o e-mail pode ser uma maneira difícil de se comunicar com alguém porque você não pode ver a pessoa falando com você ou ouvir o tom em sua voz. Portanto, as coisas podem ser retiradas do contexto. Ao tentar resolver um problema ou esclarecer um mal-entendido por e-mail, é importante ser articulado e usar palavras fortes e apropriadas para expressar seus pensamentos. É fácil confundir sarcasmo com grosseria pela Internet, então releia seu e-mail antes de enviá-lo ao destinatário.
reconheça um mal-entendido ou falha de comunicação. Se você não tem certeza sobre o Significado de um e-mail, faça perguntas. Se você enviou um e-mail que foi recebido de forma negativa, assegure ao receptor que você não pretendia soar abrupto, desdenhoso, irritado ou qualquer outra conotação negativa que tenha sido tomada pelo receptor. Esclareça seu significado e certifique-se de usar declarações educadas, como “por favor” e “obrigado.”
releia o e-mail para ver onde o mal-entendido poderia ter ocorrido. As informações no e-mail foram apresentadas claramente ou foram ambíguas? Se o mal-entendido envolver dados, prazos ou outras expectativas, coloque os detalhes pertinentes em uma frase. Em seguida, adicione informações ou comentários adicionais. Se você recebeu um e-mail com expectativas ambíguas, faça perguntas.
ofereça uma maneira de vocês dois resolverem o problema, talvez sugerindo falar sobre o assunto por telefone ou pessoalmente durante o café. Sua generosidade de tempo transmite seu interesse em manter um bom relacionamento com outra pessoa.
