Le succès d’un projet est généralement calculé avec des paramètres d’évaluation traditionnels qui ne tiennent compte que du fait que le projet a respecté le budget et le programme. Très souvent, cependant, cela ne suffit pas.
Certaines organisations considèrent des paramètres plus larges que les paramètres traditionnels – coût, planification et fonctionnement – et déterminent le succès du projet en évaluant des indicateurs de performance clés, appelés KPI.
Cette approche génère des évaluations de la performance des projets plus pertinentes, justes et équilibrées.
Certaines organisations, cependant, ne disposent pas d’un moyen cohérent de déterminer les paramètres à appliquer pour déterminer comment un projet a atteint ses objectifs et comment il a influencé l’entreprise de manière tangible et non tangible.
Voyons donc dans cet article quels sont les paramètres d’évaluation possibles pour quantifier le succès du projet.
Pourquoi mesurer le succès d’un projet ?
Cela peut sembler une question stupide, mais quel est l’intérêt principal de mesurer le succès du projet?
Après tout, une fois qu’un projet est terminé, vous ne pouvez pas faire grand-chose de plus, que ce soit un succès ou un échec, n’est-ce pas?
C’est la philosophie principale depuis longtemps, mais avec le développement du concept d’apprentissage et de bonnes pratiques, la valeur de l’enregistrement d’informations sur le passé d’une organisation pour guider sa stratégie future est devenue plus répandue.
De nos jours, la valeur de l’amélioration continue basée sur les données passées est reconnue et c’est sur cette base que les entreprises peuvent comprendre ce qui n’a pas fonctionné pendant un projet donné afin qu’elles ne tombent pas dans les mêmes erreurs lors des projets suivants.
En intégrant de nouvelles connaissances, en particulier sur les succès et les échecs, dans de nouveaux processus, moins d’erreurs sont commises et des performances plus élevées peuvent être obtenues.
C’est pourquoi la mesure de la réussite d’un projet est devenue essentielle pour chaque chef de projet.
Le problème avec la mesure du succès du projet est que ce n’est pas aussi facile qu’il n’y paraît.
Qu’est-ce qui est si difficile dans la mesure de la réussite d’un projet ?
Il semble logique qu’en mesurant le succès d’un projet, il soit possible de collecter des données sur ce qui s’est particulièrement bien ou mal passé et que vous puissiez identifier les facteurs de succès à appliquer aux futurs projets.
Que se passe-t-il si le projet est livré dans les délais et le budget mais que deux mois plus tard, le client ne bénéficie pas du résultat? Ou n’êtes-vous absolument pas satisfait?
Au contraire, certains clients peuvent être entièrement satisfaits du résultat d’un projet qui a été presque une catastrophe en termes de gestion avec, par exemple, des retards imprévus, des ressources excessives, des pertes financières pour l’entreprise, etc.
Depuis des années, la direction de projet essaie de se faire une idée plus précise de ce que l’on entend par « succès du projet » et depuis des années, nous essayons d’identifier ce qui est nécessaire pour assurer le succès du projet.
De nombreuses recherches ont été menées sur ce sujet et de nombreuses études ont été publiées.
Cependant, les résultats n’étaient pas si homogènes: malgré des milliers et des milliers de textes écrits sur la gestion de projet, malgré des décennies d’expérience individuelle et collective et malgré une augmentation considérable de la quantité de travail par projet, les données ont permis de mettre en évidence que la réussite d’un projet est également en partie très subjective et varie selon les situations, les organisations, les secteurs et les parties prenantes.
En effet, chacun pourrait avoir une perception différente du projet et de son résultat.
Heureusement, quelques bonnes pratiques ont également émergé qui devraient aider un chef de projet à mesurer le succès de ses projets à l’aide de processus simples.
Critères pour une gestion de projet réussie
Dans ces critères, nous retrouverons tous ceux concernant le projet lui-même et sa mise en œuvre.
Ceux-ci permettent notamment de mesurer l’efficacité interne de l’organisation pour mettre en œuvre des projets et on retrouve ici les éléments » classiques » de la gestion de projet:
- Le projet est achevé dans les délais
- Le projet est achevé dans les délais budgétaires
- Le projet répond à ses objectifs de qualité
D’autres critères de gestion de projet peuvent être ajoutés tels que:
- Le projet comprend tous les points couverts par le scope
- Le projet répond à des objectifs commerciaux en termes de revenus et de bénéfices
Et encore dans cette catégorie, il est possible d’inclure des critères liés aux différentes parties prenantes:
- Satisfaction de l’équipe projet
- Satisfaction de l’utilisateur final
- Satisfaction du fournisseur
La subjectivité du succès est donc minimisée grâce à l’utilisation de critères de succès prédéfinis.
Tout le monde saura sur quoi il travaille et lorsqu’il sera temps de mesurer le succès, des repères établis seront disponibles.
Le paradigme « définir, aligner et approuver »
Pour s’assurer que les critères de réussite établis sont réalistes de manière satisfaisante, l’élaboration des critères doit suivre le paradigme « définir, aligner et approuver ».
En bref, les critères de réussite doivent être correctement définis en termes mesurables, doivent être alignés sur les besoins et les contraintes du projet et doivent être approuvés par toutes les parties impliquées dans le processus décisionnel.
Voyons chaque point plus en détail:
1. Les critères de réussite doivent être énoncés explicitement
Les critères de réussite doivent être énoncés en termes spécifiques liés à l’exécution du processus de gestion du projet, aux activités du projet et à leurs résultats. Par exemple: c’est un succès si le projet est terminé à la fin du 4e trimestre.
2. Les critères de réussite doivent être correctement » alignés « .
Les critères de réussite doivent être harmonisés adéquatement avec la vision, la portée et les efforts du projet, compte tenu de l’objectif général, des avantages à atteindre, de la capacité organisationnelle, des priorités, des risques et des contraintes opérationnelles. Exemple: c’est un succès si le projet conduit à une réduction de 5% des signalements de problèmes liés à l’accès à distance au système.
3. Les critères de réussite doivent être dûment approuvés
Les critères de réussite doivent être élaborés et définis à l’aide d’un processus structuré et collaboratif, dans lequel toutes les parties impliquées dans le processus décisionnel ont la possibilité de fournir des commentaires, de contester des hypothèses, de négocier et enfin d’accepter et d’approuver.
Quel que soit le projet en question, lorsqu’il sera possible de mesurer le succès grâce à des paramètres d’évaluation optimaux, des informations critiques seront obtenues qui, peut-être, ne conduiront pas à l’amélioration du projet lui-même, mais aideront à créer une base de données de connaissances pour le développement de futurs programmes et projets réussis.
