e-mail może być trudnym sposobem komunikowania się z kimś, ponieważ nie widzisz osoby rozmawiającej z tobą ani nie słyszysz tonu w jej głosie. Dlatego rzeczy można wyjąć z kontekstu. Próbując rozwiązać problem lub wyjaśnić nieporozumienie przez e-mail, ważne jest, aby być wyartykułowanym i używać odpowiednich, silnych słów, aby wyrazić swoje myśli. Łatwo jest pomylić sarkazm z chamstwem przez Internet, więc przeczytaj ponownie swój e-mail przed wysłaniem go do odbiorcy.
Jeśli nie masz pewności co do znaczenia wiadomości e-mail, zadaj pytania. Jeśli wysłałeś wiadomość e-mail, która została odebrana w sposób negatywny, upewnij się, że odbiorca nie zamierza brzmieć nagłe, lekceważące, zirytowany, lub jakiekolwiek inne negatywne konotacje zostały podjęte przez odbiorcę. Wyjaśnij swoje znaczenie i pamiętaj, aby używać uprzejmych stwierdzeń, takich jak „proszę” i „dziękuję.”
przeczytaj ponownie e-mail, aby zobaczyć, gdzie mogło dojść do nieporozumienia. Czy informacje zawarte w e-mailu były jasno przedstawione, czy też były niejednoznaczne? Jeśli nieporozumienie dotyczy danych, terminów lub innych oczekiwań, umieść odpowiednie szczegóły w zdaniu. Następnie dodaj dodatkowe informacje lub komentarze. Jeśli otrzymałeś e-mail z niejednoznacznymi oczekiwaniami, zadaj pytania.
Zaproponuj sposób, w jaki dwoje z Was może rozwiązać problem, być może sugerując rozmowę o tej sprawie przez telefon lub osobiście przy kawie. Twoja hojność czasu przekazuje Twoje zainteresowanie utrzymaniem dobrych relacji z drugą osobą.
