sukces projektu jest zwykle obliczany przy użyciu tradycyjnych parametrów ewaluacji, które uwzględniają tylko fakt, że projekt przestrzegał budżetu i programu. Dość często jednak to nie wystarczy.
niektóre organizacje biorą pod uwagę szersze parametry niż tradycyjne – koszty, planowanie i działanie – i decydują o sukcesie projektu poprzez ocenę kluczowych wskaźników wydajności, tzw. KPI.
takie podejście generuje bardziej trafne, sprawiedliwe i zrównoważone oceny wyników projektu.
niektóre organizacje nie mają jednak spójnego sposobu określania parametrów, które należy zastosować, aby określić, w jaki sposób projekt osiągnął swoje cele i jak wpłynął na firmę w sposób namacalny i niemacalny.
dlatego zobaczmy w tym artykule, Jakie są możliwe parametry oceny, aby określić sukces projektu.
po co mierzyć sukces projektu?
to może wydawać się głupie pytanie, ale jaki jest główny punkt pomiaru sukcesu projektu?
w końcu po zakończeniu projektu niewiele można z tym zrobić, niezależnie od tego, czy jest to sukces, czy porażka, prawda?
to była podstawowa filozofia przez długi czas, ale wraz z rozwojem koncepcji uczenia się i najlepszych praktyk, wartość rejestrowania informacji o przeszłości organizacji, aby kierować jej przyszłą strategią, stała się bardziej powszechna.
w dzisiejszych czasach wartość ciągłego doskonalenia w oparciu o dane z przeszłości jest rozpoznawana i opiera się na tym, że firmy mogą zrozumieć, co poszło nie tak podczas danego projektu, aby nie wpaść w te same błędy podczas kolejnych projektów.
integrując nową wiedzę, szczególnie na temat sukcesów i porażek, w nowe procesy, można popełnić mniej błędów i osiągnąć wyższą wydajność.
dlatego pomiar sukcesu projektu ma kluczowe znaczenie dla każdego kierownika projektu.
problem z pomiarem sukcesu projektu polega na tym, że nie jest to takie proste, jak się wydaje.
co jest tak trudnego w pomiarze sukcesu projektu?
logiczne wydaje się, że mierząc sukces projektu, możliwe będzie zebranie danych na temat tego, co poszło szczególnie dobrze lub źle, i że będziesz w stanie wskazać te czynniki sukcesu, które zostaną zastosowane w przyszłych projektach.
co się stanie, jeśli projekt zostanie dostarczony na czas i zgodnie z budżetem, ale dwa miesiące później klient nie skorzysta z wyniku? Czy jesteś całkowicie niezadowolony?
wręcz przeciwnie, niektórzy klienci mogą być całkowicie zadowoleni z wyniku projektu, który był niemal katastrofą w zakresie zarządzania, na przykład z nieprzewidzianymi opóźnieniami, nadmiernymi zasobami, stratami finansowymi dla firmy itp.
od lat zarządzanie projektami stara się wymyślić bardziej precyzyjne pojęcie, co oznacza „sukces projektu”, a od lat staramy się określić, co jest potrzebne do zapewnienia sukcesu projektu.
przeprowadzono wiele badań na ten temat i opublikowano wiele badań.
jednak wyniki nie były tak jednorodne: pomimo tysięcy tekstów napisanych na temat zarządzania projektami, pomimo dziesięcioleci indywidualnego i zbiorowego doświadczenia oraz pomimo znacznego wzrostu ilości pracy projektowej, dane doprowadziły do podkreślenia, że sukces projektu jest również częściowo bardzo subiektywny i różni się w zależności od sytuacji, organizacji, sektorów i interesariuszy.
rzeczywiście, każdy może mieć inne postrzeganie projektu i jego rezultatów.
na szczęście pojawiły się również dobre praktyki, które powinny pomóc kierownikowi projektu zmierzyć sukces swoich projektów za pomocą prostych procesów.
kryteria skutecznego zarządzania projektem
w tych kryteriach znajdziemy wszystkie te dotyczące samego projektu i jego realizacji.
te w szczególności pomagają mierzyć wewnętrzną efektywność organizacji w realizacji projektów i tutaj znajdujemy „klasyczne” elementy zarządzania projektami:
- projekt jest realizowany zgodnie z harmonogramem
- projekt jest realizowany w ramach budżetu
- projekt spełnia swoje cele jakościowe
można dodać inne kryteria zarządzania projektem, takie jak:
- projekt obejmuje wszystkie punkty objęte zakresem
- projekt spełnia cele komercyjne w zakresie przychodów i zysków
i ponownie w tej kategorii możliwe jest uwzględnienie kryteriów związanych z różnymi interesariuszami:
- satysfakcja zespołu projektowego
- satysfakcja użytkownika końcowego
- satysfakcja dostawcy
subiektywność sukcesu jest zatem zminimalizowana poprzez zastosowanie predefiniowanych kryteriów sukcesu.
każdy będzie wiedział nad czym pracuje, a kiedy przyjdzie czas na pomiar sukcesu, będą dostępne ustalone benchmarki.
paradygmat „Definiuj, wyrównuj i zatwierdzaj”
aby zapewnić, że ustalone kryteria sukcesu są zadowalająco realistyczne, opracowanie kryteriów musi być zgodne z paradygmatem „Definiuj, wyrównuj i zatwierdzaj”.
krótko mówiąc, kryteria sukcesu muszą być właściwie określone w sposób wymierny, muszą być dostosowane do potrzeb i ograniczeń projektu oraz muszą być zatwierdzone przez wszystkie strony zaangażowane w proces decyzyjny.
zobaczmy każdy punkt bardziej szczegółowo:
1. Kryteria sukcesu muszą być wyraźnie określone
kryteria sukcesu muszą być określone w konkretnych kategoriach związanych z realizacją procesu zarządzania projektem, działaniami projektowymi i ich wynikami. Na przykład: sukcesem jest ukończenie projektu przed końcem czwartego kwartału.
2. Kryteria sukcesu muszą być odpowiednio „dostosowane”.
kryteria sukcesu muszą być odpowiednio dostosowane do wizji projektu, zakresu i wysiłku, biorąc pod uwagę ogólny cel, korzyści do osiągnięcia, zdolności organizacyjne, priorytety, ryzyko i ograniczenia operacyjne. Na przykład: sukcesem jest zmniejszenie o 5% liczby zgłoszeń problemów związanych ze zdalnym dostępem do systemu.
3. Kryteria sukcesu muszą być odpowiednio zatwierdzone
kryteria sukcesu muszą być opracowane i zdefiniowane przy użyciu zorganizowanego i wspólnego procesu, w którym wszystkie strony zaangażowane w proces podejmowania decyzji mają możliwość dostarczenia wkładu, zakwestionowania hipotez, negocjacji i ostatecznie zapewnienia akceptacji i zatwierdzenia.
niezależnie od projektu, gdy możliwe jest zmierzenie sukcesu za pomocą optymalnych parametrów oceny, zostaną uzyskane krytyczne informacje, które być może nie doprowadzą do poprawy samego projektu, ale pomogą stworzyć bazę wiedzy dla rozwoju przyszłych udanych programów i projektów.
