Depois que o projeto foi dividido em tarefas e recursos atribuídos a essas tarefas, é hora de determinar as durações de tarefas. Essa importância desta etapa não deve ser tomada de ânimo leve, pois essas durações serão usadas para construir o cronograma do projeto.Assim como os minúsculos O-rings que derrubaram o ônibus espacial Challenger, uma pequena subestimação geralmente resulta em uma reação em cadeia da qual o projeto não pode se recuperar.
o PMBOK
o PMBOK contém um processo chamado “estimar durações de atividade” que engloba as tarefas envolvidas na preparação de estimativas de duração da tarefa.
PMBOK, 5ª edição, seção 6.5,”Estimate Activity Durations”
Estimate Activity Durations é o processo de estimar o número de períodos de trabalho necessários para concluir atividades individuais com recursos estimados. O principal benefício desse processo é que ele fornece a quantidade de tempo que cada atividade levará para ser concluída, o que é uma contribuição importante para o processo de programação de desenvolvimento.
para determinar a disponibilidade de recursos, um gerente de projeto consulta um documento chamado calendário de recursos. Isso indica que a disponibilidade de um recurso, por exemplo,
Mark está no local de trabalho X a partir de Setembro. 1 A Setembro. 30
obviamente, o novo projeto que está sendo planejado não pode usar esse trabalhador naquele momento (a menos que sejam feitos arranjos com o outro gerente de projeto, suponho). O calendário de recursos pode variar de uma lista simples da disponibilidade dos trabalhadores a um calendário completo no software de gerenciamento de projetos que rastreia os horários dos funcionários.
na página anterior, listamos os três principais tipos de estimativas. Nesta página, vamos expandi-los, trabalhar com eles e adicionar mais um. Os quatro tipos de estimativas são:
- Estimativa Análoga
- Paramétrica a Estimativa de
- Três pontos de Estimativa de
- Perito do Juízo
Estimativa Análoga
Como o nome sugere, este é o momento de você fazer uma analogia com o mesmo, ou semelhante, tarefa que tem sido realizado antes. Esta é a melhor fonte de informação porque o trabalho real concluído é extremamente confiável, mesmo que exija ajustes. Para o nosso exemplo log home, projetos anteriores fornecem uma excelente comparação para determinar recursos, custos e durações. Na verdade, muitas empresas têm inúmeros projetos semelhantes, e este é o ponto de partida natural. Para cada tarefa, no entanto, muitas vezes você precisa fazer alguns ajustes. Aqui está uma lista de ajustes:
- a tarefa é maior ou menor que a última.
Escale a duração para cima ou para baixo pelo valor apropriado. Por exemplo, a casa de toras tem um pouco mais de metragem quadrada, ou a entrada de automóveis é mais longa, ou várias outras janelas foram adicionadas. Isso pode parecer óbvio, mas não são as coisas grandes e óbvias que causam problemas para os gerentes de projeto, são as pequenas coisas e você precisa ter certeza de incluir contingências suficientes para elas. - a tarefa precisa de produtos ou serviços especiais que o último não fez.
neste caso, adicione os produtos e serviços apropriados e prossiga como de costume. Isso também parece óbvio, mas tem um potencial igualmente alto para ultrapassagens de projetos. Por exemplo, as treliças de telhado ligeiramente maiores requerem o próximo tamanho maior de guindaste. Ou a fundação requer a remoção de rocha em vez de argila. - a tarefa é para um produto final ligeiramente diferente.
Determine a diferença de materiais e / ou mão de obra e descubra a diferença de recursos, custo e tempo. Por exemplo, você pode calcular a partir dos planos que a casa de toras requer 20% mais madeira do que a anterior. Então você poderia estimar que levaria 20% mais tempo na tarefa de trabalho de madeira.
um dos problemas mais problemáticos com a estimativa análoga é que ela é tão confiável quanto a tarefa da qual a estimativa está sendo retirada. Muitas vezes você tem que ter sido o gerente de projeto do projeto comparador, ou pelo menos perto o suficiente para saber o que aconteceu e como foi. Digamos que, por exemplo, o guindaste quebrou e passou quatro dias no local em vez de dois, você seria o dobro da duração (e preço) se não soubesse desse detalhe e, portanto, não o explicasse.
além disso, a produtividade do trabalho é uma consideração importante. Para os trabalhadores do conhecimento, como engenheiros, adicionar mais deles às vezes retarda o processo de produção e tomada de decisão, em vez de acelerá-lo. Da mesma forma, um trabalhador muito experiente tem maior produtividade do que um menos experiente. Assim, se o projeto anterior usou um trabalhador inexperiente para colocar as treliças do telhado, e desta vez você usará uma mais experiente, a estimativa pode e deve ser diferente.
estimativa paramétrica
um segundo método comum para estimar as durações das tarefas requer que o trabalho seja perfurado em um custo unitário, como um tempo de construção por pé quadrado de casa de toras. Aqui estão alguns exemplos:
- tempo total de construção por pé quadrado de casa de toras.
- tempo de vazamento por jarda cúbica de concreto.
- tempo de instalação do tapete por pé quadrado.
na indústria de engenharia quase tudo é feito dessa maneira, desde o tempo de engenharia até os materiais de construção. Se o log home empresa manteve o controle do tempo de construção, especialmente para a tarefa de “Madeira”, juntamente com a metragem quadrada da casa, eles poderiam, eventualmente, chegar a uma boa paramétrica estimativa para a duração da tarefa. Se sua empresa tem muitos projetos semelhantes e não faz isso, deveria.
às Vezes um valor paramétrico inclui itens fixos, tais como portas e janelas, que exigem um tempo fixo para instalação independentemente da quantidade de madeira que há para construir. Nesse caso, os itens fixos podem ser separados e adicionados à estimativa paramétrica geral.
Três-ponto de Estimativa de
neste método, o estimador determina três números:
- Otimista
- Mais Provável
- Pessimista
O segundo, “o Mais Provável” é a média do que a duração da tarefa seria se apresentou diversas vezes. É a estimativa “normal” que você poderia inventar usando os outros métodos. Os outros dois representam os limites superior e inferior que você provavelmente não excederá.
para fazer isso numericamente, você atribuiria um intervalo confiante para os limites superior e inferior (valores otimistas e pessimistas), como 90%. Muitos livros didáticos usam 99% ou algum outro valor, a metodologia varia. Mas se você consultar projetos anteriores e determinar o intervalo de confiança de 90% (1 em cada 10 projetos excede), você pode executar com isso.
geralmente uma das duas distribuições é usada. A distribuição triangular é simplesmente uma média das três estimativas e a distribuição beta é um pouco mais apertada.
| Triangular (média) de distribuição | distribuição Beta |
|---|---|
| te = (a + m + b) / 3 | te = (a + 4m + b) / 6 |
Onde:
- te = duração Esperada
- a = Otimista
- m = Mais provável
- b = Pessimista
A distribuição triangular irá distorcer os resultados para o valor que está longe do valor Mais Provável. Se você quiser que a estimativa seja mais apertada (mais próxima) do valor mais provável, use a distribuição beta. Eu não acredito que deveria ficar mais complicado do que isso. Você tem que decidir o quão apertado para o valor mais provável que você quer ser.
por exemplo, digamos que a duração esperada do Trabalho de madeira tarefa é de 18 dias (m = 18), e você acha que há um potencial significativo para atrasos. A estimativa otimista é de 15 dias (a = 15), mas a estimativa pessimista é de 33 dias (b = 33). Os rendimentos de distribuição beta:
te = (15 + 4 x 18 + 33) / 6 = 20 dias
A estimativa inicial era de 18 dias, mas, devido ao potencial de alcançar o máximo 33 dias, a estimativa deve ser aumentada para 20 dias.
Continuar nesta estrada, o desvio padrão da tarefa é simplesmente:
σte = (b – a) / 6
Se você somar todas as durações (∑m) e desvios padrão (∑σ) para cada tarefa, você terá a duração total do projeto bem como o desvio padrão. Você pode tirar as seguintes conclusões a partir disso:
- o nível de confiança em um desvio padrão, ou seja, m ± σ é de cerca de 68%.
- o nível de confiança em dois desvios-padrão, ou seja, m ± σ é de cerca de 95%.
- o nível de confiança em dois desvios-padrão, ou seja, m ± σ é de cerca de 99,7%.
no exemplo acima, para a tarefa de trabalho em madeira, o desvio padrão é (33 – 15) / 6 = 3.0. Portanto, a duração da tarefa é:
- 20 dias é a estimativa oficial.
- 23 dias com 68% de confiança.
- 26 dias com 95% de confiança.
- 29 dias com 99,7% de confiança.
seu chefe não adoraria isso?
simplesmente não se deixe enganar por estatísticas extravagantes se seus dados de entrada não forem confiáveis. O resultado é tão bom quanto os dados de entrada, em outras palavras, lixo dentro, lixo para fora.
Expert Judgment
estimadores profissionais lhe dirão que, apesar de todas as técnicas do livro, um especialista técnico será o melhor recurso que você poderia ter. Eles podem ser o único recurso que você precisa para estimar. Os especialistas técnicos são notoriamente ocupados porque sua experiência é usada em muitos projetos. Mas se você tiver acesso a um, seja dentro ou fora da empresa, você deve encontrar uma maneira de usá-los.
mas e se um especialista técnico contradizer os outros métodos? Por exemplo, digamos que você esteja instalando o carpet e seu instalador de carpetes diga que um determinado projeto levará 4 dias, mas a experiência passada (analagous) está dizendo que levará 10 dias. Quão valiosa é a opinião do especialista então? É difícil dar bons conselhos que se aplicam a todas as situações. Você deve simplesmente pesar os dois métodos um contra o outro, considerando os dados subjacentes de cada método. Por exemplo, talvez este instalador de carpetes frequentemente subestime a duração, ou as estimativas de experiência anteriores sejam distorcidas por um determinado dado.
o gerenciamento de projetos em si não existe independentemente da experiência técnica inerente ao projeto. Ou seja, o gerente de projeto ou a equipe de gerenciamento devem estar pelo menos familiarizados com os aspectos técnicos do trabalho ou o projeto tem poucas chances de sucesso.
projeto de exemplo
para construir nosso Log home, inspecionaríamos cada tabela de recursos da etapa anterior e determinaríamos a quantidade de tempo necessária. Nesse caso, incluí contingências entre 50% e 100%, porque a duração precisa incluir o tempo de inatividade. Por exemplo, pode haver 3 dias de encanamento, mas a tarefa precisa incluir o tempo antes de chegar, e eu não acredito que eles provavelmente cheguem a tempo.
| IDENTIFICAÇÃO da Tarefa | Nome | Duração | Custo |
|---|---|---|---|
| 110 | Escavação | 6 dias | $5,850 |
| 120 | Despeje Fundação | 10 dias | $4,700 |
| 210 | trabalho de Madeira | 20 dias | $60,850 |
| 310 | Elétrica & Encanamento | 10 dias | $20,260 |
| 320 | Pisos | 8 dias | $18,760 |
| 330 | Acabamento | 12 dias | $16,760 |
| 410 | Paisagismo | 14 dias | $7,620 |
| TOTAL | 80 dias | $134,800 | |
Você acha que você poderia construir uma pequena casa de madeira por r $134,800?
a duração total de 80 dias neste momento não significa muito. Uma simples adição de durações de tarefas não leva em consideração uma redução potencial devido à execução de tarefas em paralelo, nem um aumento potencial devido à disponibilidade de recursos. Na próxima etapa, determinaremos o” caminho crítico ” para que possamos encurtar o cronograma.
