Plan de mise en œuvre logicielle: 5 Étapes critiques

Sur le marché actuel, les petites entreprises doivent rivaliser avec les entreprises massives. Une façon de s’assurer qu’ils peuvent suivre est d’utiliser les bons outils et logiciels pour améliorer les processus, optimiser les flux de travail et augmenter la productivité. Avec un flux de travail solide et efficace en place pour tous les processus majeurs d’une entreprise, il est possible de générer plus de revenus en moins de temps.

Mais si c’était aussi facile, toutes les entreprises le feraient. Trouver la plate-forme parfaite pour les besoins de votre entreprise signifie que vous devez consacrer du temps et de l’attention à la recherche et aux options possibles, et dans la plupart des cas, à un investissement financier potentiellement important.

Non seulement cela, mais les gens sont des créatures d’habitude et ces habitudes sont difficiles à changer. Votre équipe peut déjà être habituée à faire les choses d’une certaine manière et si cette façon fonctionne très bien pour elle, changer complètement ses processus métier peut entraîner sa résistance au changement. Cette résistance pourrait s’avérer préjudiciable à l’ensemble de l’entreprise.

La réponse: Développez d’abord un plan.

Qu’est-ce qu’un Plan de mise en œuvre logicielle ? Pourquoi En Avez-Vous Besoin?

Un plan de mise en œuvre logicielle aide votre entreprise à trouver et à déployer le logiciel adapté aux besoins de votre entreprise. L’adoption de nouveaux logiciels prend beaucoup de temps et peut être coûteuse en termes de ressources financières et humaines. Sans plan en place avant le début du processus, il est probable que votre adoption de logiciels échouera.

Avec un plan correctement développé en place, vous pouvez éviter de prendre des décisions hâtives, vous assurer que les bonnes personnes participent à la mise en œuvre, configurer le système correctement et créer une situation où les employés peuvent vraiment apprécier tous les avantages du logiciel tout en offrant une formation adéquate.

Pour de nombreuses entreprises, l’adoption de nouveaux logiciels est une entreprise sérieuse. Si vous gâchez le processus de mise en œuvre, vous connaîtrez probablement des temps d’arrêt opérationnels qui se traduisent par une perte de revenus. D’autre part, si vous prenez le temps de faire vos recherches et de vous préparer à l’avance, votre entreprise peut profiter de nombreux avantages, notamment une croissance accélérée, des économies de coûts, une efficacité accrue des processus et une visibilité améliorée.

Plan de mise en œuvre du logiciel: 5 Étapes critiques

Première étape: Construisez votre analyse de rentabilisation

Quelle que soit la taille ou la taille de votre entreprise, la mise en œuvre d’un nouveau logiciel n’est pas quelque chose que vous faites simplement parce que vous en avez envie.

Bien que les petites entreprises soient plus agiles que leurs grands concurrents, les erreurs de toute nature peuvent être coûteuses et nuire à n’importe quelle entreprise, en particulier celles dont le budget est limité.

Les changements, tels que la mise à niveau des logiciels actuels ou le déploiement de quelque chose de nouveau, sont également difficiles pour les grandes organisations car le processus de prise de décision devient plus complexe à mesure qu’une entreprise se développe. La recherche montre qu’environ 72% des cadres supérieurs pensent que les mauvaises décisions stratégiques étaient « à peu près aussi fréquentes que les bonnes ou étaient la norme dominante dans leur organisation. »

Comment argumentez-vous ?

• Considérez vos points pénibles : À quels défis votre entreprise est-elle confrontée? Quels aspects doivent être améliorés ? Parlez à votre personnel et aux autres parties prenantes concernées pour obtenir des réponses. Si vous constatez que l’efficacité organisationnelle est faible et que l’entreprise perd des revenus, concentrez-vous sur cela. Travaillez pour aligner vos objectifs commerciaux avec vos objectifs.
• Trouvez une solution: Fournissez un aperçu détaillé, par exemple, de la façon dont un nouveau logiciel d’approvisionnement ou un nouveau logiciel de gestion de projet pourrait améliorer l’efficacité et la productivité de l’équipe et pourquoi il est essentiel de résoudre les problèmes que vous avez rencontrés.
• Effectuer une analyse coûts-avantages: La principale raison de construire une solide analyse de rentabilisation est de justifier l’investissement. Analysez à la fois les coûts tangibles et intangibles ainsi que les gains tangibles et intangibles que l’entreprise peut réaliser avec une mise en œuvre réussie.
• Élaborer un calendrier: Définissez des attentes de temps raisonnables quant au temps nécessaire pour évaluer le logiciel, mettre en œuvre le nouveau système et réaliser un retour sur investissement.
• Planifiez comment vous allez gérer le changement: Les recherches indiquent que 70% des programmes de transformation organisationnelle échouent. Lorsqu’il est moins risqué de refuser une proposition, les dirigeants peuvent avoir plus de mal à décider de la soutenir. Insistez sur le coût de ne pas aborder ces points douloureux et assurez-vous qu’ils comprennent que vous connaissez les risques ainsi que les mesures que vous allez prendre pour éviter les mêmes erreurs que d’autres organisations ont commises dans le passé. La gestion du changement est cruciale pour une phase de mise en œuvre harmonieuse.

Deuxième étape: Choisissez le bon fournisseur

Une fois que vous avez le support nécessaire, vous devez trouver le fournisseur de logiciels le plus approprié. Quel que soit le fournisseur que vous choisirez, il sera un partenaire stratégique de votre entreprise, il est donc important de prendre votre temps avec le processus de sélection.

Les questions à poser lorsque vous limitez vos options incluent:

• De quoi avez-vous besoin ? considérez des éléments tels que les fonctionnalités, le prix, basé sur le cloud vs sur site vs hybride, etc.
• Depuis combien de temps le vendeur est-il en activité? Quelles sont leurs références ?
• Le logiciel est-il évolutif ?
• Y a-t-il des coûts cachés?
• Qu’ont à dire leurs clients à leur sujet ?
• Le logiciel s’intègre-t-il aux systèmes que vous avez déjà en place ?
• Le fournisseur offre-t-il une formation logicielle?
• Le coût de mise en œuvre inclut-il le support après-vente ?
• Les mises à jour et les mises à niveau sont-elles basées sur le cloud?

Troisième étape: Protégez-vous contre le fluage de la portée

Si vous ne faites pas attention, les fonctionnalités supplémentaires fournies par différentes options logicielles peuvent vous effrayer. Le marché des logiciels offre une variété d’options et de personnalisations, de sorte que la préparation d’un document sur les besoins qui décrit tout ce que vous recherchez est essentielle pour l’évaluation des logiciels.

Idéalement, le document devrait donner aux fournisseurs une image claire des besoins spécifiques de votre organisation. Si vous décidez de configurer le logiciel pour toutes les fonctionnalités disponibles ou de personnaliser toutes ses capacités en même temps, c’est à ce moment que le fluage de la portée se produit. C’est un piège dans lequel vous tomberez qui se traduira par:

• Augmentation exponentielle des coûts
• Parties prenantes qui se désintéressent
• Traîner le processus de mise en œuvre

Les projets se déroulent rarement exactement comme prévu et la mise en œuvre du logiciel n’est pas différente. Les modifications au cours du cycle de vie du projet font naturellement partie de l’activité, mais pour éviter le fluage de la portée, vous devez exercer un certain contrôle.

C’est pourquoi il est essentiel que votre équipe de mise en œuvre applique les meilleures pratiques de gestion de projet et que chacun travaille ensemble pour maximiser l’utilisation des logiciels pour ses départements.

Quelle que soit la taille de votre équipe, un outil de gestion de projet collaboratif vous permet de débusquer votre plan de processus d’implémentation logicielle. Certaines options incluent:

• Wrike: C’est un bon choix pour les fonctionnalités de suivi de projet telles que les diagrammes de Gantt et les tableaux Kanban.
• Asana : Cette option est idéale pour le travail ou les fonctionnalités centrées telles que la surveillance de la charge de travail. il contient un certain nombre de modèles de projet intégrés et est convivial.
• Camp de base: C’est un choix idéal pour la hiérarchisation des tâches, les fonctionnalités de planification et le stockage de documents.
• Trello: Il s’agit d’une plate-forme hautement personnalisable qui peut être adaptée à n’importe quel flux de travail ou processus. Les tableaux sont constitués de cartes, qui peuvent être attribuées à des individus et déplacées au besoin. Il s’intègre également à un certain nombre d’autres outils.

Quatrième étape : Constituer une équipe de mise en œuvre

Votre équipe de mise en œuvre logicielle est cruciale pour la réussite du projet. Il peut être aussi petit que deux personnes et peut atteindre autant de personnes que nécessaire pour faire le travail. En règle générale, plus il y a de départements qui ont besoin de logiciels, plus l’équipe de mise en œuvre devient importante. Chaque département devrait avoir un représentant pour jouer le rôle de champion du nouveau logiciel. Ce représentant répondra également aux questions et aidera à former leurs collègues.

Une équipe peut inclure:

• Maître d’ouvrage : Il s’agit généralement du chef d’entreprise ou du département qui met en œuvre le nouveau système. Il peut également s’agir d’une équipe de cadres plutôt que d’une seule personne.
• Chef de projet : Il s’agit de la personne responsable de l’organisation du processus de mise en œuvre, y compris le budget.
• Administrateur système: Cette personne supervise la configuration du système et l’administration technique
• Liaison de communication: Cette personne sert de liaison entre l’équipe de projet et les utilisateurs finaux.
• Membres principaux du département: Ce sont les personnes qui défendent le logiciel, de chaque département de votre organisation.

N’oubliez pas que le type de personnes que vous avez affectées à votre équipe de mise en œuvre reflète votre engagement envers le succès de l’initiative. En tant que tel, il est préférable de n’inclure que des membres de l’équipe extrêmement talentueux, axés sur l’équipe et également engagés dans la réussite du projet.

Cinquième étape: Utilisez-le

La dernière chose que vous voulez est un logiciel que personne ne veut utiliser. Bien sûr, si vous êtes le patron, vous pouvez simplement demander à votre équipe d’adopter le nouveau système, qu’elle le veuille ou non. Mais, si vous faites cela, vous devriez être préparé au refoulement et à une augmentation de l’insatisfaction des employés.

Pour éviter d’avoir à forcer votre équipe à utiliser le nouveau logiciel, il y a quelques choses que vous pouvez faire:

• Préparez votre équipe au changement le plus tôt possible: Plus tôt vous informerez les employés du changement, plus ils l’accepteront.
• Attribuer un gestionnaire de modifications: Cette personne sera le fer de lance du changement et donnera aux employés une personne claire à aborder lorsqu’il s’agit de questions, de formation, de commentaires et d’autres informations.
• Communiquez clairement les avantages: Lorsque tout le monde comprend les avantages que le logiciel leur offre, vous êtes plus susceptible de voir des taux d’adoption plus élevés.
• Fournir une formation adéquate: Pour que les employés puissent utiliser le logiciel et en tirer parti, ils doivent savoir comment il fonctionne.
• Continuer à fournir du soutien: Même si le processus de mise en œuvre se déroule sans heurts, il est important de s’attendre à ce que des problèmes surviennent, en particulier pendant les premières étapes. Pour que les choses fonctionnent aussi bien que possible, assurez-vous que le service d’assistance ou l’équipe de support technique est disponible pour vous aider en cas de besoin.

Vous pouvez utiliser le modèle de changement ADKAR pour assurer une adoption durable. Mieux encore, vous pouvez utiliser cette méthodologie pour gérer tout type de changement au sein de votre organisation.

• Sensibilisation: Assurez-vous que tout le monde reconnaît le problème.
• Désir: Encourager l’utilisation des avantages et des conséquences
• Connaissances: Savoir créer et maintenir le changement
• Capacité: Travailler à combler les lacunes de compétences qui limitent le changement
• Renforcement: Mesurer et récompenser les gains

Bien qu’il puisse être tentant d’utiliser les mêmes messages et communications sur le processus de mise en œuvre pour chaque équipe de votre organisation, vous aurez plus de chance si vous prenez le temps de tout personnaliser pour chaque équipe équipe. Chaque équipe est susceptible d’avoir des objectifs différents que le nouveau système les aide à atteindre. En approfondissant ces objectifs spécifiques à l’équipe, vous serez en mesure de favoriser l’adoption.

Cela peut prendre du temps pour que tout le monde soit à pleine vitesse avec le nouveau système et ce n’est pas grave. Tant que vous continuez à mieux travailler avec le logiciel tous les jours, vous y arriverez. Pour soutenir la mise en œuvre à long terme du nouveau logiciel, priorisez les capacités à maîtriser en premier. Cela aide à influencer la formation et fournit des repères pour vos check-ins.

Concentrez vos efforts sur l’amélioration continue. La formation est un élément central de ce processus. Après avoir formé le personnel sur la façon d’utiliser le système, fournissez des possibilités d’apprentissage supplémentaires au besoin. Lorsqu’il y a une mise à jour majeure du système, envisagez d’organiser une autre session de formation pour vous assurer que tout le monde comprend les changements.

Pour une implémentation logicielle réussie, la communication est essentielle. Les responsables informatiques, les champions du système et les équipes de mise en œuvre partagent le processus et jouent tous un rôle dans l’engagement et l’adoption.