baze de date sunt construite pentru a stoca date care pot fi utile pentru cineva care deține sau utilizează aceste date. Datele devin informații atunci când sunt prezentate într-un format util pentru un vizualizator. Există multe modalități de a converti datele în informații, iar cea mai comună este crearea unui raport.
un raport organizează datele într-un format care este util pentru un anumit scop. De exemplu, datele de vânzări pot fi organizate pentru a descoperi tendințele vânzărilor, pentru a clasifica vânzătorii sau pentru a afla ce promoții ale companiei generează cel mai mare venit. În calitate de consultanți FileMaker, designeri de baze de date și dezvoltatori web, este rar când construim o bază de date care nu este folosită la un moment dat pentru a crea un raport. Acest articol descrie un proces în 5 pași pentru a face proiectarea raportului simplă și eficientă.
știți ce informații aveți nevoie.
primul pas în crearea unui raport este cunoașterea informațiilor de care aveți nevoie puneți-vă următoarele întrebări:
- care este scopul acestui raport?
- ce aș vrea să știu?
- cine va trebui să vadă acest raport?
- cum vor fi folosite informațiile din acest raport de către fiecare persoană sau grup care le va vedea?
2. Determinați datele care vor fi listate în raport.
acum e timpul pentru a proiecta raportul. Utilizați răspunsurile la întrebările din Pasul 1 pentru a proiecta aspectul raportului. Întreabă-te:
- ce date trebuie să fie listate în raportul dvs. pentru a-și atinge scopul?
- lista de date trebuie să fie agregată grupată sau sortată într-un anumit mod? Dacă da, ce grupuri, sortări și calcule agregate sunt necesare?
3. Schițați un exemplu de raport
uneori, nu există nici un substitut pentru o verificare vizuală. Validați ceea ce ați determinat în pașii 1 și 2 schițând raportul pe o bucată de hârtie, procesor de text, foaie de calcul sau instrumentul dvs. preferat de aspect grafic. S-ar putea să descoperiți că ați lăsat ceva în pașii 1 și 2. Dacă da, clătiți și repetați până când aveți raportul de probă al viselor dvs.
4. Asigurați-vă că sunt colectate datele corespunzătoare.
colectarea datelor corespunzătoare înseamnă să vă asigurați că baza de date este modelată și proiectată corespunzător. Întrebările pe care trebuie să le adresați designerului bazei de date sunt:
- baza de date stochează datele de care am nevoie pentru raportul pe care îl doresc?
- baza mea de date este structurată corect într-un mod în care pot folosi datele stocate pentru a crea raportul dorit? Acest pas necesită o cunoaștere a modelării și designului bazei de date bune și acest subiect este prea mare pentru a rezuma chiar aici. Dacă nu știți prea multe despre modelarea datelor, puteți citi câteva articole bune pe această temă online sau puteți consulta un expert în proiectarea software-ului bazei de date pentru a determina dacă baza dvs. de date este structurată corespunzător pentru ceea ce aveți nevoie.
5. Creați raportul.
utilizați raportul eșantion pentru a crea un aspect cu tehnologia pe care o utilizați pentru a prezenta datele din Baza de date persoanelor care au nevoie de raportul dvs. Câteva exemple de astfel de tehnologii sunt:
- o pagină web construită cu php și mysql
- un sistem de gestionare a conținutului precum WordPress sau Drupal
- o platformă software de baze de date precum FileMaker Pro
- un instrument de raportare precum Tableau.
rapoartele sunt un instrument important și util pentru a vă ajuta să înțelegeți afacerea dvs. și să vă informați procesele de luare a deciziilor. Asigurați-vă că rapoartele dvs. rămân simple, eficiente și intenționate folosind liniile directoare de mai sus. Dacă aveți nevoie de mai multe instrumente, sugestii sau îndrumări atunci când proiectați rapoarte sau baze de date, nu ezitați să ne contactați pentru ajutor.
