o método essencial para definir um processo é sem dúvida o mapa do processo. O mapa de processos ajuda você a entender um processo e suas etapas de componentes. Os mapas de processos ajudam a determinar onde e como um processo começa e termina, bem como todas as etapas e decisões intermediárias. Ao aprender os fundamentos do mapeamento de Processos, você pode se tornar adepto de:
- Compreender como documento de um processo existente
- Aprender a descrever o “como é” ou o estado atual de um processo
- Identificar as áreas de ineficiência no processo de
Há um número de processo de tipos de mapa (de alto nível, detalhada, funcional, etc.). Na fase de medida do Seis Sigma, até tocamos em tipos mais avançados de mapeamento de processos, como mapas de fluxo de valor e SIPOC. Neste artigo, no entanto, estamos focados em como definir um processo aprendendo os fundamentos do mapeamento de processos e como usar um mapa de processos de alto nível.
um mapa de Processo é uma representação gráfica de um fluxo de processo. Um mapa de processo ilustra como um produto é feito ou como uma transação é executada. Os mapas de processos representam essas atividades passo a passo. Os mapas de processos também ajudam a representar como os materiais ou informações fluem sequencialmente de uma entidade comercial para a próxima. Alguns mapas de processos até ajudam a demonstrar quem é responsável por cada etapa.
Como faço um mapa de processo?
os símbolos de mapeamento de processo mais comumente usados estão listados no mapa de processo abaixo. Estes são os quatro símbolos essenciais. É improvável que qualquer mapa de processo seja feito sem usar todos esses quatro símbolos. Eles representam os elementos gráficos mais básicos e comuns necessários para desenhar seu primeiro mapa de processo e até mesmo o mais avançado. Os mapas de processo começam e terminam com o símbolo oval rotulado acima como “iniciar/terminar”. Todos os mapas têm etapas de processo e a maioria tem decisões. Para desenhar seu primeiro mapa de processo, você deve identificar o processo que deseja mapear e começar rotulando o primeiro passo com o oval. O próximo passo em um processo deve ser representado com um quadrado. Se as etapas sucessivas do processo ocorrerem, continue usando um quadrado. Se você encontrar um lugar no processo em que uma decisão deve ser tomada, represente essa pergunta/decisão com um símbolo de diamante. Todas as decisões têm mais de um resultado possível. Portanto, a maioria dos diamantes tem 2 conectores apontando para etapas de processo separadas. Normalmente, esses ponteiros representam respostas” Sim “e” não ” à pergunta ou decisão. Abaixo está um exemplo simples de mapa de processo genérico:
como regra geral, sugiro que os mapas de processo de alto nível sejam limitados a 4-6 etapas. A chave é ser capaz de condensar um processo em grupos lógicos de categorias facilmente descritivas. Se você não pode condensar um processo até sua forma mais simples e representá-lo em 4-6 etapas, então você provavelmente não entende o processo bem o suficiente ou você é vítima de complicar demais as coisas.
sem dúvida, haverá a necessidade de refinar ainda mais o nível de informações e detalhes representados pelo seu mapa de processo, mas o primeiro passo deve ser sempre mapeá-lo em sua forma mais básica. Temos técnicas de mapeamento de processos que o ajudarão a adicionar detalhes de maneira estruturada e organizada, mas essa lição é para outro dia. Hoje, aceite o desafio de mapear seu processo em 4-6 etapas … você pode fazer isso?
