10 erros que os novos gerentes de operações cometem

todos cometem erros, especialmente quando estão apenas começando em um novo emprego ou atividade. Existem certos erros que os gerentes de operações novatos tendem a cometer. Não se sinta muito mal se você fez todos eles; mesmo gerentes de operações experientes às vezes os fazem também. Mas se você ainda não escorregou nesses erros, apenas saber sobre eles aumenta suas chances de evitá-los.

iniciar uma jornada de melhoria sem um mapa

talvez o erro mais frequente que até mesmo gerentes de operações experientes cometem seja não documentar seus processos existentes. Em qualquer projeto de melhoria de processo, saber de onde você começa é essencial. Como você sabe se você fez alguma melhoria se você não sabe onde você começou? Embora essa documentação inicial seja frequentemente considerada uma perda de tempo, documentar o processo atual descobre onde existem pontos de problemas no processo.

em execução sem métricas

certifique-se de medir o desempenho das operações no processo. Essas métricas devem ser quantitativas, relevantes e bastante fáceis de obter. Você deseja fazer várias medições diferentes, incluindo esses fundamentos:

• Quanto tempo cada operação demora para concluir sua tarefa

• o Tempo necessário para o produto para obter através do processo do início ao fim

• o Quanto de trabalho de cada operação pode concluir em qualquer período de tempo

• Quantidade de estoque em processo

• Uma operação do nível de consistência

• Quão bem um produto está em conformidade com as normas

Criando demasiado complexos processos de

Simples é sempre melhor quando se trata de desenho de processos, portanto, evite a tentação de desenvolver processos excessivamente complexos. Uma coisa comum que acontece em processos estabelecidos é que etapas e atividades são adicionadas, muitas vezes como uma solução alternativa para uma operação quebrada, e essas etapas se tornam uma parte permanente do processo, aumentando a complexidade.

ao documentar e analisar um processo, fique atento à afirmação: “bem, sempre fizemos assim.”As Chances são boas de que você possa simplificar muito um processo relacionado a essa afirmação. Observe também os processos que ninguém pode descrever completamente. Esses processos geralmente são muito complexos para a tarefa que deveriam realizar.

faltando o gargalo real

se você não analisar corretamente um processo, provavelmente identificará incorretamente o gargalo. O gargalo é aquele recurso que limita a produção do processo e é o recurso com a menor capacidade. Se você identificar incorretamente o gargalo, perderá tempo e dinheiro adicionando capacidade a algo que não está realmente limitando sua produção em primeiro lugar.

as pessoas muitas vezes assumem que o gargalo é o equipamento mais caro ou maior do sistema e erroneamente adicionam capacidade a ele. Certifique-se de analisar cuidadosamente o processo para não sucumbir a essa suposição defeituosa.

gerenciando com base na utilização

muitos gerentes pensam erroneamente que seus recursos devem estar funcionando continuamente. Nada está mais longe da verdade, e essa mentalidade só aumenta a quantidade de inventário de trabalho em processo. O único recurso que precisa estar funcionando 100% do tempo é o gargalo, e isso é apenas se a demanda por ele existir.

concentrar-se na utilização do gargalo é importante, mas para outras etapas de um processo, você deseja se concentrar na eliminação de resíduos e na melhoria da qualidade para melhorar as operações em geral.

não padronizar

padronizar processos é importante para reduzir a complexidade, e simples é sempre melhor. A padronização é especialmente importante quando mais de uma instalação está produzindo o mesmo produto. Você pode imaginar qual seria o impacto na qualidade se cada franquia do Mcdonald’s usasse um processo diferente para montar um cheeseburger e preparar batatas fritas? A padronização permite que uma empresa produza qualidade consistente em produtos e serviços.

automatizando processos ruins

se um processo não estiver funcionando conforme desejado, você pode assumir que automatizá-lo pode levar a melhorias. Mas um processo ruim automatizado ainda é um processo ruim, não importa quanta automação você implemente.

muitas empresas utilizam sistemas de gestão empresarial para integrar e gerir os seus processos. Mas esses sistemas são caros e demorados para implementar e manter, e são tão bons quanto os processos subjacentes. Até que uma empresa possa corrigir seus processos defeituosos, esses sistemas caros não podem fornecer muita ajuda.

Misdefining qualidade

qualidade é o que o cliente diz que é! Quando gerentes de operações e líderes de empresas esquecem esse fato, eles perdem tempo e dinheiro melhorando aspectos do produto ou serviço que podem não ser importantes em termos de lucratividade ou satisfação do cliente.

em outras palavras, só porque uma saída atende às medições de qualidade de metas corporativas não significa que os clientes a percebam como um produto de qualidade.

outro erro a evitar é assumir que a definição de qualidade permanece a mesma ao longo do tempo. Os desejos e gostos dos clientes mudam constantemente, e as empresas devem se ajustar para atender a esses requisitos de mudança.

não comprometa a qualidade para atender às pressões de cronograma ou custo, pois isso pode levar a clientes insatisfeitos e defeitos de produtos que, por sua vez, podem levar a recalls, litígios e uma reputação danificada. Falhas de qualidade podem colocar as empresas fora do negócio.

não há planejamento de projeto suficiente antecipadamente

Aqui estão alguns grandes erros de novato relacionados ao gerenciamento de projetos:

• Inadequado planejamento inicial

• Usando uma estimativa de prazos e custos, em vez de intervalo de estimativas que reconhecer a variabilidade

• Não identifique corretamente o caminho crítico

O caminho crítico, bem como um gargalo, é que o caminho de atividades que determina o projeto de temporização. Não identificar o caminho crítico leva os gerentes de projeto a se concentrarem nas atividades erradas nos pontos errados no tempo. O planejamento inicial adequado pode ajudar a eliminar esse erro.

não se concentrar no cliente

nunca se esqueça que o cliente está sempre certo. Os gerentes de operações geralmente esquecem o cliente final-a pessoa que acaba comprando o produto ou serviço. Em vez disso, alguns OMs se concentram em métricas de desempenho internas que não têm consequências para o cliente. Manter o foco no que o cliente realmente deseja requer uma estreita ligação entre as operações e outros departamentos, como desenvolvimento de produtos e marketing.