implementar um sistema de gestão da qualidade: Melhores Práticas

implementar um sistema de gestão da Qualidade (SGQ) é tanto uma arte quanto uma ciência. São necessários dados, uma abordagem metodológica e a capacidade de envolver as pessoas.

este artigo discutirá a implementação de um SGQ e responderá às suas perguntas frequentes sobre o assunto.

aqui na Ideagen, ajudamos organizações há mais de 25 anos a alcançar qualidade e excelência operacional. Temos experiência na implementação e consultoria com organizações de todos os tamanhos, portanto, podemos oferecer uma perspectiva especializada na implementação com sucesso de um novo sistema de gestão da qualidade.

descubra:

• o que é um Sistema de Gestão da Qualidade é
• por que é importante para todas as organizações que desejam ser bem sucedidos
• os benefícios da implementação de um SGQ
• os requisitos de um SGQ
• A logística operacional de um SGQ em um ambiente altamente regulado
• a importância de uma cultura hierárquica
• passos Cruciais para a implementação

o Que é um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ)?

um SGQ é um conjunto coordenado de valores e processos implementados por uma organização para garantir e demonstrar que atende aos padrões exigidos para satisfazer as demandas e expectativas de seus clientes. A norma internacional ISO 9001:2015 é a declaração Aceita dos amplos requisitos de um sistema de gestão da qualidade.

por que um SGQ é importante?

um SGQ totalmente operacional ajudará uma organização a cumprir e demonstrar que alcançou certos objetivos:

1. consistentemente atendendo aos requisitos do cliente.
2. gerenciando consistentemente os requisitos internos.
3. gerenciando consistentemente os requisitos externos. por exemplo, a alocação efetiva de recursos

quais são os benefícios da implementação de um SGQ? A implementação de um sistema de gestão da qualidade resultará em uma série de ganhos comerciais de longo prazo. Aqui estão apenas alguns benefícios de implementar efetivamente um SGQ:

1. Atingir os objetivos organizacionais
2. Reduzir erros caros e do desperdício
3. aumente a satisfação do cliente
4. comercializar o seu negócio de forma mais eficaz
5. Gerenciar o crescimento de forma mais eficaz
6. Melhorar a documentação disponibilidade
7. Corrigir problemas de melhorar continuamente os produtos e serviços
8. aumentar a quota de mercado em novos territórios e setores do mercado
9. Criar uma cultura de qualidade
10. Incorporar a visão em todos os projetos
11. Melhor comunicação interna
12. produtos Consistentes
13. Efetivamente medir o desempenho de indivíduos e equipes
14. melhorar a conformidade

como um SGQ apoia uma organização para gerenciar questões culturais? A implementação de um sistema de gestão da qualidade pode irritar os funcionários. Pode tirá-los de sua zona de conforto e longe de processos institucionalizados. É por isso que o apoio da gestão operacional e executiva desde o início é fundamental para a implementação de um sistema de gestão da qualidade.

a Ideagen trabalhou com centenas de gerentes de qualidade e sempre descobriu que é uma prática recomendada obter gerenciamento para promover a qualidade. É aconselhável que os gerentes embarcem em uma rotina de reforço positivo durante os estágios iniciais da vida útil do sistema. Isso não apenas promoverá o uso do sistema, mas também motivará a equipe.

baixe nosso modelo de engajamento de stakeholders para um plano passo a passo para obter o buy-in de seus stakeholders internos. Para ser eficaz, um sistema de gestão da qualidade precisa ser robusto, intuitivo e flexível. O diagrama abaixo demonstra como os módulos de software da Ideagen interagem para reforçar um SGQ holístico.

sob um SGQ, os processos devem ser submetidos a um gerenciamento mais rígido. É aconselhável esperar mudanças na forma como os funcionários interagem e na distribuição de responsabilidade e responsabilidade. Considere a percepção da equipe e reconheça as atitudes existentes dos funcionários e dissipar quaisquer preocupações que eles tenham é uma parte vital da estratégia gerencial ao implementar um SGQ.

com base no tema da comunicação da equipe, ao implementar um SGQ, uma organização não deve fechar os ouvidos à sugestão do funcionário. Os funcionários são aqueles que usarão o sistema de gerenciamento de qualidade, portanto, fazer as alterações necessárias para atender às suas necessidades e melhorar a usabilidade faz sentido.

também é aconselhável que uma organização permita uma fase inicial de atraso antes que as melhorias se tornem a norma. Um SGQ oferece tranquilidade de que os requisitos regulamentares estão sendo cumpridos e que a organização está continuamente adotando uma abordagem centrada no cliente.

o que um SGQ requer?

um sistema de gestão da qualidade requer uma série de elementos essenciais. Aqui estão seis deles:

1. uma estrutura e ferramenta para comunicação, geralmente software qms.
2. uma política de qualidade e objetivos de qualidade. Essas declarações devem ser documentadas.
3. um manual de qualidade incluindo escopo, justificativas para qualquer exclusão, procedimentos documentados e descrições de interação de processos. Isso especificará como um SGQ será observado e enfatizará os compromissos da empresa com a melhoria contínua e a qualidade.
4. quaisquer procedimentos documentados exigidos pela norma de Conformidade.
5. quaisquer documentos necessários para garantir a operação, planejamento e controle eficazes dos processos da empresa.
6. registros como evidências de conformidade com os requisitos e de operação efetiva do SGQ serão exigidos pela norma de Conformidade.

operando em um ambiente controlado:

muitas organizações implantam um sistema de gestão da qualidade para demonstrar conformidade com os requisitos regulamentares. Um SGQ pode oferecer suporte a uma organização que opera em um ambiente controlado de várias maneiras:

• para garantir que os padrões de conformidade sejam atendidos, todos os documentos da empresa devem estar em conformidade com os processos do SGQ.
• isso garantirá a conformidade no comportamento do pessoal ao desempenhar suas funções, um método uniforme de registro de dados e consistência no treinamento do pessoal.
• a manutenção de registros, como resultados de auditoria, monitoramento de dados, relatórios de não conformidade e ações corretivas, etc. pode ser usado como prova de uso e eficácia do SGQ.
• um SGQ pode ser usado para impor a aprovação e disposição necessárias de documentos e registros.
• é importante que apenas a versão mais atualizada dos documentos esteja disponível para os usuários da empresa. Para ser compatível, os documentos devem ter identidade única e controle de versão quando sujeitos a alterações.
• as assinaturas dos autores e aprovadores do documento podem ser necessárias.
• pode ser necessário um resumo do histórico do documento mostrando alterações e datas de revisão.

para garantir que todos os registros sejam rastreáveis e recuperáveis, os registros devem ser gerenciados e controlados de maneira semelhante aos documentos. É aconselhável atribuir-lhes identificadores exclusivos, que serão fornecidos por uma ferramenta eletrônica de SGQ.

a importância da organização hierárquica:

a organização é vital ao lidar com documentos controlados. Uma sugestão de hierarquia para gerenciamento de documentação do SGQ é:

1. Manual da Qualidade
2. Diretivas
3. Procedimentos
4. Instruções de Trabalho
5. Listas
6. Formulários

Quaisquer outros tipos de documentos podem ser usados em uma empresa, a seu critério.

etapas de implementação:

a implementação de um SGQ é um desafio multifacetado. Aqui está um plano aproximado para obter um SGQ implementado:

1. modelos gerais para todos os documentos controlados que a empresa planeja usar devem ser elaborados antes que os documentos do SGQ sejam escritos. Os modelos devem ter estilos e formatos consistentes, tornando-os fáceis de ler e navegar. Todos os procedimentos e instruções do modelo devem ter seções de propósito, escopo e responsabilidades. Os modelos também devem atender aos requisitos de documentos controlados, por exemplo, identificador exclusivo, etc. É opcional que um logotipo da empresa seja incluído em um cabeçalho de Documento.
2. muitas empresas terão procedimentos escritos já em vigor; no entanto, esses procedimentos atuais podem não estar atualizados em termos de estar desatualizados ou incompletos, etc. Pode haver algumas áreas do negócio, como finanças, que não são consideradas abrangidas pelo escopo do SGQ e os procedimentos existentes podem ser vistos como a melhor opção para alcançar a conformidade. As empresas precisam garantir que essas áreas não afetem a gestão geral da qualidade.
3. as empresas devem realizar um mapeamento no estilo de fluxograma dos processos de gerenciamento de estruturas de qualidade. Isso ajuda a incluir todas as partes interessadas no processo, destaca áreas de não conformidade e documentos ausentes e é um ótimo método de identificação de áreas onde a mudança é necessária.
4. é útil mapear seus documentos do SGQ e estruturar de acordo com a hierarquia usando mapas de processos/documentos e organogramas.
5. os documentos devem ser elaborados de acordo com as especificações nos mapas de documentos; esteja ciente de seu público e use o idioma apropriado de acordo. Uma grande empresa internacional com funcionários bilíngues pode precisar publicar documentação em vários idiomas.
6. os rascunhos eletrônicos devem ser gerenciados adequadamente. Eles devem ser documentados e arquivados para que possam ser facilmente identificados, recuperados, revisados, rastreados e gerenciados. O processo usado no mecanismo de controle de documentos deve ser consistente com o usado no processo de redação.
7. é importante que todos os documentos sejam revisados por especialistas em assuntos de todas as áreas afetadas pelo escopo do documento. A falta de revisão de documentos pode resultar em uma redução da conformidade, aumentar o risco de desvio do SGQ e criar atrito entre funcionários/departamentos.
8. é importante obter o nível de aprovação apropriado para um documento emitido que será ditado pela norma de Conformidade. Uma vez emitido e aprovado, uma cópia impressa do documento deve ser arquivada em um local seguro. Uma vez que os documentos são publicados, a equipe pode ser treinada para usá-los.

Em resumo

• Avaliar o seu negócio já existente
• Garantir a implementação de um SGQ é necessário
• certifique-se de que os processos de trabalho
• Revisar estes processos, quando necessário, e empreender contínua comentários
• Investigar Eletrônica de Gestão de Qualidade, Soluções de (EQMS) como uma maneira de automatizar e simplificar o processo de

Qual o próximo passo?

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