMC) este atât o artă cât și o știință. Este nevoie de date, o abordare metodologică și capacitatea de a implica oamenii.

acest articol va discuta despre implementarea unui SMC și va răspunde la întrebările dvs. frecvente pe această temă.

aici, la Ideagen, ajutăm organizațiile de peste 25 de ani să obțină calitate și excelență operațională. Avem experiență în implementarea și consultarea cu organizații de toate dimensiunile, prin urmare, putem oferi o perspectivă expertă asupra implementării cu succes a unui nou sistem de management al calității.

afla:

• ce este un sistem de Management al calității
• de ce este important pentru toate organizațiile care doresc să reușească
• beneficiile implementării unui SMC
• cerințele unui SMC
• logistica funcționării unui SMC într-un mediu foarte reglementat
• importanța unei culturi ierarhice
• pași cruciali pentru punerea în aplicare

ce este un sistem de management al calității (SMC)?

un SMC este un set coordonat de valori și procese implementate de o organizație pentru a asigura și a demonstra că îndeplinește standardele cerute pentru a satisface cerințele și așteptările clienților săi. Standardul internațional ISO 9001: 2015 este declarația acceptată a cerințelor generale ale unui sistem de management al calității.

de ce este important un SMC?

un SMC complet operațional va ajuta o organizație să îndeplinească și să demonstreze că a atins anumite obiective:

1. îndeplinirea consecventă a cerințelor clienților.
2. gestionarea consecventă a cerințelor interne.
3. gestionarea consecventă a cerințelor externe. de exemplu, alocarea efectivă a resurselor

care sunt avantajele implementării unui SMC?

implementarea unui sistem de management al calității va avea ca rezultat o serie de câștiguri comerciale pe termen lung. Iată doar câteva beneficii ale implementării eficiente a unui SMC:

1. atingerea obiectivelor organizaționale
2. reducerea erorilor costisitoare și a risipei
3. creșterea satisfacției clienților
4. comercializați-vă afacerea mai eficient
5. gestionați creșterea mai eficient
6. îmbunătățiți disponibilitatea documentației
7. corectați problemele pentru a îmbunătăți continuu produsele și serviciile
8. creșteți cota de piață în noi teritorii și sectoare de piață
9. creați o cultură a calității
10. încorporați viziunea în toate proiectele
11. o mai bună comunicare internă
12. produse consistente
13. eficient măsurarea performanței persoanelor și echipelor
14. îmbunătățirea conformității

cum susține un SMC o organizație să gestioneze problemele culturale?

implementarea unui sistem de management al calității poate tulbura penele angajaților. Îi poate scoate din zona lor de confort și departe de procesele instituționalizate. Acesta este motivul pentru care sprijinul din partea managementului operațional și executiv de la început este esențial pentru implementarea unui sistem de management al calității.

Ideagen a lucrat cu sute de manageri de calitate și a constatat întotdeauna că este cea mai bună practică pentru a obține de management pentru a promova calitatea. Este recomandabil ca managerii să se angajeze într-o rutină de întărire pozitivă în primele etape ale vieții sistemelor. Nu numai că acest lucru va promova utilizarea sistemului, dar va motiva personalul.

Descărcați șablonul nostru de implicare a părților interesate pentru un plan pas cu pas pentru a obține buy-in de la părțile interesate interne.

pentru a fi eficient, un sistem de management al calității trebuie să fie robust, intuitiv și flexibil. Diagrama de mai jos demonstrează modul în care modulele software ale Ideagen interacționează pentru a consolida un QMS holistic.

în cadrul unui SMC, procesele ar trebui să fie supuse unei gestionări mai stricte. Este înțelept să ne așteptăm la schimbări în modul în care personalul interacționează și în distribuirea responsabilității și responsabilității. Luați în considerare percepția personalului și recunoașteți atitudinile angajaților existenți și risipirea oricăror preocupări pe care le dețin este o parte vitală a strategiei manageriale atunci când implementați un SMC.

pornind de la tema comunicării personalului, atunci când implementează un SMC, o organizație nu ar trebui să-și închidă urechile la sugestia angajaților. Angajații sunt cei care vor folosi sistemul de management al calității, astfel încât orice modificări necesare pentru a se potrivi nevoilor lor și pentru a îmbunătăți gradul de utilizare are sens.

de asemenea, este recomandabil ca o organizație să permită o fază inițială de întârziere înainte ca îmbunătățirile să devină normă. Un SMC oferă liniște sufletească că cerințele de reglementare sunt respectate și că organizația adoptă continuu o abordare centrată pe client.

ce necesită un SMC?

un sistem de management al calității necesită o serie de elemente esențiale. Iată șase dintre ele:

1. un cadru și instrument de comunicare, de obicei, software-ul qms.
2. o politică de calitate și obiective de calitate. Aceste declarații trebuie documentate.
3. un manual de calitate care include domeniul de aplicare, justificările pentru orice excludere, procedurile documentate și descrierile interacțiunii proceselor. Acest lucru va specifica modul în care va fi respectat un SMC și va sublinia angajamentele companiei atât în ceea ce privește îmbunătățirea continuă, cât și calitatea.
4. orice proceduri documentate cerute de standardul de conformitate.
5. orice documente necesare pentru a asigura funcționarea eficientă, planificarea și controlul proceselor companiei.
6. înregistrările, cum ar fi dovada conformității cu cerințele și funcționarea eficientă a SMC, vor fi solicitate de standardul de conformitate.

operarea într-un mediu controlat:

multe organizații implementează un sistem de management al calității pentru a demonstra conformitatea cu cerințele de reglementare. Un SMC poate sprijini o organizație care operează într-un mediu controlat în mai multe moduri:

• pentru a asigura respectarea standardelor de conformitate, toate documentele companiei trebuie să fie conforme cu procesele QMS.
• acest lucru va asigura conformitatea comportamentului personalului în îndeplinirea sarcinilor, o metodă uniformă de înregistrare a datelor și consecvența în formarea personalului.
• păstrarea evidențelor, cum ar fi constatările auditului, monitorizarea datelor, rapoartele de neconformitate și acțiunile corective etc. poate fi folosit ca dovadă a utilizării și eficacității SMC.
• un SMC poate fi utilizat pentru a impune aprobarea și dispunerea documentelor și înregistrărilor necesare.
• este important ca numai versiunea cea mai actualizată a documentelor să fie disponibilă utilizatorilor companiei. Pentru a fi conforme, documentele ar trebui să aibă un control unic de identitate și Versiune atunci când sunt supuse schimbării.
• pot fi solicitate semnăturile autorilor și aprobatorilor documentului.
• poate fi necesar un rezumat al istoricului documentelor care prezintă modificările și datele revizuirii.

pentru a se asigura că toate înregistrările sunt atât trasabile, cât și recuperabile, înregistrările trebuie gestionate și controlate în mod similar cu documentele. Este recomandabil să le atribuiți identificatori unici, care vor fi furnizați de un instrument electronic QMS.

importanța organizării ierarhice:

organizarea este vitală atunci când se ocupă de documente controlate. O ierarhie sugerată pentru gestionarea documentației QMS este:

1. Manual de calitate
2. politici
3. proceduri
4. instrucțiuni de lucru
5. liste
6. formulare

orice tipuri de documente suplimentare pot fi utilizate la discreția companiei.

pași de implementare:

implementarea unui SMC este o provocare cu mai multe fațete. Aici este un plan dur pentru a obține un SMC puse în aplicare:

1. șabloanele generale pentru toate documentele controlate pe care compania intenționează să le utilizeze trebuie întocmite înainte de scrierea documentelor QMS. Șabloanele ar trebui să aibă stiluri și formate consistente, făcându-le astfel ușor de citit și navigat. Toate procedurile și instrucțiunile de șablon ar trebui să aibă secțiuni de scop, domeniu de aplicare și responsabilități. Șabloanele trebuie să îndeplinească, de asemenea, cerințele documentelor controlate, de exemplu, identificatorul unic etc. Este opțional ca un logo al companiei să fie inclus într-un antet de document.
2. multe companii vor avea deja proceduri scrise; cu toate acestea, este posibil ca aceste proceduri actuale să nu fie la zero în ceea ce privește faptul că sunt depășite sau incomplete etc. Pot exista anumite domenii ale activității, cum ar fi finanțele, care nu sunt considerate a intra sub incidența SMC, iar procedurile existente pot fi considerate cea mai bună opțiune pentru a obține conformitatea. Companiile trebuie să se asigure că aceste domenii nu au impact asupra managementului general al calității.
3. companiile ar trebui să întreprindă o cartografiere în stil de diagramă a proceselor de management al cadrului de calitate. Acest lucru ajută la includerea tuturor părților interesate în proces, evidențiază domeniile de neconformitate și documentele lipsă și este o metodă excelentă de identificare a domeniilor în care este necesară schimbarea.
4. este util să mapați documentele și structura SMC în funcție de ierarhie folosind hărți de proces/document și diagrame de organizare.
5. documentele trebuie redactate conform specificațiilor din hărțile documentelor; fiți conștienți de publicul dvs. și folosiți un limbaj adecvat în consecință. O mare companie internațională cu personal bilingv poate avea nevoie să publice documentația în mai multe limbi.
6. schițele electronice trebuie gestionate în mod corespunzător. Acestea ar trebui să fie documentate și depuse astfel încât să poată fi ușor identificate, recuperate, revizuite, urmărite și gestionate. Procesul utilizat în mecanismul de control al documentelor trebuie să fie consecvent cu cel utilizat în procesul de redactare.
7. este important ca toate documentele să fie revizuite de experți în domeniu din toate domeniile afectate de domeniul de aplicare al documentului. Nerespectarea documentelor poate duce la o reducere a conformității, la creșterea riscului de abatere de la SMC și la crearea de fricțiuni între personal/departamente.
8. este important să se obțină nivelul de aprobare adecvat pentru un document emis care va fi dictat de standardul de conformitate. Odată eliberat și aprobat, o copie pe suport de hârtie a documentului trebuie depusă într-o locație sigură. Odată ce documentele sunt publicate, personalul poate fi instruit să le folosească.

pe scurt

• evaluați-vă afacerea existentă
• asigurați-vă că implementarea unui SMC este necesară
• asigurați-vă că procesele funcționează
• revizuiți aceste procese acolo unde este necesar și efectuați revizuiri continue
• investigați soluțiile electronice de Management al calității (EQMS) ca o de automatizare și simplificare a procesului

ce urmează?

Aflați cum vă poate ajuta Ideagen afacerea cu implementarea unui sistem de Management al calității. Q-Pulse QMS este software-ul de alegere pentru mai mult de 2000 de companii din întreaga lume, un sistem, susținut de 25 de ani de inovare, de la un furnizor stabilit și de încredere.