krytyczne czynniki sukcesu

jakie są krytyczne czynniki sukcesu projektu?

krytyczne czynniki sukcesu (CSF) to konkretne elementy lub obszary działania, na których firma, zespół lub dział muszą się skupić i skutecznie wdrożyć, aby osiągnąć swoje cele strategiczne. Pomyślne wykonanie tych czynników sukcesu powinno wygenerować pozytywny wynik i stworzyć znaczącą wartość dla firmy.

pliki CSF są ważne, ponieważ każdy z nich działa jako przewodnik dla firmy. Kiedy są one wyraźnie wyjaśnione wszystkim w firmie, działają jako wiarygodny punkt odniesienia dla skupienia i określenia sukcesu.

wiele firm również wykorzystuje swoje krytyczne czynniki sukcesu w projekcie, aby określić, czy powinny przystąpić do nowej inicjatywy biznesowej lub działalności. Na przykład organizacja może stwierdzić, że proponowana inicjatywa nie wspiera bezpośrednio konkretnego czynnika sukcesu i może odwracać uwagę od ogólnych celów strategicznych, marnować cenny czas i wyczerpywać zasoby.

chociaż nie jest to reguła trudna i szybka, powszechną praktyką jest ograniczenie liczby krytycznych czynników sukcesu dla projektu do pięciu lub mniej. Utrzymanie liczby czynników w zarządzaniu pomaga zagwarantować, że każdy czynnik ma wyraźny wpływ na strategiczne priorytety i inne elementy Twojej firmy.

jak CSF wspierają Zarządzanie strategiczne?

kluczowe czynniki sukcesu powinny być opracowane w celu powiązania i dostosowania do strategicznych celów firmy. Są one używane do określenia, w jaki sposób jednostka biznesowa, dział lub funkcja może osiągnąć określone cele i ułatwić postęp w kierunku celów strategicznych organizacji. Czynniki te mają również wpływ na to, w jaki sposób poszczególni pracownicy i zespoły wspierają i przyczyniają się do realizacji planów i celów strategicznych.
każdy CSF jest identyfikowany w celu wspierania osiągnięcia określonego celu strategicznego oraz kierowania tworzeniem i śledzeniem kluczowych wskaźników efektywności (KPI). Na przykład poniższy diagram ilustruje, gdzie CSF pasuje do osiągnięcia celu strategicznego.

Jak Skategoryzowane Są Krytyczne Czynniki Sukcesu?

wszystkie krytyczne czynniki sukcesu można podzielić na pięć głównych kategorii*:

czynniki środowiskowe

czynniki środowiskowe odnoszą się do rzeczy, które dzieją się poza organizacją, nad którymi firma nie ma bezpośredniej kontroli. Na przykład gospodarka, polityka publiczna, działania konkurentów i nowe technologie to elementy należące do tej kategorii. Firma musi być na bieżąco, przewidywać zmiany i wyprzedzać konkurencję, rozpoznając czynniki środowiskowe, które mogą mieć wpływ na jej zdolność do realizacji misji. Etykietując je i mając ich świadomość, organizacje mogą zwracać uwagę na te czynniki i monitorować ich wydajność w stosunku do nich.

czynniki związane z branżą

są to zadania, które Twoja organizacja musi wykonać, aby zachować konkurencyjność w określonej branży. Na przykład firma produkująca żywność może skupić się na” innowacjach w opakowaniach „jako kluczowym czynnikiem sukcesu dla osiągnięcia swojego strategicznego celu, jakim jest zmniejszenie kosztów wysyłki i śladu węglowego, podczas gdy linia lotnicza może skupić się na” terminowej obsłudze.”

czynniki związane z rówieśnikami

czynniki sukcesu oparte na rówieśnikach mają związek z względną pozycją firmy w stosunku do jej konkurentów lub rówieśników w branży. Jeśli Twoja firma jest liderem w branży, możesz skupić się na kluczowych czynnikach sukcesu, które zapewnią ci zdolność do utrzymania udziału w rynku i pozycji, takich jak ” zwiększenie lojalności wobec marki.”Jeśli jednak nie jesteś liderem na rynku, Twoje czynniki mogą mieć na celu poprawę ogólnej pozycji konkurencyjnej. Na przykład zapewnienie niezrównanej obsługi klienta.

czynniki czasowe

najważniejsze czynniki sukcesu są związane z długoterminowymi lub stałymi celami strategicznymi organizacji. Jednak czasami firmy mają do czynienia z tymczasowymi sytuacjami, które, choć ważne, muszą być zarządzane tylko przez ograniczony czas. CSF związane z tymi sytuacjami są klasyfikowane jako czynniki czasowe.

przykładem przyjęcia tego typu krytycznego czynnika sukcesu jest wpływ COVID-19 na małe przedsiębiorstwa. Firmy te musiały szybko zwiększyć liczbę zamówień online i przyspieszyć procesy wysyłki i dostawy. Ta koncentracja i związane z nią zmiany mogą być tymczasowe lub mogą przekształcić się w rozwiązania długoterminowe.

czynniki zarządzania i pozycji

czynniki zarządzania i pozycji znacznie różnią się od pozostałych czterech wymienionych, ponieważ są identyfikowane wewnętrznie przez menedżerów, którzy mają unikalną perspektywę na swoją rolę, odpowiedzialność i obszar funkcji. Ten typ CSF ma wewnętrzny nacisk i może obejmować obszary związane z ciągłym doskonaleniem, zmianami kulturowymi lub zaangażowaniem pracowników.

Każdy menedżer musi być świadomy czynników związanych z własnymi rolami. Na przykład kierownicy operacyjni mogą mieć krytyczne czynniki sukcesu, które dotyczą produkcji i kontroli kosztów. Tymczasem kierownictwo wyższego szczebla byłoby bardziej skoncentrowane na zarządzaniu ryzykiem i ekspozycji.

Jak zidentyfikować krytyczne czynniki sukcesu?

krytyczne czynniki sukcesu są zwykle identyfikowane poprzez gromadzenie danych, analizę i dyskusję. Podczas gdy niektóre firmy mogą wybrać konsultantów, którzy mają większe doświadczenie w ustalaniu krytycznych czynników sukcesu, istnieją cztery kroki, które można podjąć, aby pomóc w określeniu krytycznych czynników sukcesu, które wspierają strategiczne cele Twojej firmy.

1. 1. przeanalizuj kluczowe elementy swoich długoterminowych celów strategicznych. W jaki sposób na te cele wpłynęły analizy SWOT (mocne, słabe strony, szanse i zagrożenia) lub zmiany ogólnego programu? Ta głęboka analiza pomoże Ci lepiej zrozumieć cel końcowy i ułatwi identyfikację CSF, na którym należy się skupić.
   2. Przeglądaj i omawiaj nadrzędne cele strategiczne organizacji z kluczowymi interesariuszami. Nie formalizuj krytycznych czynników sukcesu, dopóki nie zbierzesz danych. Możesz to uzyskać, rozmawiając z pracownikami i klientami, hostując grupy fokusowe i przeglądając najnowsze trendy. Postaraj się obliczyć, jak Twoja organizacja radzi sobie dzisiaj, a nie jak radziłeś sobie w pewnym momencie w przeszłości, aby móc planować przyszłość. Możesz zacząć od rozmowy z menedżerami wyższego szczebla i omówić potencjalne CSF, które mogą najlepiej przyczynić się do sukcesu długoterminowych celów strategicznych.
   3. zapytaj liderów i członków zespołu o ich pomysły i opinie. Jasno komunikuj się z pracownikami na temat długoterminowych celów strategicznych organizacji. Następnie wykorzystaj to, czego nauczyłeś się podczas dyskusji z kierownikami wyższego szczebla, jako ramy sesji opinii pracowników. Na przykład, możecie zapytać: „na jakich czynnikach, waszym zdaniem, powinniśmy się skupić, aby osiągnąć te cele?”
   4. Połącz informacje otrzymane z opinii pracowników i dyskusji grupowych, aby wskazać, które czynniki są kluczowe dla osiągnięcia twoich celów. Z pomysłami pochodzącymi z całej firmy, na pewno znajdziesz taki, który przybije dokładnie to, na czym powinieneś się skupić. Następnie możesz wdrożyć te czynniki do planu strategicznego całej firmy. Upewnij się, że ludzie dokładnie wiedzą, czego potrzebują, aby przyczynić się do CSF.

Jak Mierzyć Kluczowe Czynniki Sukcesu?

krytyczne czynniki sukcesu (CSF) są często mierzone za pomocą kluczowych wskaźników wydajności (KPI). Pomyśl o CSF jako o nadrzędnym elemencie, który ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia celu strategicznego. Następnie określ KPI, które są bardziej szczegółowe i konkretne, rzeczy, które można namacalnie zmierzyć. Przykład może wyglądać następująco.

• Critical Success Factor – budowanie umiejętności sprzedażowych i wiedzy o produktach zespołu sprzedaży
  • Key Performance Indicator 1 – ukończenie szkolenia z umiejętności sprzedażowych dla 1200 liderów sprzedaży w III kwartale
  • Key Performance Indicator 2 – zwiększenie przychodów ze sprzedaży nowych klientów o 8% w ciągu najbliższych 12 miesięcy.

menedżerowie monitorują KPI, aby zobaczyć, jak korelują i wspierają CSF, a także strategiczne inicjatywy lub Wyniki w firmie. Jeśli inicjatywy i czynniki sukcesu nie wydają się korelować—lub co gorsza, jeśli strategie i czynniki sukcesu mają negatywny związek—menedżer może ponownie ocenić swoje czynniki lub inicjatywy.

podejmij zobowiązanie

pomyślne osiągnięcie celów strategicznych jest bezpośrednio związane z realizacją odpowiednich i ukierunkowanych wspólnych ram strategicznych. To wymaga skupienia i zaangażowania. Zwłaszcza, gdy mamy do czynienia z czynnikami środowiskowymi i czasowymi, wszyscy w organizacji muszą być gotowi i chętni do zmian. Jest to szczególnie ważne dla zespołów kierowniczych, które przyzwyczaiły się do robienia rzeczy w określony sposób. Upewnij się, aby zidentyfikować i komunikować się, jak organizacja radzi sobie dzisiaj, a także możliwości i wyzwania, dzięki czemu możesz stworzyć skuteczne CSF, które będą wspierać twój plan na przyszłość.

* adaptacja z pomysłów przedstawionych przez D. Ronalda Daniela, w jego artykule „Management Information Crisis” (Harvard Business Review, September-October 1961).