selecionar seu próximo sistema de software ERP pode se tornar uma decisão complexa. Adotar uma abordagem ad-hoc em seu processo de seleção de ERP pode resultar em custos desnecessários significativos e interrupções na produtividade dos negócios. Em muitos casos, as empresas se encontram avaliando sistemas ERP com base na reputação do mercado, encaminhamento de um amigo ou experiências passadas de colegas com sistemas ERP, mas o que tende a ocorrer são; coleta de requisitos incompletos, demonstrações genéricas de fornecedores, ênfase excessiva nos custos totais, viés do funcionário, tentativa de auto-implementação e mal-entendido dos Requisitos pelo fornecedor de ERP.Todos nós experimentamos pelo menos um ou mais desses eventos e o impacto financeiro pode ser significativo, portanto, a probabilidade de uma seleção bem-sucedida de software ERP pode diminuir significativamente. A importância de adotar uma abordagem estruturada aumentará a probabilidade de sucesso – aqui estão alguns pontos a serem considerados:
1. Realizar uma revisão e análise de processos de negócios
para evitar as principais armadilhas em uma seleção de software ERP requer uma abordagem estruturada. A primeira e mais importante tarefa que uma empresa deve realizar é uma revisão de processos de negócios (BPR) e avaliação/análise de necessidades (NAA). Ao realizar por BPR e NAA, internamente ou contratando uma empresa de serviços profissionais, você poderá definir o requisito específico de negócios e usuário final e determinar o impacto do processo de negócios. Você encontrará oportunidades para aumentar a eficiência, reduzir custos indiretos e reunir alertas e requisitos de relatórios nos principais estágios do fluxo de trabalho de negócios. Ao definir claramente o processo de negócios e os requisitos do sistema, você poderá compartilhar sua descoberta com o fornecedor para realizar uma apresentação de solução relevante para sua empresa, em vez de uma demonstração genérica de seu software.
ao realizar uma avaliação/análise completa das necessidades, você poderá calcular o impacto financeiro de cada processo de negócios para determinar custos rígidos e brandos para o seu negócio. Ao selecionar um novo software ERP, será muito mais fácil determinar um retorno sobre o investimento (ROI) pela quantidade de esforço necessária para resolver as ineficiências e lacunas em seu sistema atual.
2. Avalie as plataformas de tecnologia ERP suportadas
à medida que as ofertas de plataforma de tecnologia variam, como serviços locais, em nuvem e gerenciados-selecionar uma solução ERP certa para sua empresa deve ser, antes de tudo, em seu processo de tomada de decisão. As plataformas de tecnologia são uma parte importante do seu software ERP, mas cada oferta tem seus prós e contras. A adoção de sistemas ERP baseados em nuvem tornou-se mais aceitável em nossas culturas de negócios hoje, mas as soluções em nuvem ainda detêm uma porcentagem muito pequena do total de sistemas ERP vendidos na América do Norte. Os Serviços Gerenciados fornecem serviços de terceirização de servidores e backups e tendem a ser usados por empresas maiores para controlar os custos de capital e são baseados em um modelo de aluguel. On-premise é o método tradicional em que você compra o sistema ERP para ser instalado em servidores de propriedade da empresa. Você precisará avaliar o sistema ERP que melhor se adapta à sua empresa e adotar a plataforma de Tecnologia suportada pelo sistema ERP.
3. Entendendo o TCO
como todos os proprietários de empresas, enfatizamos demais o custo de um novo sistema ERP e plataformas de tecnologia associadas. Muitas empresas reavaliam seus requisitos de ERP entre cinco e sete anos, dependendo das mudanças no ambiente de negócios. No entanto, muitas empresas mantêm o mesmo sistema ERP há mais de 10 anos, portanto, entender o custo Total de propriedade (TCO) é um fator importante em sua decisão. Tendemos a considerar o investimento do primeiro ano como o impacto no negócio, mas olhar para o investimento inicial mais custos adicionais de suporte ao longo de um período de 5, 7 e 10 anos lhe dará uma melhor noção do custo total de um novo software ERP. Hoje, existem vários editores de software ERP que oferecem um modelo de preços baseado em assinatura. O investimento inicial total é muito menor, mas os custos futuros totais podem se tornar suficientes mais altos. Sob um modelo de preços de assinatura, você precisa determinar o custo total de propriedade ao longo de 5, 7 e 10 anos em comparação com outros modelos de preços, incluindo opções de leasing.
4. Determinar potenciais benefícios comerciais do novo sistema compreender os potenciais benefícios comerciais de um novo sistema ERP para a sua empresa deve ser medido de forma quantitativa, qualitativa e financeira. O benefício pode ser facilmente definido avaliando as principais áreas funcionais do seu negócio para determinar o impacto que ele terá em todas as partes interessadas, incluindo clientes, fornecedores e funcionários. Muitos empresários acreditam ter uma sensação intuitiva do impacto para todas as partes interessadas, mas para entender verdadeiramente os benefícios mensuráveis, uma análise de necessidades deve ser realizada para validar e confirmar o investimento necessário para maximizar um retorno.
5. Determine o impacto no pessoal
não vamos subestimar o impacto que um novo sistema ERP terá no seu pessoal, especialmente se eles não estiverem envolvidos no processo de tomada de decisão. Seus funcionários têm uma compreensão detalhada dos requisitos necessários para ajudá-los a desempenhar suas responsabilidades no dia-a-dia e capacitar aqueles no processo de seleção definitivamente ajudará a atingir o compromisso necessário durante o processo de implementação para alcançar o sucesso.
6. Selecionar o parceiro de negócios certo
contratar uma empresa de serviços profissionais especializada no sistema ERP que melhor se adapta à sua empresa ajudará a acelerar a implementação da solução. Você precisará determinar os serviços e a experiência oferecidos pelo parceiro de negócios além do sistema ERP, pois muitas tecnologias afetam toda a sua infraestrutura de TI. Você deve fazer parceria com empresas de serviços profissionais que oferecem uma abordagem de balcão único, que inclui soluções de CRM, gerenciamento de conteúdo corporativo, soluções de Infraestrutura e soluções da Web, para citar alguns. A empresa de serviços profissionais pode ajudá-lo a determinar as melhores plataformas em várias ofertas que melhor suportam o sistema ERP selecionado e podem trabalhar diretamente com fornecedores e editores em seu nome quando necessário.
selecionar um novo software ERP para sua empresa pode ser uma tarefa assustadora e demorada. Ao fazer parceria com uma empresa de serviços profissional que possui experiência e conhecimento no setor na seleção de sistemas ERP, você minimizará o impacto de sua empresa e funcionários, maximizando os ganhos de eficiência e o retorno do investimento.
