Introducere
Bună ziua! Este Kristine aici cu Express pentru a impresiona podcast.
în zilele noastre, conferințele telefonice sunt norma. Indiferent dacă membrii echipei dvs. locuiesc pe o rază de 30 de minute unul de celălalt sau locuiesc pe continente diferite, probabil că veți conduce toate întâlnirile prin apeluri de conferință. Până acum, știți câteva dintre potențialele pericole ale conferințelor telefonice. Cineva uită să se mute și îi auzi respirând sau mâncând prânzul, cineva uită să se activeze când începe să vorbească, cineva vorbește, iar apoi copilul sau soțul lor barjează în biroul lor făcând zgomot. Indiferent de situația neobișnuită care se desfășoară în timpul unui apel de conferință, cineva trebuie să gestioneze conversația și să o facă cât mai eficientă posibil.
în acest episod, veți învăța cum să conduceți apeluri de conferință. Ne vom concentra pe apelurile de conferință audio, nu pe apelurile de conferință video, care merită propriul lor episod.
în fiecare săptămână, vă împărtășesc povești și sfaturi pentru a vă ajuta să comunicați clar și cu încredere în căutarea unui loc de muncă, interviuri și locul de muncă, astfel încât să vă puteți atinge obiectivele de carieră. Dacă vă place podcast-ul meu, nu uitați să vă abonați pentru a obține episoade noi. Vă puteți abona oriunde Descărcați podcast-uri precum Apple, Pandora sau site-ul meu web la express-to-impress.com.
acum, să începem!
Story
acum, vă voi spune despre o poveste despre un apel conferință mers prost.
un prieten de la HR conducea o conferință telefonică când prietena lui a dat buzna în cameră. Cu o farfurie într-o mână, ea a anunțat Vesel: „micul dejun este gata!”urmată imediat de porecla murdară pe care o are pentru iubitul ei.
prietenul meu, desigur, a fost uimit. Prietena lui a fost uimită. Și totuși, a trebuit să continue să conducă apelul, sperând, cumva, că totul se va termina.
dar el conducea apelul și nu și-a oprit apelul, așa că, desigur, colegii săi au aflat numele său murdar și alte detalii despre viața sa personală.
din moment ce ceilalți de la apel și-au dezactivat liniile, orice gasps sau râde au fost ascunse prietenului meu. Și, din fericire, acesta a fost sfârșitul!
dar el a continuat, sperând că colegii săi nu au auzit ceea ce au auzit cu siguranță.
aceasta este doar una dintre multele povești de groază apel conferință. Saturday Night Live are o scenetă hilară numită „Zoom Call”, care este, fără îndoială, inspirată de unele evenimente adevărate.
acum, nu este nevoie să vă faceți griji cu privire la conducerea unui apel conferință. Cu toții putem învăța din greșeli amuzante. Să continuăm la secțiunea Sfaturi, unde veți învăța cum să conduceți un apel de conferință de succes.
ce trebuie să faceți înainte de a conduce apeluri conferință
apelul dvs. conferință va fi productiv și eficient cu pregătirea.
Partajarea unei agende înainte de întâlnire
primul meu sfat este să creez o agendă și să o împărtășesc tuturor participanților înainte de întâlnire.
stăpânește tehnologia
apoi, trebuie să stăpânești tehnologia pe care o vei folosi. Deci, mergeți mai departe și testați Microsoft Teams, Zoom sau un alt instrument pe care îl veți utiliza în timpul apelului de conferință. Asigurați-vă că știți cum funcționează funcțiile, astfel încât să puteți prelua controlul întâlnirii și să îi ajutați pe ceilalți, dacă este necesar.
pregătiți-vă mediul
în cele din urmă, și cel mai important, pregătiți-vă mediul pentru apel. Spuneți membrilor gospodăriei dvs. despre apel, plasați o notă pe ușă, blocați ușa și faceți tot posibilul pentru a vă asigura că mediul dvs. va fi cât mai liniștit posibil. Asta poate însemna să-ți pui copilul jos pentru un pui de somn înainte de apel sau să-ți instruiești animalul să intre în lada lor.
Sfaturi pentru conducerea apelurilor de conferință
acum, să ne scufundăm în modul de a conduce un apel de conferință.
sosiți devreme
veți dori să ajungeți mai devreme pentru a vă asigura că tehnologia funcționează corect și pentru a primi oamenii la apel în timp ce se alătură. Prezența dvs. va arăta, de asemenea, participanților că sunteți pregătit și responsabil. De asemenea, veți dori să interveniți înainte sau în timpul apelului dacă cineva are o conexiune proastă sau un zgomot care distrage atenția în fundal.
deschideți o întâlnire
după o mică discuție cu colegii, veți dori să atrageți atenția tuturor pentru a începe apelul. Dacă cultura companiei dvs. este să începeți apelurile de conferință la punct, asigurați-vă că începeți apelul la timp. Dacă este normal să așteptați unul sau două minute pentru a permite tâmplarilor întârziați la compania dvs., atunci acordați oamenilor acel timp suplimentar.
deci, pentru a deschide o întâlnire, ar trebui să faceți următoarele:
- atrageți atenția tuturor
- Bine ați venit și mulțumiți publicului dvs. pentru că v-ați alăturat apelului
- introduceți noi colegi sau vizitatori
- explicați scopul și obiectivele reuniunii
- schițați ordinea de zi
- împărtășiți așteptările, cum ar fi dacă oamenii ar trebui să-și mute liniile dacă nu vorbesc dacă ar trebui să folosească un instrument pentru a indica faptul că au o întrebare sau un comentariu într-un instrument de chat online
- cereți primei persoane de pe ordinea de zi să înceapă
iată un exemplu despre cum ați putea deschide o întâlnire.
bine. Se pare că majoritatea oamenilor au sosit. Rebecca e pe drum. A sunat să ne anunțe că va întârzia, dar ni se va alătura în curând. Să mergem mai departe și de a lua acest spectacol pe drum.
Ei bine, Bună ziua, tuturor. Vreau să urez bun venit vizitatorului nostru, Jane Doe de la corporație, la apelul nostru de astăzi. Suntem încântați să vă avem alături de noi astăzi. Scopul acestui apel este de a identifica eventualele reduceri. Să aruncăm o privire rapidă asupra agendei.
după cum puteți vedea, cei cinci șefi de departamente vor raporta despre domeniile potențiale de tăiat în departamentele lor. Fiecare șef de departament va fi dat 10 minute pentru a prezenta, și apoi veți avea o șansă de a le pune întrebări. Asigurați-vă că linia dvs. este dezactivată, cu excepția cazului în care prezentați sau puneți o întrebare. Aveți întrebări înainte să începem? Grozav, să trecem la afaceri. Sam, ne poți începe?
discutați probleme
acum să ne uităm la rolul dvs. în timp ce oamenii discută probleme.
rămâneți la ordinea de zi
când cineva încearcă să schimbe subiectul, trebuie să-l readuceți pe ordinea de zi pentru a menține discuția pe drumul cel bun.
puteți ghida discuția înapoi la scopul întâlnirii recunoscând că cineva a adus un punct bun, dar că trebuie să aduceți grupul înapoi la punctul principal. Aici, puteți sublinia beneficiul de a rămâne pe drumul cel bun, liniștind publicul că știți că este ocupat și doriți să-i scoateți din apel la timp.
schimbați subiectul
unul dintre cele mai importante roluri ale dvs. este să monitorizați timpul și să interveniți atunci când treceți la un subiect nou. Uneori, va trebui să încheiați o discuție urgentă pe măsură ce se desfășoară. Pentru a face acest lucru, puteți recunoaște că este un punct important și puteți oferi câteva opțiuni pentru rezolvarea acestuia. Echipa poate discuta mai târziu în apel dacă există timp suplimentar, un apel de urmărire poate fi programat sau conversația poate continua prin e-mail după apelul de conferință. Odată ce ați încheiat un subiect, este timpul să direcționați atenția grupului către următorul subiect cu un comentariu precum:
acum, să-i acordăm lui Seth atenția noastră, deoarece ne oferă câteva actualizări despre departamentul IT.
încurajați implicarea
extindeți discuția
veți purta o mulțime de pălării în conferința telefonică. Unul dintre ei este implicarea participanților. Dacă observați că unii oameni nu au contribuit, puteți pune o întrebare precum,
deci, ce cred alții?
acest tip de întrebare va lărgi discuția pentru a include mai mulți oameni.
verificați acordul
progresul necesită luarea deciziilor și, în calitate de lider al teleconferinței, va trebui să verificați acordul pentru a lua decizii. Deci, cum poți face asta? Puteți întreba dacă toată lumea este de acord sau pur și simplu întrebați dacă cineva nu este de acord sau are îngrijorări cu privire la planurile discutate.
încheiați o întâlnire
în cele din urmă, va fi timpul să terminați întâlnirea și va trebui să conduceți și acest proces. Pe lângă indicarea faptului că este timpul să terminați întâlnirea, să retratați acordurile și elementele de urmărire și să solicitați contribuția finală.
participanții vor aprecia că le respectați timpul, așa că asigurați-vă că ați încheiat la timp.
Iată cum puteți încheia o întâlnire.
bine, știu că toți aveți programe aglomerate și vreau să vă scot de aici la timp. Deci, să recapitulăm ceea ce am convenit. Vom merge mai departe cu tăierea fructelor cu agățare redusă din buget, în valoare totală de 55.000 de dolari. Apoi, vom revizui bugetul în trimestrul patru și vom vedea dacă sunt necesare alte reduceri. În timp ce ne concentrăm pe eliminarea doar a costurilor cu adevărat inutile, ne vom cumpăra ceva timp și nu vom provoca un scandal în birou. Toată lumea este de acord?
bine, acum știi cum să conduci un apel conferință. Știți care sunt responsabilitățile dvs. și aveți câteva fraze de utilizat în puncte importante din conferințele telefonice.
interviu COACHING
în ultima vreme, am fost ocupat de coaching 14 medici internaționali din Coreea, Arabia Saudită, Peru, Taiwan, Palestina, și Turcia ca se pregatesc pentru rezidenta medicala si interviuri părtășie în SUA. Sunt incredibil de cunoscuți și împliniți, dar intervievarea într-o a doua limbă nu este o ispravă ușoară. Mă impresionează în fiecare zi cu deschiderea lor de a învăța și de a încerca noi modalități de comunicare pentru a se conecta cu intervievatorii lor și a-i convinge că vor avea succes în programele lor.
dacă aveți un interviu care urmează–fie un interviu de angajare, un interviu de rezidență medicală, un interviu de bursă sau un interviu academic–mi-ar plăcea să lucrez cu dvs. Vă voi ajuta cu conținutul răspunsurilor dvs., precum și cu modul în care spuneți răspunsurile. De asemenea, vă voi ajuta să prezentați informațiile concis și impresionant! După ce ați lucrat împreună, veți ajunge la interviuri pregătite, încrezătoare și pregătite.
puteți rezerva un interviu fals cu mine pe site-ul meu la express-to-impress.com.
acordați-vă săptămâna viitoare
bine, vă invit să acordați data viitoare pentru a vă îmbunătăți abilitățile de engleză. Veți învăța definiții de fraze și expresii din acest episod.
vă mulțumesc foarte mult pentru a asculta Express pentru a impresiona podcast. Dacă ți-a plăcut acest episod, vă rugăm să nu uitați să-l împărtășească cu un prieten! Ne vedem data viitoare. Pa!
