raport biznesowy: co to jest i jak to napisać? (Kroki & Format)

przejście od pisania akademickiego, takiego jak eseje i artykuły, do złożonych raportów biznesowych, może być przerażające!

raport biznesowy jest potrzebny w prawie każdej dziedzinie pracy. Są to dokumenty oparte na faktach, które są używane do podejmowania decyzji w firmie.

możesz używać raportów biznesowych do kilku celów, takich jak zgłaszanie pomysłu, analizowanie pomysłu, zgłaszanie fuzji, analizowanie fuzji, udowadnianie, że Twoja firma przestrzega wytycznych prawnych i społecznych lub dowolnego konkretnego tematu związanego z Twoją pracą i pracą.

więc jeśli masz pracę, ważne jest, aby zrozumieć koncepcję raportów biznesowych i jak je skutecznie pisać.

w tym artykule porozmawiamy o różnych rodzajach raportów i ich celu, znaczeniu raportów biznesowych i tym, jak tworzyć własne w wpływowy sposób!

ale hej, pierwsza rzecz pierwsza. Lepiej zrozumiemy koncepcję raportów biznesowych.

Co To jest raport biznesowy? (Definicja)

raport biznesowy jest zdefiniowany jako oficjalny dokument zawierający informacje faktyczne, dane statystyczne, wyniki badań lub każdą inną formę informacji istotnych dla przebiegu pracy.

ten raport jest formalnym dokumentem napisanym do punktu, aby przekazać informacje w zwięzły, ale jasny sposób. Raporty biznesowe są głównie wykorzystywane do komunikacji wewnętrznej w organizacji.

obiektywizm jest ważnym elementem podczas pisania raportów biznesowych. Cokolwiek powiesz, powinno być poparte danymi i faktami, a nie opinią i perspektywą. Na przykład, zamiast mówić „sprzedaż w ostatnim kwartale była bardzo niska”, pokazujesz to za pomocą danych.

raport może się różnić od jednej strony do kilku stron w zależności od celu i rodzaju raportu, co prowadzi nas do drugiej części: rodzajów raportów biznesowych.

Czytaj więcej: listy biznesowe: definicja, typy, Format i wskazówki!

rodzaje raportów biznesowych

istnieje wiele rodzajów raportów biznesowych używanych w organizacji do różnych celów. Oczywiście, nie można użyć tego samego raportu do analizy wydajności pracowników i sprzedaży w ostatnim kwartale, prawda?

oto kilka typowych typów raportów biznesowych:

raporty informacyjne

używasz tego raportu, gdy twój szef prosi o dane, które są czysto obiektywne, tj. Na przykład raport siły roboczej określający liczbę pracowników w firmie, ich obowiązki, dział pracy i obowiązki.

Czytaj więcej: Jak pisać raporty projektów, które „zachwycają” klientów? (Dołączony szablon)

raport analityczny

jak sama nazwa wskazuje, raport ten jest używany, gdy niektóre krytyczne dane firmy muszą zostać przeanalizowane w celu podjęcia świadomych decyzji.

na przykład analiza spadku sprzedaży w ostatnim roku obrotowym. Raport ten składa się z numerów sprzedaży, porównania tych numerów z lat wcześniejszych oraz znalezienia przyczyn spadku. Raport wskaże również możliwe środki, jakie firma może podjąć, aby rozwiązać ten problem.

raport z badań

używasz raportu z badań, gdy zbliża się coś wielkiego! Może to być potencjalna fuzja, nowa linia produktów lub zmiana obecnego sposobu pracy.

duża zmiana wymaga obszernego raportu analizującego wszystkie jej implikacje. Na przykład, jeśli firma chce wprowadzić nowy produkt, raport z badań będzie składał się z elementów takich jak grupa docelowa, strategia marketingowa, kampanie reklamowe itp.

raport wyjaśniający

używasz tego raportu, gdy chcesz wyjaśnić swój indywidualny projekt całemu zespołowi. Załóżmy, że przeprowadziłeś badania.

raport wyjaśniający przedstawi fakty, wymieni wyniki i określi zakończenie badań. Powinien być napisany bardzo prostymi, zwięzłymi i jasnymi słowami. Chociaż czytelnicy są w większości rówieśnikami z tej samej branży, należy unikać żargonu.

raport z postępów

jest to mały raport używany do informowania o aktualizacjach w firmie.

jak minął poprzedni tydzień?

jak idzie sprzedaż w tym kwartale?

jaka jest procentowa zmiana konwersji od ostatniego tygodnia / miesiąca?

odpowiedzi na takie pytania znajdują się w raporcie z postępów. Nie zawiera analiz. Tylko informacje i zmiany.

raporty o postępach są dobrym medium dla firm do śledzenia ich codziennej pracy i wymyślania nowych pomysłów na rozwój i ekspansję.

nadal nie jesteś przekonany? Oto 4 przekonujące powody, dla których raporty biznesowe są ważne dla efektywnego przepływu pracy w organizacji.

Czytaj więcej: co to jest raport z postępów i jak go napisać?

Znaczenie raportów biznesowych

sposób komunikacji

wiesz, jak piszesz lub dzwonisz w codziennym życiu, aby się komunikować? W firmach przygotowywane są dla niego raporty. Można powiedzieć, że raporty biznesowe pełnią rolę medium komunikacji w organizacji.

ale dlaczego to się robi?

cóż, w dużych firmach istnieje cała linia przepływu pracy, która ma miejsce. Jest również znany jako delegowanie obowiązków. W tym przepływie pracy znajdują się oddziały, podrejony, działy i strefy specyficzne dla nisz. Jeśli komunikacja odbywa się ustnie, Informacje mogą zostać utracone lub zanieczyszczone.

Tak więc dla każdego ważnego elementu komunikacji tworzony jest pisemny raport. Każdy, kto potrzebuje dostępu do tych informacji, może przeczytać raport i wyposażyć się w dane z pierwszej ręki.

podejmowanie decyzji

myślisz o uruchomieniu nowej linii produktów? Przygotuj raport.

chcesz obniżyć koszty firmy? Przygotuj raport.

od określenia grupy docelowej do zwolnienia pracowników, każda decyzja podejmowana jest na podstawie szczegółowych raportów przygotowanych z faktami i statystykami.

raporty są przesyłane dwukierunkowo w organizacji. Pracownicy tworzą raporty biznesowe i wysyłają je do wyższego kierownictwa w celu podejmowania decyzji. Górne kierownictwo tworzy raporty do obiegu informacji, zadań itp. wśród pracowników.

zarządzanie kryzysowe

w przypadku kryzysu, chaosu i wybuchu paniki każdy ma swoje zdanie na ten temat, a przekazywanie myśli słownie rodzi plotkowanie w miejscu pracy.

w takiej sytuacji raporty biznesowe są tworzone, aby wszyscy byli na tej samej stronie, a następnie faktycznie analizować problem.

sprawozdania z Zarządzania Kryzysowego obejmują przyczynę problemu, kroki, które należy podjąć w celu kontroli szkód i Polityki sugerujące przyszłą ochronę przed takim kryzysem.

skuteczne zarządzanie

delegowanie obowiązków odbywa się za pośrednictwem raportów. Każdy pracownik ma swoje zadania do wykonania z wyznaczonym terminem. Pomaga to w bardziej solidnym i efektywnym zarządzaniu firmą.

wszystkie informacje znajdują się w realnych dokumentach pisemnych, decyzje są podejmowane po dokładnej analizie, a ogólne funkcjonowanie firmy jest lepsze dzięki raportom biznesowym.

więc teraz, gdy wiemy, że musimy przygotować raporty biznesowe, aby przetrwać w świecie korporacyjnym, przejdźmy do następnej i prawdopodobnie najważniejszej sekcji, w której nauczymy cię, jak zacząć pisać odpowiedni raport.

Czytaj więcej: dokument wymagań biznesowych (BRD): co, dlaczego i jak napisać?

Jak napisać raport biznesowy? (Kroki i Format)

postępuj zgodnie z tym przewodnikiem krok po kroku, aby utworzyć potężny raport biznesowy:

Krok 1: Utwórz plan działania

piszesz raport biznesowy, a nie esej szkolny. Nie możesz opierać swojego raportu na myślach, kiedy przychodzą. Przed rozpoczęciem raportu określ jego cel.

określ, co chcesz osiągnąć za pomocą raportu i jak zamierzasz go przedstawić. Nie owijaj w bawełnę! Pomoże Ci to napisać jasny i zwięzły raport.

Krok 2: Sprawdź format wewnętrzny

Twoja firma może mieć określony format pisania raportów. Zapytaj swojego przełożonego lub sprawdź podręcznik firmy, aby go znaleźć. Nie ufaj ślepo internetowi.

jeśli jednak nie określono takiego formatu, można użyć standardowego formatu globalnego wymienionego w poniższych krokach.

Krok 3: Dodaj tytuł

tytuł raportu może być określony w briefie otrzymanym od przełożonego. Jeśli nie, możesz napisać swój własny tytuł. Powinno być jasne, wyraźne i być w stanie przekazać cel sprawozdania.

powinieneś unikać używania bardzo długich i skomplikowanych tytułów. Na przykład użyj „raportu sprzedaży za rok budżetowy 2020-21 „zamiast” analizy interakcji Klienta z firmą w ciągu ostatnich 12 miesięcy w porównaniu z latami poprzednimi”. Ludzie będą ziewać i wychodzić z pokoju na początku raportu!

Dodaj również swoje imię i nazwisko oraz nazwiska innych osób zaangażowanych w sporządzanie raportu. Przedstawianie czyjejś ciężkiej pracy jako własnej jest wysoce nieetyczne w miejscu pracy.

Krok 4: napisz spis treści

powinieneś dołączyć stronę spisu treści tylko wtedy, gdy raport jest długi i zawiera podrozdziały.

jeśli ta strona zostanie dodana, upewnij się, że treść jest zapisana dokładnie w taki sposób, w jaki nagłówki są zapisywane wewnątrz raportu. Wszystkie treści powinny być odpowiednio ponumerowane, aby czytelnik mógł łatwo poruszać się po raporcie lub przejść do określonej sekcji.

Krok 5: Dodaj podsumowanie / Streszczenie

jest to bardzo ważna strona w każdym raporcie. Streszczenie należy napisać w taki sposób, że nawet jeśli dana osoba nie przeczyta całego raportu, ta strona może dać jej jasny i szczegółowy obraz całej sprawy.

powinien zawierać twój tytuł, problem, kluczowe ustalenia i wnioski. Powinieneś w zasadzie podsumować wszystko, co napisałeś w raporcie, aby zmieścić się w streszczeniu.

Krok 6: napisz wprowadzenie

teraz rozpoczyna się Twój rzeczywisty raport. Na tej stronie określ cel napisania raportu wraz z krótką ideą głównego argumentu.

na tej stronie możesz również zamieścić trochę tła tematu.

Krok 7: Podaj swoją metodologię

na tej stronie powiedz czytelnikom, w jaki sposób utworzyłeś ten raport. Obejmuje źródła informacji, rodzaj danych (jakościowych lub ilościowych), kanały otrzymywania informacji itp.

ma to na celu wyposażenie czytelników w proces, przez który przeszedłeś lub, jak możemy powiedzieć w miejskim slangu, BTS raportu. To czyni Twój raport bardziej wiarygodnym.

Krok 8: Przedstaw swoje wyniki

to jest główna sekcja, w której prezentujesz swoje wyniki. Powinien przekazać, że zrobiłeś dokładne badania. Dołącz statystyki, fakty i wykresy, aby przedstawić informacje.

aby zapobiec bałaganowi, dostosuj dane do różnych nagłówków i podtytułów. W razie potrzeby używaj wskaźników, punktowanych lub numerowanych.

Krok 9: podaj wniosek lub rekomendację

Zakończ raport przekonującym wnioskiem. Należy to wyciągnąć z wcześniej stwierdzonych ustaleń.

możesz również podać zalecenia dotyczące zmiany lub poprawy polityki, poparte ważną dokumentacją. Wniosek powinien być mocny, oparty na faktycznych danych, a nie stronniczych poglądach czy opiniach.

krok 10: Dodaj bibliografię i odniesienia

dodanie tej sekcji jest przymusem prawnym w każdym raporcie, w którym dane są pobierane lub inspirowane z wcześniej opublikowanych źródeł.

wyjaśnijmy to po prostu. Jeśli dodałeś jakiekolwiek dane lub statystyki w raporcie, musisz podać należne uznanie oryginalnemu autorowi. W przeciwnym razie liczy się to jako plagiat, który jest karalnym przestępstwem.

zwróć również uwagę na różnicę między referencjami a bibliografią i nie myl tych dwóch!

oto przykład:

Załóżmy, że przeczytałeś raport biznesowy online i zainspirowałeś się nim. Chociaż nie użyłeś żadnych danych w swoim raporcie. W tym scenariuszu zamieścisz ten raport w sekcji Bibliografia.

jeśli jednak dane z tego raportu zostały bezpośrednio włączone do twojego, zamieścisz je w sekcji Odniesienia.

krok 11: korekta

korekta lub korekta jest bardzo ważna przed sfinalizowaniem raportu. W tej sekcji sprawdź, czy nie ma błędów ortograficznych, gramatycznych lub interpunkcyjnych. Są to małe wpadki, które mogą zrobić bardzo złe wrażenie.

ponadto, podczas korekty, sprawdź cytaty, Przypisy, załączniki itp., zgodnie ze standardami firmy. Mogą być wskazówki, które przegapiłeś podczas pisania raportu!

Bit.ai: najlepsze narzędzie do pisania raportów biznesowych

dzięki technologii chmury new-age daje Twoim raportom supermoce!

możesz wybierać spośród wstępnie zaprojektowanych szablonów i po prostu martwić się o umieszczenie w nim treści.

dzięki inteligentnej integracji Bit możesz w ciągu kilku sekund dodawać do raportów biznesowych elementy multimedialne, takie jak łącza internetowe, pliki PDF, osadzania, równania matematyczne, wykresy i wiele innych.

nie tylko to, bit.ai umożliwia pracę z zespołem w czasie rzeczywistym. Możesz współredagować i używać komentarzy wbudowanych, aby przenieść współpracowników do tego samego miejsca, aby podejmować decyzje związane z raportami biznesowymi.

masz nawet śledzenie dokumentów, aby zobaczyć, kto otwiera raport i ile czasu spędził na nim.

spróbuj użyć jednego z darmowych szablonów bitów już dziś.

podsumowanie

jak widzieliśmy, pisanie raportu biznesowego wiąże się z wieloma aspektami. Cały czas i energię zużywa się na pisanie angażujących treści, a człowiek ma tendencję do zapominania o elemencie projektu.

tak, projekt jest bardzo ważnym aspektem każdego raportu. Gdy raport jest atrakcyjny wizualnie, angażuje czytelnika i wyróżnia się w pokoju pełnym czarno-białego tekstu.

… a bit Ci w tym pomaga!

W bit możesz edytować dokument zgodnie z typem utworzonego raportu bez uszczerbku dla projektu. Baw się setkami czcionek, motywów i palet kolorów za pomocą bitu, aby mieć wpływ na swoją pracę!

jaki był twój ostatni raport biznesowy, który naprawdę przyniósł zmianę? Jakiego narzędzia użyłeś, żeby to zrobić?

Tweetuj nas @bit_docs i daj nam znać!

Czytaj dalej:

plan ciągłości działania: co, dlaczego & jak go stworzyć?

7 rodzajów raportów, których Twoja firma z pewnością potrzebuje!

: Co to jest & Jak to stworzyć?

formalne raporty: czym są & jak je utworzyć!

dokumenty biznesowe: definicja, rodzaje, korzyści & kroki, aby je utworzyć!

Branże Biznesowe: Definicja, Korzyści & Przykłady!

raport techniczny: definicja, znaczenie i jak go napisać?

16 najlepszych narzędzi biznesowych, których potrzebuje każda firma w 2021 r.

Jak napisać biznes Case: przewodnik krok po kroku

jak napisać propozycję biznesową?

Jak Zrobić Pełny Biznesplan?