defraudacja jest definiowana jako kradzież dokonywana przez pracowników lub inne zaufane strony biznesowe. Zwykle wiąże się to z pracownikiem (lub kimś powiązanym z firmą) przekierowującym fundusze firmy w celu uzyskania nielegalnego zysku.
jednak może to również obejmować kradzież zapasów, mienia biurowego, a nawet danych. Defraudacja może prowadzić od skomplikowanych fałszywych oszustw księgowych i księgowych i nieautoryzowanych transferów środków do zwykłej kradzieży mienia lub drobnych pieniędzy. W zależności od skali przestępstwa i tego, ile pieniędzy lub papierów wartościowych zostało skradzionych, malwersacja może być poważnym przestępstwem.
chociaż może być niesmaczne myślenie, że Twoi pracownicy mogą okradać firmę lub wykluczać plan, aby to zrobić, nadal jest to niefortunna rzeczywistość, na którą właściciele firm muszą być przygotowani. Szkody spowodowane defraudacją mogą być znaczne. W rzeczywistości ponad 30% wszystkich bankructw biznesowych było związanych z defraudacją i kradzieżą pracowników.
różnica między oszustwem a defraudacją
defraudacja zawsze wiąże się z oszustwem, ale oszustwo nie zawsze pociąga za sobą defraudację. Główną różnicą między nimi jest fakt, że defraudacja polega na zaufaniu firmy do swoich pracowników lub kontrahentów do obsługi niektórych aktywów.
kiedy dochodzi do oszustwa, Ktoś podaje fałszywe informacje, ale defraudacja zawsze wiąże się z biznesem. Na przykład oszustwo za pomocą programu phishingowego może być rodzajem oszustwa, ale nie jest to defraudacja. Ale jeśli twój Dyrektor Finansowy kradnie pieniądze bezpośrednio od Twojej firmy, fałszując dokumenty, jest to zarówno oszustwo, jak i defraudacja.
oszustwo kradnie fundusze od firmy w nieco okrężny sposób, a jedna strona oszukuje drugą, aby uzyskać dostęp do informacji lub funduszy. Defraudacja odnosi się do bezpośredniej kradzieży funduszy od firmy.
jak zapobiegać Defraudacjom
omówmy, co możesz zrobić, aby zmniejszyć ryzyko defraudacji i jakie opcje będziesz mieć, jeśli czyn przestępczy popełniony przez twoich pracowników spowoduje znaczne szkody finansowe w Twojej firmie.
i chociaż nie jest to wyczerpująca lub wyczerpująca lista, powinna ona zachęcić Cię do podjęcia pierwszych kroków Twojej firmy w kierunku zapobiegania i neutralizacji zagrożenia defraudacją.
przeprowadzaj kontrole przeszłości przy zatrudnianiu
jeśli chcesz zatrudnić pracowników na pełny etat lub wykonawców, dobrze jest odrobić pracę domową przed zatrudnieniem. Poświęć trochę czasu, aby przejrzeć ich referencje. Czy jest coś w ich historii zatrudnienia, co jest podejrzane lub wskazuje na to, że stanowią zagrożenie dla Twojej firmy?
według raportu o zatrudnieniu 85% pracodawców odkryło kłamstwo lub nieprawdę w życiorysie kandydata.
w przypadku stanowisk wysokiego szczebla, gdzie kandydaci mogą mieć dostęp do Twoich funduszy i systemów komputerowych, dobrze jest rozszerzyć proces rekrutacji o szczegółowe sprawdzenie przeszłości. Jeśli zdecydujesz się na tę trasę, musisz utworzyć politykę sprawdzania przeszłości dla swojej firmy. Polityka powinna dokumentować, jakie kontrole będą przeprowadzane, w jaki sposób zebrane informacje będą wykorzystywane i kto będzie mógł uzyskać do nich dostęp. Pomoże to zapewnić, że proces jest sprawiedliwy, bezpieczny i przejrzysty dla wszystkich zaangażowanych.
Pamiętaj również, że jeśli zamierzasz przeprowadzić kontrolę przeszłości, ważne jest, aby upewnić się, że cały proces jest zgodny z prawem i zgodny. Biorąc pod uwagę Fair Credit Reporting Act (FCRA), wytyczne Komisji równych szans zatrudnienia (EEOC) oraz wszystkie przepisy państwowe i lokalne, rozważając sprawdzenie potencjalnych pracowników.
na przykład, zgodnie z FCRA, musisz najpierw powiadomić kandydata o swoim zamiarze przeprowadzenia weryfikacji i uzyskać jego zgodę na piśmie. Jeśli ich nie zatrudnisz, musisz pozwolić im przejrzeć sprawdzenie przeszłości, które zostało przeprowadzone. Jeśli znajdą jakiekolwiek nieścisłości, mogą złożyć spór i spróbować rozwiązać problem, zanim będziesz mógł zdecydować, aby ich nie zatrudniać. Przy całym tym skomplikowanym prawodawstwie zawsze dobrze jest porozmawiać z prawnikiem lub wynająć prawnika w celu uzyskania wskazówek w tych sprawach.
rozdzielenie obowiązków
rozdzielenie obowiązków oznacza, że określone zadania wymagają wykonania więcej niż jednej osoby. Wewnętrzne oszustwa stają się znacznie trudniejsze, jeśli zadania związane z pieniędzmi,kontami i czekami wymagają kilku pracowników.
na przykład, jeśli jeden pracownik ma prawo zarówno zatwierdzać płatności, jak i wypisywać czeki, bardzo łatwo może im być nadużywać tej władzy. Jeśli obowiązki te są podzielone między kilku pracowników, staje się trudniejsze dla każdego w tym łańcuchu pracowników do przeprowadzenia oszustwa.
dobrym pomysłem jest również wprowadzenie dwuosobowego podpisu dla wszystkich transakcji online. Wszelkie zmiany danych konta firmy powinny być przetwarzane i zatwierdzane telefonicznie lub osobiście. Obsługa tych procesów finansowych przez e-mail otwiera firmę na większe ryzyko.
dokonuj codziennych wpłat i przeprowadzaj comiesięczne kontrole
jeśli jesteś firmą detaliczną lub barem lub restauracją, która codziennie obsługuje duże ilości gotówki, pracownicy mogą łatwo ukraść pieniądze z góry, nie zauważając, że Twoje protokoły bezpieczeństwa nie są odpowiednie do tabaki.
dlatego dobrym pomysłem jest dokonywanie codziennych wpłat gotówkowych, aby nigdy nie było za dużo pieniędzy. Dodatkowo, należy dążyć do godzenia wyciągów bankowych co miesiąc. Pozwoli to szybko wykryć wszelkie nieprawidłowości i problemy, umożliwiając szybkie powstrzymanie oszustów i uniknięcie znacznych strat.
trzeba też uważać na drobne pieniądze. Zazwyczaj jest to niewielka ilość środków, które firma ma pod ręką, aby dokonać zmian lub na małe zakupy, które nie wymagają kontroli lub przelewów. Jest to łatwy cel dla nieuczciwych pracowników, ponieważ nikt tak naprawdę nie zwraca uwagi na te fundusze.
mimo, że jest to niewielka kwota, konsekwentna kradzież drobnych pieniędzy może szybko się sumować. Na szczęście dość łatwo jest wprowadzić politykę wymagającą regularnego rejestrowania wszystkich drobnych transakcji gotówkowych. Gdy fundusz musi zostać uzupełniony, powinien on wymagać wielu podpisów, aby uniknąć ewentualnej manipulacji.
rozważ inwestowanie w Ubezpieczenie od przestępstw
posiadanie protokołów bezpieczeństwa w celu zapobiegania aktom nieuczciwości pracowników jest niezbędne. Jednak gdy wszystkie środki i procedury zawodzą, musisz mieć siatkę bezpieczeństwa na miejscu. Tu właśnie pojawia się Ubezpieczenie od przestępstw.
dobra polisa ubezpieczeniowa od przestępstw gospodarczych zapewni ochronę przed nieuczciwością pracowników, aby chronić Twoją firmę przed defraudacjami popełnionymi przez pracowników, kontrahentów lub inne zaufane osoby w Twojej firmie. Zapewni niedrogą ochronę dla szerokiej gamy przestępstw i ochroni twoją firmę przed potencjalnymi ekspozycjami. Polityka nieuczciwości pracowników zazwyczaj obejmuje następujące kwestie:
- kradzież pieniędzy i mienia przez pracowników
- fałszowanie czeków lub weksli
- oszustwo kartą kredytową lub debetową
- systemy transferu funduszy
szukając ubezpieczenia, aby chronić swoją firmę przed defraudacją, ważne jest, aby współpracować z właściwym brokerem ubezpieczeniowym, aby zapewnić odpowiednią polisę dla Twoich unikalnych potrzeb. Praca z dedykowanym brokerem, który rozumie Twoją branżę, pozwala uzyskać odpowiednią polisę bez masowych przepłacania za nią lub pozostawiania luk w ubezpieczeniu, które mogą pozostawić otwarte na niepotrzebne narażenie.
jeśli chcesz zrozumieć, w jaki sposób możesz przenieść ryzyko defraudacji na swojego ubezpieczyciela, skontaktuj się z jednym z naszych ekspertów brokerów w dowolnym momencie.
