O sucesso de um projeto é normalmente calculado com os tradicionais parâmetros de avaliação que apenas levar em conta o fato de que o projeto tem respeitado o orçamento e o programa. Muitas vezes, no entanto, isso não é suficiente.
algumas organizações consideram parâmetros mais amplos do que os tradicionais – custo, planejamento e operação – e determinam o sucesso do projeto avaliando os principais indicadores de desempenho, os chamados KPIs.
essa abordagem gera avaliações de desempenho de projetos mais relevantes, justas e equilibradas.
algumas organizações, no entanto, não têm uma maneira consistente de determinar os parâmetros que devem ser aplicados para determinar como um projeto atingiu seus objetivos e como ele influenciou a empresa de forma tangível e não tangível.
Portanto, vamos ver neste artigo quais são os possíveis parâmetros de avaliação para quantificar o sucesso do projeto.
por que medir o sucesso de um projeto?
isso pode parecer uma pergunta boba, mas qual é o ponto principal de medir o sucesso do projeto?
afinal, uma vez que um projeto é concluído, não há muito mais que você pode fazer sobre isso, se é um sucesso ou um fracasso, certo?Esta tem sido a principal filosofia há muito tempo, mas com o desenvolvimento do conceito de aprendizagem e melhores práticas, o valor de registrar informações sobre o passado de uma organização para orientar sua estratégia futura tornou-se mais prevalente.Atualmente, o valor da melhoria contínua com base em dados passados é reconhecido e é com base nisso que as empresas podem entender o que deu errado durante um determinado projeto para que não caiam nos mesmos erros durante os projetos subsequentes.Ao integrar novos conhecimentos, particularmente sobre sucessos e fracassos, em novos processos, menos erros são cometidos e maior desempenho pode ser alcançado.
é por isso que medir o sucesso do projeto tornou-se fundamental para cada gerente de projeto.
o problema com a medição do sucesso do projeto é que não é tão fácil quanto parece.
o que é tão difícil sobre a medição do sucesso de um projeto?
parece lógico que, ao medir o sucesso de um projeto, será possível coletar dados sobre o que foi particularmente bem ou mal e que você vai ser capaz de identificar os fatores de sucesso para ser aplicado aos projetos para o futuro.
o que acontece se o projeto for entregue no prazo e no orçamento, mas dois meses depois o cliente não se beneficia do resultado? Ou você não está absolutamente satisfeito?
pelo contrário, alguns clientes podem ser completamente satisfeito com o resultado de um projeto que foi quase um desastre em termos de gestão, por exemplo, atrasos imprevistos, o excesso de recursos, perdas financeiras para a empresa, etc.
durante anos, o gerenciamento de projetos vem tentando ter uma ideia mais precisa do que se entende por “sucesso do projeto” e há anos tentamos identificar o que é necessário para garantir o sucesso do projeto.
muita pesquisa foi realizada sobre esse assunto e muitos estudos foram publicados.
no Entanto, os resultados não foram tão homogênea: apesar de milhares e milhares de textos sobre gestão de projetos, apesar de décadas de experiência individual e coletiva e, apesar de um aumento considerável na quantidade de projecto-base de trabalho, os dados levaram para realçar que o sucesso de um projeto é, em parte, muito subjetiva e varia de acordo com as situações, organizações, setores e partes interessadas.
de fato, todos poderiam ter uma percepção diferente do projeto e seu resultado.Felizmente, no entanto, também surgiram algumas boas práticas que devem ajudar um gerente de projeto a medir o sucesso de seus projetos usando processos simples.
critérios para gerenciamento bem-sucedido de projetos
nesses critérios, encontraremos todos aqueles relativos ao próprio projeto e sua implementação.
estes, em particular, ajudam a medir a eficiência interna da organização para implementar projetos e aqui encontramos os elementos” clássicos ” do gerenciamento de projetos:
- O projeto seja completado dentro do cronograma
- O projeto seja concluído dentro do orçamento
- O projecto cumpre os seus objectivos de qualidade
Outras gerenciamento de projetos critérios podem ser adicionados, tais como:
- O projeto inclui todos os pontos abrangidos pelo âmbito de aplicação
- O projeto atende a objetivos comerciais, em termos de receita e lucros
E novamente nesta categoria é possível incluir critérios relacionados com as diferentes partes interessadas:
- equipe de Projeto a satisfação
- a satisfação do usuário Final
- Fornecedor de satisfação
A subjetividade do sucesso é, portanto, minimizado através do uso de pré critérios de sucesso.
todos saberão no que estão trabalhando e quando for a hora de medir o sucesso, os benchmarks estabelecidos estarão disponíveis.
o paradigma “definir, alinhar e aprovar”
para garantir que os critérios de sucesso estabelecidos sejam satisfatoriamente realistas, o desenvolvimento dos critérios deve seguir o paradigma “definir, alinhar e aprovar”.Em suma, os critérios de Sucesso devem ser adequadamente estabelecidos em termos mensuráveis, devem estar alinhados com as necessidades e restrições do projeto e devem ser aprovados por todas as partes envolvidas no processo de tomada de decisão.
Vamos ver cada ponto mais detalhadamente:
1. Os critérios de Sucesso devem ser explicitamente definidos
os critérios de Sucesso devem ser declarados em termos específicos relacionados à execução do processo de gerenciamento de projetos, às atividades do projeto e aos seus resultados. Por exemplo: é um sucesso se o projeto for concluído até o final do quarto trimestre.
2. Os critérios de Sucesso devem ser “alinhados” adequadamente.
os critérios de Sucesso devem estar alinhados adequadamente com a visão, o escopo e o esforço do projeto, considerando o propósito geral, os benefícios a serem alcançados, a capacidade organizacional, as prioridades, os riscos e as restrições operacionais. Por exemplo: é um sucesso se o projeto levar a uma redução de 5% nos relatórios de problemas relacionados ao acesso remoto ao sistema.
3. Critérios de sucesso deve ser devidamente aprovado
critérios de Sucesso devem ser desenvolvidos e definidos usando-se um estruturada e processo colaborativo, no qual todas as partes envolvidas no processo de tomada de decisão têm a oportunidade de contribuir, desafio hipóteses, negociar e, finalmente, fornecer a aceitação e aprovação.Seja qual for o projeto em questão, quando for possível medir o sucesso através de Parâmetros de avaliação ideais, serão obtidas informações críticas que, talvez, não levem à melhoria do próprio projeto, mas ajudem a criar um banco de dados de conhecimento para o desenvolvimento de futuros programas e projetos bem-sucedidos.
