não se preocupe com seus faturáveis: um guia

em serviços profissionais, algumas das discussões mais fundamentais giram em torno de taxas horárias, retentores mensais e taxas baseadas em projetos. Satisfazer com sucesso as necessidades do cliente acaba envolvendo tanta conversa sobre o custo quanto o trabalho real solicitado – e, como resultado, os termos contratuais devem ser cuidadosamente e meticulosamente acordados antes de começar. Isso torna especialmente importante esclarecer exatamente quais atividades constituem faturáveis vs. horas não faturáveis.

mais fácil dizer do que fazer, no entanto, como determinar qual tarefa pertence a qual categoria pode apresentar um grande desafio. Em seguida, o processo de faturamento deve passar tanto pelo envio de contas quanto pelo recebimento do pagamento em um cronograma razoável.

mas há boas notícias: adotar as melhores práticas em torno de contas pode ajudar a tornar todo o processo mais fácil. Com uma compreensão clara do que pode ser cobrado aos clientes e como melhor faturar, as empresas podem agilizar as operações, melhorar a eficiência geral e experimentar maior lucratividade. Continue lendo para aprender três estratégias inteligentes para ajudar sua empresa a aumentar as horas faturáveis, diminuir as horas não faturáveis e navegar pelo faturamento do projeto com confiança avançando.

Mas as primeiras Coisas Primeiro: o Que é Cobrável, e o Que Não é?

o que são horas faturáveis?

as horas faturáveis não são simplesmente “horas trabalhadas”, infelizmente. Sempre haverá alguma porcentagem de tarefas que devem ser concluídas e não são faturáveis. Resumindo: Tarefas faturáveis São “trabalho de projeto puro que pode ser cobrado de volta ao cliente”, como planejamento de projeto, comunicação e reuniões do cliente (agendadas e não planejadas), Pesquisa, Trabalho de Produção, Engenharia e revisões.

o que é faturável vs. horas não faturáveis?

as horas não faturáveis compreendem as atividades que sua organização estaria fazendo, mesmo que o cliente não existisse. Essas atividades incluem reuniões internas, networking e prospecção de novos clientes, marketing e publicidade, tarefas administrativas como papelada, arquivamento, faturamento, rastreamento de despesas, correção de bugs ou refatoração de código, treinamento, etc.

Qual é a importância de rastrear horas faturáveis e não faturáveis?

todos sabemos que os provedores de serviços adoram cobrar do cliente por muitas horas faturáveis, mas também não podemos negar que você também precisa justificar o tempo gasto em uma tarefa ou projeto. Rastrear as horas corretamente não é apenas necessário para que você possa tornar seus projetos mais bem-sucedidos no futuro, mas também porque fornece uma visão realista em várias estatísticas de negócios, como:

• Quanto tempo seus funcionários gasto em um determinado projeto ou tarefa
• Quanto de lucro ou perda de seu negócio feito
• Quanto é que sua equipe produtiva, e o que é seu desempenho
• Como você pode planejar com mais eficiência
• Como você deve fazer no futuro, um melhor faturamento estimativas
• Como muito rentável, o projeto foi para o seu negócio
• Como fazer projetos mais fecundo no futuro

Som bom? Então vamos passar para essas melhores práticas:

1. Invista em software de rastreamento de tempo de qualidade

qualidade gera qualidade. Mas funcionários individuais capturando meticulosamente horas em uma planilha, Word doc – ou mesmo com caneta e papel – não medem exatamente. Outros ainda devem agregar esses dados em algo significativo, respondendo por diferentes taxas de pagamento e muito mais – e mesmo assim, o potencial de erro humano é quase garantido. Sem um rastreamento preciso e em tempo real do projeto, uma organização não possui as ferramentas adequadas para medir as horas faturáveis com precisão – resultando em uma perda constante de receita. Investir em um software de rastreamento de tempo que registra diligentemente e prontamente as horas dos funcionários com facilidade e conveniência é a única maneira de garantir a verdadeira qualidade. Os benefícios são imediatos:

• Economize tempo e esforço desperdiçado pelos funcionários e pelo pessoal financeiro quando tudo associado ao tempo e ao faturamento for automatizado.
• entenda as contribuições de um funcionário-tanto para projetos individuais quanto para a saúde geral e o sucesso do negócio—visualizando sua taxa de utilização e produtividade.
• avalie a saúde e o estado de um projeto em tempo real observando o progresso do projeto em comparação com as horas gastas pelos funcionários.
• aloque (ou realoque) seus melhores recursos com base em clientes que mais contribuem para sua receita.
• Capture o custo real dos projetos e utilize os dados agregados para garantir que as estimativas futuras do projeto sejam mais precisas.

2. Acompanhe tudo-incluindo horas não faturáveis

o rastreamento de horas faturáveis é um empreendimento proeminente-mas menos as vantagens obtidas pelo monitoramento e exame de não faturáveis. Ao fazer isso, as empresas têm a oportunidade de descobrir algumas tendências interessantes no “quadro geral”, bem como os pontos finos. Com uma visão geral da situação, você pode começar a mudar as prioridades e definir diretrizes para diferentes tarefas, como reuniões, treinamento e atividade da equipe. Por exemplo, quanto tempo de reunião é necessário para projetos de clientes? Quanto tempo deve ser dedicado ao treinamento? Sua equipe trabalha bem juntos? Com cada insight vem a capacidade de melhorar a situação para todos.

3. Automatizar para faturar tarefas

tarefas administrativas nunca serão tarefas de hora faturáveis, então por que não minimizar seu impacto? A melhor maneira de conseguir isso é através da automação. Uma solução escalável e facilmente implantada pode fornecer tudo o que uma organização precisa para ter sucesso:

• os funcionários podem recuperar o valioso tempo gasto acompanhando suas horas e tarefas, o que significa que as possíveis horas faturáveis aumentam à medida que a frustração dos funcionários diminui.
• os gerentes têm visibilidade em tempo real do progresso do projeto e da lucratividade até o momento, o que permite ajustes a serem feitos.
• Finanças e faturamento não precisam mais agregar meticulosamente fontes díspares de dados para faturar clientes e estão na mesma página com a equipe de entrega.
• os clientes recebem faturas automatizadas que são consistentes e informativas. Bônus: os clientes são menos propensos a se opor aos custos do projeto quando podem ver claramente como as horas foram alocadas.
• a empresa se beneficia da minimização de horas não faturáveis e do envio de faturas a tempo todos os meses.

com uma solução de software que centraliza a captura de tempo, elimina os desafios de um sistema manual, agiliza o faturamento e o faturamento, economiza tempo, melhora o moral e encanta os clientes, você se perguntará como você já funcionou sem uma solução de software automatizada.