pense em sua história de aventura favorita. Seja o Senhor dos anéis ou a viagem de Chihiro, todos eles compartilham uma coisa em comum: uma missão abrangente — com tarefas ao longo do caminho e (espero) um plano para guiar o herói até seu objetivo.Da mesma forma, quando você embarca em um novo projeto — seja renovando uma casa ou projetando um novo aplicativo — esse mesmo senso de estrutura e impulso ajudará a manter as coisas no caminho certo. É aqui que um plano de trabalho é útil.
um plano de trabalho é um documento que mapeia a rota para o seu objetivo. Inclui coisas como orçamentos e recursos, bem como horários e restrições. É um esforço compartilhado entre você, muitas vezes os membros da sua equipe e quase sempre as partes interessadas — de quem você precisará para fazer o buy-in.
aqui está tudo o que você precisa saber sobre como criar seu primeiro plano de trabalho, incluindo como aprová-lo e o que fazer após a conclusão do seu projeto. Vamos mergulhar.
- o que é um plano de trabalho?
- por que usar um plano de trabalho?
- como criar um plano de trabalho
- elabore o ‘porquê’
- dê o contexto do seu projeto
- estabeleça sua estratégia e objetivos
- defina e coordene seus recursos
- Definir riscos e criar um plano de contingência
- crie seu plano de trabalho
- Check-in e acompanhamento
- avalie o projeto
o que é um plano de trabalho?
um plano de trabalho é um documento formal que contém etapas-chave que o levam a atingir uma meta. Inclui orçamentos, recursos, prazos, Marcos e um cronograma. Geralmente é reservado para projetos maiores, mas você pode usar uma versão reduzida para tarefas menores.
é um documento orientador que ajuda todos a colaborar para alcançar o objetivo final. Antes de dar uma olhada em como criar um, vamos passar rapidamente por alguns termos-chave.
o objetivo descreve o que você deseja alcançar. Por exemplo, renomeie sua empresa, Crie um aplicativo ou aumente os lucros.
a estratégia é o caminho que você tomará para alcançar seu objetivo. Por exemplo, se seu objetivo fosse mudar a marca, isso poderia incluir a criação de um novo logotipo, A definição de um novo tom de voz e a criação de uma nova declaração de missão.
seus objetivos são resultados definidos em sua estratégia. Eles devem ser definidos claramente, com prazos e fatores mensuráveis. Configurá-los ajuda você a permanecer no caminho certo e medir o progresso.
táticas são técnicas que você usará para ajudá-lo a atingir objetivos específicos. Por exemplo, se o seu objetivo é aumentar o número de visitantes do seu site, as táticas podem incluir pesquisa de palavras-chave, postagens de blog de SEO, publicidade PPC e assim por diante.
por que usar um plano de trabalho?
um plano de trabalho pode ajudá-lo a permanecer no caminho certo e se organizar. Também é útil Para momentum: Ter um documento que mapeia todas as etapas do seu projeto responsabiliza você e outros membros da equipe por marcos importantes, o que também é útil para reuniões provisórias quando você precisa explicar seu progresso às partes interessadas e à alta administração.
exemplo do plano de trabalho
como criar um plano de trabalho
criar um plano de trabalho pode ser um pouco demorado. Mas você conhece a broca: quanto mais tempo você investir antecipadamente, mais suave será o seu projeto — então vale a pena reservar algum tempo para acertar.
elabore o ‘porquê’
Antes de começar sua planilha, você precisará estabelecer seu objetivo. Ou, em outras palavras, defina por que você está fazendo o que está fazendo.
o porquê é central para tudo. Este é o seu objetivo, sua busca, a razão pela qual seu projeto existe em primeiro lugar. Tente condensar isso em uma frase de estilo elevador pitch ou dois, que você pode colocar no início (ou no topo) do seu plano de trabalho. Ele dá a qualquer um que lê-lo (incluindo a si mesmo) um lembrete rápido do que é tudo sobre. Também é útil para as partes interessadas e a alta administração, que muitas vezes não têm muito tempo e querem apenas o resumo da linha superior do que você está fazendo.
para descobrir o porquê, você provavelmente precisará começar com algumas reuniões iniciais de início com as partes interessadas. Isso ajudará você a estabelecer seus objetivos, escopo e restrições. Antes de entrar nesta reunião, você pode querer fazer algum trabalho preliminar sozinho. Se você está lutando para começar, tente definir seus objetivos inteligentes. Isso pode ajudá-lo a organizar seus pensamentos e superar o obstáculo inicial de descobrir o que você deseja alcançar.
dê o contexto do seu projeto
espero que você tenha pensado sobre isso durante a primeira etapa, então esta etapa deve ser mais fácil. Exponha o contexto do seu projeto, incluindo informações sobre concorrentes, o mercado atual e como seu projeto se encaixa nos objetivos de negócios mais amplos.
Aqui estão algumas perguntas para se fazer (e, heads-up, perguntas que provavelmente serão feitas pelas partes interessadas):
- Qual é o propósito do seu projeto e como ele suporta objetivos de negócios mais amplos?
- como seu projeto atenderá melhor às demandas dos clientes?
- como seu projeto se compara com as coisas que os concorrentes estão fazendo? Isso também pode se alimentar do seu ” porquê “(talvez você precise lançar uma nova versão de algo para se manter competitivo).
estabeleça sua estratégia e objetivos
usando pinceladas largas, comece a mapear sua rota para atingir sua meta, incluindo objetivos, que devem ser mensuráveis. Se você ainda não fez isso, crie um diagrama inteligente para ajudá-lo a resolver isso. Ou, se você já fez isso, pode querer desenvolvê-lo com mais detalhes.
defina e coordene seus recursos
em seguida, elabore seus recursos. Perguntas e respostas mais detalhadas podem cobrir o seguinte:
- quanto tempo seu projeto levará?
- Qual é o seu orçamento e de onde ele virá?
- existem restrições?
- quais ferramentas você usará para ajudá-lo (ferramentas de gerenciamento de projetos, software de diagramação…)
- quem será atribuído a qual função?
- quais são seus marcos e prazos?
- como será o sucesso e quais são suas métricas para medir isso?
você também deve aprender sobre a restrição tripla. Ter uma compreensão disso pode ajudá-lo a lidar com escopo, tempo e custo de forma mais eficiente. Ele também pode ajudá — lo a planejar e se preparar para coisas que não são ideais, mas também são inevitáveis-como dias de doença da equipe, falhas de software ou patrocinadores.
Definir riscos e criar um plano de contingência
Planejamento para o pior não significa que você está sendo pessimista: É apenas bom senso. Isso significa que, se algo acontecer, é mais provável que você saiba o que fazer a seguir.
os riscos vêm em todas as formas — de emergências de pessoal a acidentes que afetam orçamentos e horários. Fale com o maior número possível de pessoas para obter o máximo de uma imagem possível e, em seguida, crie um plano de contingência para ter em vigor, apenas no caso. Também é uma boa ideia nomear alguém para assumir a responsabilidade aqui, caso algum desses riscos se torne realidade. Com cada problema potencial resolvido, você terá melhores respostas para seus stakeholders e poderá tranquilizá-los de que não deixou Pedra Sobre Pedra.
crie seu plano de trabalho
depois de reunir todas essas informações, é hora de criar um modelo de plano de trabalho e preenchê-lo. Deve incluir seu objetivo, suas métricas de sucesso, seus objetivos, prazos, riscos e outras informações úteis. Você pode usar uma planilha do Excel ou optar por um software de gerenciamento de projetos, que geralmente inclui modelos e gráficos pré-construídos, bem como outras ferramentas que facilitam a colaboração.Mergulhar em outros diagramas pode ajudá-lo nesta fase. Alguns gerentes de projeto gostam de usar gráficos Gantt (como o abaixo) para mapear seus cronogramas.
criado em Cacoo
Check-in e acompanhamento
depois de começar, é importante acompanhar o progresso e acompanhar todos os membros da equipe para garantir que todos lidem com a carga de trabalho e completem seus objetivos.
novamente, o software de gerenciamento de projetos pode ajudá — lo a ficar por dentro das coisas e detectar problemas mais cedo, sem ter que vagar pelo escritório e pedir a todos pessoalmente ou enviar centenas de E-mails-algo que sua equipe apreciará tanto quanto você. Também é uma boa ideia agendar check-ins regulares, que podem assumir a forma de um ou todos os seguintes: stand-ups diários, reuniões rápidas de equipe uma vez por semana, reuniões com a gerência e/ou partes interessadas em marcos importantes.
quanto mais você se comunica e colabora, menos provável será que as coisas escapem pelas rachaduras. Também é uma boa oportunidade para revisar a qualidade do trabalho e fornecer feedback e fazer ajustes à medida que avança.
avalie o projeto
finalmente, descubra o quão bem você se saiu. Uma reunião post-mortem (não tão mórbida quanto parece) é essencial aqui porque dá a todos na equipe a chance de se reunir, dar um passo para trás e comemorar vitórias (além de abordar construtivamente quaisquer falhas).A avaliação é importante por três razões: Primeiro, ajuda você a descobrir se alcançou seu objetivo ou não. Em segundo lugar, ajuda a explicar o sucesso (ou problemas) do projeto às partes interessadas. E terceiro, estabelece um precedente útil para projetos futuros, com lições valiosas aprendidas ao longo do caminho.
